講師へのお車代はいくらがいい？講演依頼で欠かせない交通費の扱い方
講演会などの講師を招くイベントを実施した際には、講演料の他に交通費やお車代を支払う必要があります。
この記事では、交通費やお車代などの費用相場や目安、計算方法などを解説します。相場の他にも、お車代を講師へ手渡す際のマナーや注意点なども合わせて紹介しているのでぜひ最後までご覧ください。
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講師へのお車代はいくらがいい？講演依頼で欠かせない交通費の扱い方
目次
講師へのお車代とは
お車代とは、講師が会場へ来るまでにかかった交通費や宿泊代、ガソリン代などの費用です。その他にも移動の手間や時間への感謝を示す役割もあります。
かかった交通費や宿泊費などの実費に加えて、お心代として少し多めに支払うケースが多いといえます。
お車代の例として、東京に住む講師を名古屋で開催する講演会に招いた場合で考えてみましょう。
以下の条件の場合のお車代は？
・出発地は東京駅
・東京駅から名古屋駅まで新幹線を利用
・名古屋駅周辺のホテルで1泊
・ホテルから会場まではタクシーで移動
この場合にかかる交通費や宿泊費を求めてみましょう。
・東京から名古屋駅間での往復料金（新幹線）
10,560円（片道）×2＝21,120円
・ホテルの宿泊代
1泊10,000円
・ホテルから講演会場間での往復料金（タクシー）
2,000円（片道）×2＝4,000円
合計すると
21,120円（新幹線代）+10,000円（宿泊代）+4,000円（タクシー代）＝35,120円となります。
交通費や宿泊費にかかった35,120円にお心代を加えた金額を包む主催者もいます。お心代の具体的な金額や必要かどうかは、予算や講師の立場を考慮したうえで調整してくださいね。
講師へのお車代の相場は？
お車代は移動距離や交通手段によって変動してしまうため、明確な相場はありません。
しかし交通費やお車代が不明のままだと、講演会の予算案を提出できず企画を進められませんよね。
お車代や交通費を算出する方法を紹介します。
お車代や交通費を算出する2つの方法がを紹介します。
・講師の移動ルートや交通手段を予想し大まかに計算をする
・講師に直接問い合わせをする
お車代を大まかに計算する
お車代や交通費を大まかに計算をして予算を組む方法があります。
計算を行う場合には以下の流れを参考にしてみてください。
①講師の住んでいる場所や出発地点を確認します。
②出発地点を確認できたら、乗換案内のサイトやアプリを活用して会場までのルートを調べましょう。
計算する際のコツは、いくつかシュミレーションのパターンを用意しておくことです。
例えば
・講師が前乗りしてホテルに宿泊するケース
・移動手段に新幹線やグリーン車を利用したケース
・飛行機を利用したケース
・タクシーを利用して移動するケース
というようなシュミレーションを行い、大まかな予算を算出しておくと安心です
ホテルの宿泊代や新幹線、飛行機などはシーズンによって値段が変動します。お車代の計算は、シーズンも考慮し、公式サイトから最新の料金価格を調べておきましょう。
招く講師が著名人であった場合には、マネージャーが同行することもあるため計算を行う際には注意しましょう。
あくまで大まかな計算であるため、正確性にはかけますが金額の予想はすぐに立てられます。
講師へ直接問い合わせをする
お車代を講師と相談して決めておく方法もあります。講師との間で取り決めておけば、正確なお車代や交通費を把握したうえで、予算を組むことができるためおすすめです。
講師と相談をする際には、
・使用する交通手段：公共交通機関を利用するのか、タクシーや自家用車で来るのかなど
・来訪人数の確認：講師が著名人であればマネージャーも同伴することがあるため
・宿泊の有無：講師が前もって宿泊をするのかなど
・支払い方法：手渡しか銀行振込かなど
以上の点を確認しておくと、交通費やお車代の支払い額の目処が立ちやすくなります。講師へ直接相談しながら、交通費やお車代などを確認できるため正確性はあります。しかし講師へお車代や交通費のヒアリングを行うため手間や時間がかかってしまうのが難点です。
講師に直接問い合わせをする場合には、スケジュールに余裕を持たせたうえで取り組みましょう。
お車代を支払う際のマナー
お車代をどのように渡せばよいのか悩む方もいるのではないでしょうか。
ここではお車代を支払う際に押さえておきたいマナーや、注意しておきたいポイントを解説します。
お車代は封筒に入れて渡す
お車代を講師へ渡す際には、現金のままではなく封筒に入れるのが一般的です。封筒には「お車代」との名目や金額などを記入しておくとよいでしょう。
お車代を渡す際は、シンプルな白封筒がおすすめです。封筒にお金を入れる際には、新札を用意したりお札の向きを顔が見えるように入れたりするとより丁寧な対応となります。
細かい部分ですが気にされる方もいるため、意識したいポイントですね。
謝礼とは封筒を分けて手渡す
講師へお車代を渡す際には、謝礼とは封筒を別にしましょう。謝礼とお車代では会計上での扱い方が違う場合が多いためです。
謝礼とお車代では会計上での扱いは以下の通りとなります。
謝礼：交際費や支払い手数料、外注費など
お車代：旅費交通費や交際費など
謝礼とお車代では勘定科目が違うため合わせて渡すと、講師側で精算する際に余計な手間を与えてしまいます。経理処理することも考えて、謝礼とお車代の封筒は分けて渡しておくのがよいでしょう。
手渡す際には感謝の言葉も忘れずに
お車代を手渡す際には、「遠方からお越しいただきありがとうございました」などと感謝の言葉も一緒に添えましょう。
感謝の言葉を添えて手渡すだけでも、講師に好印象を与えられます。感謝の言葉を添えることで、単なる金銭のやり取りから心が伴った対応として受け取ってもらえますよ。
講師とのパートナーシップの形成や強化につながるため、お車代や謝礼を渡す際に試してみてださいね。
講師の手配はエージェントにお任せ！
講師へお車代の金額の目安をつけるまでには、計算をして予想を立てたり講師に問い合わせをしたりと時間や手間がかかります。
「お車代の相談や計算を手軽に行いたい」と思うのであれば、講演サーチをはじめとする講師派遣サービスへ依頼がおすすめです。
講師派遣サービスにお車代について相談すれば、交通費やお車代の計算や手続きなどを相談できるため時間の節約ができます。主催者だけでなく講師にとっても、講演依頼のプロが仲介に入ってもらうことでスムーズに話が進められるのもメリットの1つです。
講演サーチは無料相談ができ、講演について詳しいスタッフが対応します。講演会について不明な点があった際にはお気軽にお問い合わせください。
まとめ
講師へ謝礼と共に渡すお車代の相場やマナーについて解説しました。
お車代は講師の住む場所や、利用する交通機関によって変動してしまうため明確な相場はありません。講演会などのイベントの予算を組む際に、交通費やお車代の金額を知りたい場合には講師の住んでいる地域から概算を行い交通費やお車代の目安を割り出す、講師に交通費やお車代について相談をして金額を決定するなどの方法を用いて交通費やお車代を求めてみてくださいね。
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