講演会では、司会者の存在は欠かせません。また、司会をするとなれば、台本の作成がとても重要です。

講演会での司会の台本で悩まれていませんか?台本をつくる流れや作り方を文例と一緒にご紹介しています。さらに、スムーズな司会進行に大切なコツも5つご紹介。
講演会では司会者の存在は欠かせませんが、司会の台本もとても重要です。素晴らしい講演会にするために欠かせない、司会者の台本をつくる際の参考にして、実際に作ってみましょう。

本記事では初めての講演会主催でもスムーズな講演会を実現するために、先に準備しておきたい「司会台本」について分かりやすく解説します。
司会にとってはスムーズな進行はもちろん、聴講者の期待を高めるような講師の紹介テクニックも重要です。

講演会の司会台本をつくるときに知っておくと役立つ情報をまとめましたので、ぜひご覧ください。

講演会の司会台本を作る重要性

講演会では、講演時間に限りがあるため、スムーズに講演会を進めるためにも台本は必要不可欠です。

例えば、

・開会の挨拶で何を話すのか
・どういった流れで進めるのか
・いつ講師を会場に招くのか
・質疑応答の有無やタイミング

などを事前に決めておくことで、滞りなく講演を終えることができます。

台本を作ると、集中して講演に参加できる心の準備や雰囲気づくりが可能です。
台本がない講演会だと、だらだらと話し続けてしまったり、なかなか本題に入れなかったりして、結果的に参加者の満足度を下げかねません。

スムーズに講演会を進め、不測な事態にも対応し、参加者の満足度を上げるためにも、講演会の司会台本を作ることはとても大切です。

講演会の司会台本の作り方

講演会の司会台本は、これから紹介する7つのステップで作成すると作りやすくなります。
それぞれ、詳しく説明していきますので、実際に台本を作ってみましょう。

１．タイムスケジュールを作成する

まずは、タイムスケジュールの作成をします。
タイムスケジュールを一番初めに作成することで、全体の流れを把握し、講演会全体の見通しが立つでしょう。

タイムスケジュール作成にあたって、まずは司会がやらなければいけないことを書き出していきます。

最低限必要なのは、

開会の挨拶
注意事項の説明
講師紹介
閉会の挨拶

です。

他に必要なことなどがあれば追加しましょう。

講演会当日はスケジュール通りに進まず、トラブルが起きる可能性も考えられます。
トラブルに柔軟に対応するためにも、分刻みかつ無理のない時間配分で作成しておくことが大切です。

２．役割を分担する

タイムスケジュールを作成し、全体の流れが把握できたら、担当者それぞれの役割を分担していきます。

講演会における役割とは

受付
参加者の誘導
プロジェクターなどの操作担当
司会進行

などです。

これらの役割はあくまでも一例で、講演会によって必要な役割は異なります。
無理がなければ、担当者がいくつかの役割を兼任してもよいですね。

役割に応じた仕事内容はできるだけ詳しく言語化して共有するのも大切です。
当日、混乱せずにスムーズに運営するためにも、仕事内容はできるだけ細かく決めておくとよいでしょう。

３．開会の挨拶を決める

開会の挨拶は、講演会の規模や内容によって挨拶をつとめる人が変わります。

通常の講演会や社内研修などでは、司会者がつとめることが多いかもしれません。

しかし、重要な式典などを兼ねた講演会では、代表取締役などの重役に挨拶を依頼することもあります。
講演会の規模や内容を基に、開会の挨拶をつとめる人を決めておくことが大切です。

挨拶の冒頭には講演会参加への感謝を述べ、講演会・研修の内容や目的などを話す場合もあるでしょう。
講師紹介文と内容が被らないように配慮しながら、講演会開催にふさわしい挨拶を検討する必要があります。

会社の歴史などを話すこともありますが、どの講演会の挨拶であっても、あまり長くならないよう注意しましょう。

４．注意事項の説明

台本には、注意事項も組み込んでおきましょう。

講演会の開始においての注意事項は以下の点が挙げられます。

・携帯電話のマナーモードに設定する
・講演会の写真撮影や録画、録音の禁止
・飲食の禁止
・災害時は係員の誘導に従う

オンラインで講演会を行う場合は

・カメラをオンにする必要があるか
・音声はミュート設定にしてもらうか

などについても説明が必要です。

この他にも注意事項がある場合は、もれのないように事前に説明をしておきます。

注意事項は、参加者全員に同じ意識を持って取り組んでもらうために重要です。
ルールを守ってよりよい講演会体験を目指し、丁寧に作成しましょう。

５．講師の紹介

講師の紹介では、講師の経歴などを簡単に紹介します。

紹介する内容は、

・出生地
・生年
・主な経歴
・実績
・現在の活動
・得意分野

などさまざまです。

ついついすべて紹介したくなるかもしれませんが、あまり長くせず項目に絞ると、参加者の頭にも入りやすいです。
ただ、出生地や生年は、個人情報保護の観点から、紹介しないケースもあるので注意しましょう。

しかし、講師が講演会の場所とゆかりや関わりがある場合は、紹介することで参加者に親近感を持ってもらえるためおすすめです。

講師の紹介文は、講師のプロフィール情報を事前にもらっておき、それを基に作成しましょう。

多くの場合、講師が会場に入って講話を始める直前に講師紹介をします。
講師が話しやすい雰囲気づくりや、参加者が聴講をわくわくと待てる雰囲気づくりを心がけ、明るい声で紹介するのがポイントですね。

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６．閉会の挨拶を決める

閉会の挨拶は、司会者がつとめることがほとんどです。
しかし、講演会の規模や内容によっては、役職者に依頼することもあります。
閉会の挨拶も、担当者を事前に決めておくと良いですね。

挨拶には

・講演会の終了宣言
・講師への感謝
・参加者へのお礼

を入れます。

時間に余裕がある場合は「講話の内容の振り返り」などを入れても良いでしょう。
そのため、閉会の挨拶は短めのパターンと長めのパターンの2つ用意しておくと安心です。

また、自社のプロモーションを行いたい場合は、閉会の挨拶の中で簡単に行います。
あくまでもメインは講演会のため、最後に少しだけ案内するくらいが好印象ですね。

７. オンライン配信の場合はツール操作を確認

オンラインで講演会を行う場合は、配信に使用するツール操作の確認を司会が行います。オンラインでは、オフラインと異なりタイムラグや接続トラブルが起こりやすいため、丁寧な説明を心がけましょう。

起こり得るトラブルは以下の通りです。

・画面が映らない
・音声が聞こえない
・参加者が集まらない
・講師の資料が画面共有できない
など

オンライン講演時の機材トラブルは、主催者側の準備である程度対応可能です。
冷静に対応するためにも事前にトラブルシューティングをしておくとよいですね。

司会としては、参加者側で起こりやすいトラブルを紹介しつつ、対応方法や簡単な操作説明を行う必要があります。
事前に伝えておくと、いざ困ったときに参加者が冷静に対応しやすくなるでしょう。

なお、ツールの操作方法やトラブル時の対応方法は、当日以前に参加者へメール等で共有しておくとより安心です。

講演会の司会台本と講師紹介文の例

ここから司会台本の例文・テンプレートをご紹介します。順に完成させていきましょう。

司会台本の準備とともに重要なのが、講演会を宣伝するためのチラシはないでしょうか?
もしチラシ作成にお困りの場合は、こちらからチラシのテンプレートをダウンロードいただけます。

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開会のご挨拶と諸注意

開会の挨拶を司会が担当する場合の例文を紹介します。
冒頭にまずは一度注意事項を伝えながら挨拶をするとよいですね。

本日はお忙しいなか、〇〇講演会にお越しいただき、誠にありがとうございます。
司会をつとめさせていただく株式会社××の△△と申します。よろしくお願いいたします。
講演会に先立ちまして、ご来場の皆さまにお願いが4点ございます。
まず1点目、携帯電話は電源をお切りいただくか、マナーモードに設定していただくようお願いいたします。
2点目、本講演会の写真撮影、ならびに録画や録音は禁止とさせていただいております。
3点目、当会場での飲食は禁止となっております。もし、お飲み物などを飲まれる方は当会場を出ていただいて、正面のロビーにてお願いいたします。
4点目、災害時には混乱を避けるため、係員の誘導に従って避難していただきますよう、お願いいたします。
以上4点、ご理解とご協力をよろしくお願いいたします。

冒頭の挨拶は、忙しい中来ていただいたことへの感謝を述べます。
もしも当日、雨が降っている場合などは「お足元の悪い中～」と変更するのもおすすめです。

司会の名前を名乗るときは「所属＋氏名」で名乗ることで、参加者に安心感を与えることができます。

注意事項を説明するときは、初めに「何点あります」と伝えることで、参加者に聞く意識を持ってもらうことができ、だらだらと説明するよりも効果的です。
締めには再度、注意事項や禁止事項への理解と協力を求めます。

講師紹介

講師紹介は、伝えたいことをピックアップして簡単に紹介します。
講師の敬称については、講師の職業によって異なります。医師や政治家などを呼ぶ場合は「氏名＋先生」で呼ぶのが良いでしょう。
呼び方は事前に講師本人に確認すると安心ですよ。

文例

それでは、今回講演していただく〇〇さんのご紹介をさせていただきます。
〇〇さんは～年生まれ、～のご出身です。
ここ、△△では学生時代を過ごされたということで馴染みも深く、今回快く講師を引き受けてくださいました。
～年に大学卒業後、□□にご入社し、数々の研究・開発に携わられ、同社の成長に大きく貢献されてきました。
～年に独立され、現在は大学にて研究・開発を続けられており、その道の第一人者として、さまざまなメディアにも出演され、活躍の場を広げていらっしゃいます。

取締役などを呼ぶ場合は「氏名＋取締役」となり、役職を氏名の後ろに付ける場合は「さん（様）」は不要です。
役職を氏名の前につける場合や、タレントなどを呼ぶ場合は「氏名＋さん（様）」となります。
お呼びする講師に合わせて敬称は変える必要がある点に注意し、講師が登壇しやすい雰囲気づくりに尽力することが大切です。

演題の紹介と呼び込み

演題は、参加者は事前に分かっていることがほとんどですが、ここでもう一度演題の発表と、簡単な内容を発表します。
その後、講師にお話していただくために、講師の呼び込みをします。

文例

本日は『●●●』と題し、これからの研究・開発のあり方についての講演となります。
それでは、〇〇さんにご登場いただきます。〇〇さん、どうぞ。

講師が気まずい思いをしないためにも、下手に盛り上げたりする必要はありません。「お願いいたします。」という気持ちを込めて、明るく呼び込みを行いましょう。

講師を招く際は、登壇時の演出に合わせて文章を変更するのも良いですね。
著名人を招くとき、盛り上げるために参加者の背後から入場してもらうような場合は、司会のテンションを高めに設定して話すテクニックも重要です。

質疑応答

質疑応答の時間は必要に応じて設けましょう。
講師の時間を予定以上に奪わないように、質疑応答には時間制限をつけてタイムスケジュールに遅れが生じないよう配慮が必要です。
質疑応答で答えるのは3〜5個程度が適切でしょう。時間があるからと言ってあまり多く質問を受け付けないよう注意することも大切です。

文例

〇〇さん、ありがとうございました。これからの研究・開発について、ユーモアを交えて非常に分かりやすくお話していただきました。
では、ここからは質疑応答に入らせていただきます。ご質問のある方は、挙手をお願いいたします。では、前から2列目の男性の方～

さらに、最後の質問の前には「これで最後の質問になる」とアナウンスしてあげると親切です。

文例

ありがとうございます。では、時間も迫ってまいりましたので、最後の質問とさせていただきます。ご質問のある方は、挙手をお願いいたします。

終わりのご挨拶

終わりのご挨拶では、講師への感謝と講演会の終了、参加者へのお礼を伝えます。

講師への感謝の文例

〇〇さん、ありがとうございました。皆さま、〇〇さんにもう一度大きな拍手をお送りください。

講師が降壇後の文例

以上をもちまして、●●●講演会を終了とさせていただきます。皆さま、本日はご参加いただき、誠にありがとうございました。
どうぞ、お忘れ物などありませんよう、くれぐれもお気をつけてお帰りください。本日はありがとうございました。

時間などが余る可能性も考えて、内容の振り返りなどを盛り込んだパターンも作っておくと良いですね。

初心者でも安心！スムーズに司会進行するコツ

司会をするとなると「スムーズにできるか」と不安になりますよね。
不安に感じるのは、スムーズな司会進行のコツが分からないからかもしれません。

これから紹介する5つのコツを押さえておけば、初心者でも安心して司会進行をスムーズに行うことができますよ。

司会台本は一言一句書く

司会の台本は一言一句書くことがおすすめです。

台本はつい簡単に書いてしまいたくなるのではないでしょうか？
「ここで開会の挨拶をする」「ここで注意事項を説明」とメモ書きのようにすると楽ですが、特に初心者の場合は、本番での緊張などにより言葉が出てこなくなりがちです。
言葉を探して進行が止まってしまっては、講演会全体の印象が悪くなりかねません。

そうならないためにも、台本は話す内容を一言一句漏らさずに書いておきます。
当日は、全て暗記はせずに台本を見ながら読んで構いません。
その方がスムーズに司会進行することができますし、余計な緊張をしなくて済みますね。

また、ずっと台本に目をやっていても構いませんが、最初の挨拶やお礼などを述べる際には、一度会場に顔を向ける方が好印象を与えます。
文を読み終えてからでも問題ないので、大事な場面では顔を上げるようにしましょう。

声に出して練習する

台本が出来上がったら、声に出して練習することが大切です。

「台本を読み上げるだけなら、練習しなくていい」と思うかもしれませんが、練習することで間の取り方や読むスピードなど、気付くことがたくさんあります。
また、黙読では気付きにくい「嚙みやすい言葉」や「声の大きさやトーン」にも注意を払うことができます。

当日スムーズな司会進行をするためには、声に出して言葉を自分のものにしていくことです。
繰り返し、何度でも声に出して練習してみましょう。

会場の雰囲気づくりを心がける

司会者は、会場の雰囲気づくりを心がけることが大切です。
しかし、変に盛り上げようとする必要はありません。

講演会をどのような雰囲気にするか、で話し方や表情などが変わってきます。
「明るく優しく」や「きりっとハキハキと」など、講演会の雰囲気に合わせて変えましょう。

初めて司会進行を担当する人は、おそらくとても緊張するのではないでしょうか。

司会者が緊張しすぎてしまうと、参加者に不安が伝わって心配になり、緊張が伝播してしまうかもしれません。
司会に慣れずに緊張している場合は「司会に慣れておらず、たいへん緊張しております」と先に伝えてしまっても大丈夫。
伝えることで会場が和やかな空気になり、司会者自身も司会をやりやすくなるでしょう。

ただし初心者だからといって進行に妨げがあってはいけません。
不安が大きい場合は講演サーチのような講演会をサポートしてくれる企業に相談するのも一手です。

実際にzoom等に接続して練習する（オンライン講演の場合）

オンライン講演の場合は、実際に使用ツールに接続して事前に操作練習をしておきましょう。
オンラインの場合はオフラインと違い、カメラの位置やマイクの位置などによって、見え方や聞こえ方に違いが出ます。
また、照明の明るさや当たり方によっても印象は大きく変わるため、細部まで配慮しながら各種設定や機器の設置を行いましょう。

実際に接続して練習してみることで、気付くことがたくさんあります。
当日慌てないためにも、事前に練習をして、オンラインでの見え方・聞こえ方をチェックしておきましょう。

会場下見を事前に行う

会場を借りて行う場合は、事前に下見をしておくことも大切です。
実際の会場を見てみることで、当日のイメージがさらに湧きやすくなります。

下見では、ステージの立ち位置や、音響や照明などのチェックを行います。
また、参加者や講師を適切に案内できるよう、会場の見取り図のチェックも必要です。

講演会の数日前までに行い、万全の準備で当日に臨みましょう！

まとめ

今回は、講演会での司会台本についてご紹介してきました。司会台本を作ることは、スムーズな司会進行を行う上でとても重要です。
当日は、緊張で頭が真っ白になってしまうことも考えられますので、作り方などを参考にして、台本を作ってみてください。
台本ができたら、実際に練習を繰り返すなど、ご紹介したコツを押さえて講演会を成功させましょう。

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