講演依頼をメールで送るときのポイント、良い例と悪い例をご紹介！プロが解説する講師への依頼文の送り方
講演依頼のメールを具体例とともにプロが解説します。依頼メールの文面に記載すべき内容からメールの構成、タイトルの付け方や避けるべき内容まで詳しく解説しています。
この記事を読めば気になる講師へすぐに依頼のメールを送れるようになりますのでぜひご覧ください。
でも何を書けばいいの！？
最低限必要な情報は決まっているので、文例を参考にカスタマイズすると効率的です。
講師派遣のプロであるアクト・パートナーズが、講演依頼メールを送るときのポイントを詳しく解説します。
依頼メールの具体例も記載していますので、この記事を参考にすれば、気になる講師へ悩むことなく講演依頼ができます。ぜひ参考にしてください。
講演依頼・講師派遣のプロである講演サーチなら、初めての講演会開催でも【失敗しない】サポートをいたします。
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講演依頼をメールで送るときのポイント、良い例と悪い例をご紹介！プロが解説する講師への依頼文の送り方
目次
必見！講演依頼メールに必ず記載する内容とは
講師に講演の前向きな検討をしてもらえるよう、メールを作成する前にあらかじめ「記載すべき内容を知っておく」ことはとても重要です。
きちんと情報を伝えなければ、講師に不快な印象を与えるかもしれません。また、最悪の場合依頼が断られることもあります。
講演依頼メールに含めるべき内容を以下にてご紹介しますので、メール作成の参考にしてください。
・主催者名
・開催日時
・会場（リアル開催／オンライン開催なども記載）
・講演会の目的
・参加者の属性（年齢や性別・役職など）と人数
・講演内容
・謝礼額
・詳細な講演会の趣旨や目的
・講師の具体的な役割
講演会のテーマは、具体的に記載しましょう。例えば、講師に「防災をテーマに講演をしてください」と伝えるだけでは情報が足りません。なぜなら、テーマを選んだ理由や課題などの背景が見えづらく、講師が出講の可否を判断できないからです。
できるだけ思いや考えが伝わるように心がけて文章を作成すると良いですね。
講師が依頼のメールを読んだ際に「なにが言いたいのか分からない」と感じるようなメールにならないよう注意する必要があります。
不明瞭な文面では、意図や熱意が伝わりにくく、講演依頼を受けてもらえないかもしれません。メールには、必須項目を明確にわかりやすく記述しましょう。
講師に気持ちが伝わる依頼メールの構成
講演依頼のメールには、必ず記載する内容があることを紹介しました。その内容を踏まえ、よりわかりやすい文面になるための構成について解説します。
メールの構成は下記のようにします。
1.冒頭
2.本文
3.締めの言葉
この3つの構成について一つずつ解説します。
1：冒頭
冒頭では、挨拶と自己紹介を行いましょう。メールを開いた講師がまず目にする部分だけに、敬意を表した言葉遣いが大切です。
自己紹介では氏名に加え、必ず会社名も明記します。会社名を記載することで、依頼者の立場がより明確になりますね。
2：本文
つぎに本文を作成します。メールの本文には、以下の内容を記載しましょう。
・主催者名
・開催日時
・会場（（リアル開催／オンライン開催なども記載）
・講演会の目的
・参加者の属性（年齢や性別・役職など）と人数
・講演内容
・謝礼額（交通費の有無などもあわせて記載）
・詳細な講演会の趣旨や目的
・講師の具体的な役割
謝礼額は具体的な金額を記載をしましょう。「後日ご相談させてください」など、あやふやな記載は講師が判断に迷ってしまうので避けます。交通費の有無や、税別なのか税込かどうかもはっきり記載すると親切ですよ。
3：締めの言葉
最後に、講演のテーマを選んだ理由や講師を選んだ理由、そして講師になにを期待するのかを詳しく記載します。わかりやすく伝えられるよう、文章を工夫しましょう。
そして、1番最後に担当者の連絡先を記載します。
すぐに使える！講演依頼メールの具体例
講演を依頼するメールに記載すべき内容と、伝わりやすいメールの構成がわかりました。
つぎに、上記を踏まえたメールのサンプル文例をご紹介します。講演依頼のメールを作成する際の参考にしてください。
株式会社〇〇
役職名 〇〇〇〇様
講演会講師のご依頼
拝啓 〇〇先生におかれましてはますますご活躍のこととお慶び申し上げます。 株式会社〇〇の【担当者名】と申します。この度、〇月に開催する講演会にて、〇〇先生に講演講師をお願いしたくご連絡を差し上げました。概要を下記にまとめております。ご多用の折、大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
敬具
記
■ 主催：株式会社〇〇
■ 日時：〇〇年△月✕日 13時00分～15時00分
■ 会場：〇〇ホテル宴会場（東京都〇〇区〇〇）〇〇駅よりタクシーで〇分
■ 目的：若手人材のモチベーションコントロール方法の習得
■ 対象：若手人材の育成を担当する30～40代の管理職向け（約100人程度）
■ 内容：管理職向けのモチベーション/リーダーシップ研修
■ 謝礼：〇〇万円（税別）、別途交通費
■ ご依頼目的の詳細について
株式会社〇〇は、関東圏を中心に飲食店を経営するサービス業を主な事業としております。人材の定着が難しいサービス業界において、働く人材が仕事に前向きに取り組めるように、これまで複数回にわたって人材育成に焦点をあてた講演会を実施してまいりました。
管理職が悩みがちな部下のモチベーションコントロールやコミュニケーションに定評のある〇〇先生に、管理職に求められる役割や業務内容について改めてご教授していただきたくご依頼させていただきました。具体的には、Z世代と呼ばれる人材との関わり方や、スムーズなモチベーションの引き出し方、管理職としての心構えなどを聞かせていただけますと幸いです。
以上、ご検討のうえ、お返事いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社〇〇人事部 〇〇〇〇
080-0000-0000
Koen-search.act@mail.com
メールには、講師が出講を判断するために欠かせない情報をすべて網羅することが大切です。開催日時や会場、講演の具体的内容、開催の目的などの必要最低限の項目を、正確かつ抜け漏れなく明記します。
そうすることで、受け取った講師は出演の可否について迷うことなく判断できるでしょう。
講演サーチでは、初めての講演会開催でも安心して準備が進められるように「すぐ使えるテンプレート」を複数ご用意しています。
メール作成や講師紹介文、チラシ作成など、さまざまな場面でお役立てください。
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講演依頼メールは目立つタイトル（件名）にする【サンプルあり】
講演依頼のメール文面にどのような内容を記載すべきかを解説しました。
もうひとつのテクニックとして、講演依頼はタイトルにも工夫を施すと、講師の目につきやすく読んでもらえる確率がアップします。
タイトル（メール件名）例：
【20XX/X/X（X）】（講師名）様 講演会のご相談（会社名）
【X/X（X）（開催地）】講演会（セミナー）出演のご相談
簡潔かつ、内容がわかるタイトル（件名）にしましょう。
情報がまとまっていると、丁寧な印象を与えられるので好意的に検討してくれるかもしれませんよ。
講師は日頃から数多くのメールを受け取ります。
「講演会のご相談」など、シンプルすぎるタイトルだと目立たずに埋もれてしまう可能性があるので意識してタイトルを作成することをおすすめします。
講演依頼メールの悪い例
講師が出講を断るきっかけとなる依頼メールのポイントはどのようなものでしょうか？
気になるNG例を4つご紹介します。
・講演依頼の理由が曖昧である
・タイトル（メール件名）から内容が把握できない
・自己紹介や会社紹介がない
・言葉遣いが丁寧でない
どれも講演依頼メールを送る際に避けるべき点なので、作成時にはぜひ注意してくださいね。
それぞれ詳しく解説します。
講演依頼の理由が曖昧である
「〇〇の分野についてお話を伺いたいです」「何か面白い話を聞かせてください」といった曖昧な伝え方だと、講師が講演会に向けてどんな準備をしたらよいのか悩んでしまいます。
なぜその講師に講演を依頼したいのか、理由を明確にわかりやすく記載しましょう。
タイトル（メール件名）から内容が把握できない
タイトルがシンプルすぎると講師の目にとまりにくく、大量のメールに埋もれてしまう可能性が高いです。
メールを開いてもらいやすいよう、具体的かつシンプルな件名をつけるよう意識しましょう。
自己紹介や会社紹介がない
依頼内容に入る前に、まずは自己紹介と会社紹介をすることが大切です。
こうした基本的な情報が不足していると、担当者への不信感が高まります。講師も快くオファーを受け入れにくくなるでしょう。
ビジネスマナーの観点からも、必要最低限の自己紹介と会社紹介は欠かせません。
言葉遣いが丁寧でない
丁寧な言葉遣いがされていないメールは、読んでいて気持ちのよいものではありませんよね。
講演を依頼したい気持ちがより伝わるよう、言葉遣いにも気をつけましょう。メールを送る前に、間違った敬語を使っていないかチェックします。
「クッション言葉」を入れるのもポイントです。クッション言葉とは、本題を伝える前に相手への気遣いや敬意を表す前置きのことで、スムーズなコミュニケーションに役立ちます。
例えば
「お忙しい中恐れ入ります」
「大変恐縮ですが」
などがクッション言葉にあたります。
正しく丁寧な言葉遣いと、表現をやわらかくするクッション言葉を用いて、印象のよいメール作成を心掛けましょう。
講演依頼の注意点については、こちらの記事もご覧ください。
講師への講演依頼メールはいつ送る？
メールで講演依頼を送るのは、講演会の開催日より2〜3ヶ月前がベターです。人気講師の場合は半年以上前の依頼が望ましいでしょう。
2〜3ヶ月前が適しているのは、講師がスケジュール調整しやすい時期であり、主催者側も準備に十分な時間が取れるためです。
依頼が遅すぎると講師のスケジュールが埋まってしまい、辞退される可能性が高くなります。一方で、依頼が早すぎても、講師が日程を確約できないため断られてしまうでしょう。
講演依頼が不安……そんなときは講演サーチへ！
講師へ送る講演依頼のメールに記載すべき内容や、メールの具体例を解説しました。講師に快く依頼を受けてもらえるよう、伝わるメール作成を心掛けましょう。
それでも「講師から返信がない」「業務が忙しすぎてなかなか手が回らない」「どの講師に依頼すればよいかわからない」など、講演会の準備がうまくいかない場合があるでしょう。
そんなときは、講演サーチにお任せください。講師派遣のプロとして長年培ってきた豊富なノウハウや、多数の在籍講師からぴったりの講演会・講師派遣が可能です。
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