講演会では講師を招くことがありますが、登壇してもらうには依頼する必要があります。
企画担当者のなかには「講師への依頼方法にはどんな手段があるのか」と疑問に思う方もいるでしょう。そこで本記事では、講演会の企画を初めて行う方に向けて、講師への依頼方法や注意点をわかりやすく解説しています。

講演サーチは気になる講師への出講依頼やスケジュール確認などを承っています。講演依頼や講師派遣を検討中の際は、お気軽に無料相談フォームよりお問い合わせください。

講師への依頼方法と種類！それぞれの特徴や講演会開催のための注意点を解説

おすすめの講師への依頼方法3選

講演会で講師に登壇をしてもらう予定であれば、講師へ出演依頼をしなければいけません。しかし気になる講師を見つけても、どのようにコンタクトを取ればいいのかと迷ってしまいますよね。
初めて講演依頼をする際に可能な出演依頼方法は以下の3つです。

・講師に直接コンタクトを取る
・知人経由で紹介してもらう
・講師派遣サービスを利用する

それぞれの方法のメリットやデメリットなどを併せて解説します。

講師に直接コンタクトを取る

一つ目は、講師の所属企業やSNSといった媒体を経由して講師に直接コンタクトを取る方法です。
メールや出演依頼文などで直接コンタクトを取る方法は、依頼条件などを主催者側が細かく設定して希望を伝えられたり、講演会にかける思いや熱意などを伝えたりしやすいのが特徴です。

直接依頼する方法は自由に依頼文を作成できるメリットがありますが、その反面以下のデメリットもあります。

・出演交渉や依頼を承諾された後の対応などを、主催者が行う必要があり手間や時間がかかる
・依頼をしても断られてしまう場合がある
・講師からの返答にタイムラグが発生するためスケジュール管理が困難

講演会に慣れている方や周りに相談できる環境があれば問題はありませんが、講演会を初めて行う方は難しく感じてしまうかもしれません。
また、初めてコンタクトする講師とのやり取りは意外と時間と手間がかかるものです。直接依頼をする際には、不測の事態が発生しても対処できるようスケジュールに余裕をもち、トラブルにならないよう細心の注意をはらいましょう。

知人経由で紹介してもらう

講師に依頼をする方法として知人に紹介してもらうのもおすすめです。知人を通して講師に出演交渉を行うことで、個人で交渉をするよりも取り合ってもらえる確率が上がり、依頼を承諾してもらいやすくなるメリットがあります。

最初から自分で講師を探そうとするのではなく、まずは周りの方に講師の知人がいないか尋ねてみるのも一手かもしれません。
ただし、知人を通して交渉をする場合、依頼が間接的になってしまうこともあり、依頼内容に漏れがあったり正しく意図が伝わらなかったりする恐れもあるため注意が必要です。

講師と依頼内容の食い違いがないよう、最終的には企画担当者が講師と直接話す機会を設けて内容のすりあわせを行いましょう。

講師派遣サービスを利用する

講演会の開催経験がない、少なくて不安、講師とのやり取りにかける時間やコストが心配な方は、講師派遣サービスで依頼する方法をおすすめします。

講師派遣サービスを利用すると、

・目的やテーマに合った講師を紹介してくれる
・開催から終了までサポートを受けられる
・出演交渉や依頼承諾後の手続きもすべて代行してくれる

などのサポートを受けられます。

講演サーチのような講師派遣会社は、講演会や研修会開催のノウハウを多くもっているため、講演会を初めて行う方でも安心して企画から開催まで進められます。
講師派遣サービスを利用する際は、予算や開催時期、気になる講師の名前や講演テーマを決めておくとスムーズです。

　

講師への依頼を完了させるまでの4つのステップ

講師への依頼は順序立てて進めることが大切です。

出演交渉を成功させるには次のステップを意識しながら進めていきましょう。
・STEP1：講演会の目的やコンセプトの確認
・STEP2：講師の選定
・STEP3：講師へ依頼する
・STEP4：契約を結ぶ

このステップを意識して進めていけば、講師への依頼をスムーズに行うことができるでしょう。それぞれのステップでどのようなことをしていけば良いのかを順番に解説していきます。

STEP1：講演会の目的やコンセプトの確認

講師依頼を出す前には、企画している講演会の目的やコンセプトなどを再確認しておきましょう。

・なぜ開催しようと思ったのか
・どんな属性（年齢、性別、職業）の参加者を想定しているのか
・参加者に対してどんな体験を与えたいのか
など

目的やコンセプトが曖昧だと、本来の組織の現状や問題解決に役立つような講演会のテーマに合っていない講師に依頼する恐れがあります。
講師への依頼を成功させるためにも、講演会の目的やコンセプトを明確にしておくことが大切です。

STEP2：講師の選定

講演会での目的やコンセプトの確認ができたら講師を探しましょう。講師は得意なテーマや経験、考えがさまざまなので、組織の現状にぴったりの講師を見つけるのは大変かもしれません。

講師選びの際は、予算やスケジュールとの兼ね合いも大切ですが、講演テーマが開催目的と合っているのかを重視する意識が欠かせません。
失敗したと後悔しないためにも、講師選びは慎重に行いましょう。

STEP3：講師へ依頼する

講演会に呼びたい講師を選定できたら依頼をします。依頼をする際は、はじめにお伝えした3つの方法を参考に予算やスケジュールなどを明記して依頼しましょう。

講師へ依頼する際には依頼文を作成します。
依頼文の出来次第で講師が主催者に抱く印象が決まります。依頼文を見た段階で好印象を抱かれるように丁寧に作り込むことが大切ですね。

重要な役割がある依頼文ですが、実際に書こうと思ってもどのような文面にすれば良いのか悩む方もいると思います。依頼文の書き方やポイントは「講演会開催で欠かせない依頼文！講演依頼メール作成で押さえたい5つのポイントを紹介【テンプレートあり】」の記事で詳しく解説しているので参考にしてみてください。

STEP4：契約を結ぶ

講師に出演の承諾を得られたら、書面で契約を結ぶことをおすすめします。契約書の作成は必ずしも行う必要はありません。メールや口頭のやり取りのみでも問題はありませんが、書面に残しておくことでトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。
講師側も正式な契約書があることで、主催者側との信頼関係を構築しやすいメリットもあります。

契約書を作成する際は、以下の要素を取り入れて作成しておくとよいでしょう。

・講演のテーマや内容
・日時と場所
・報酬金額と支払うタイミングや条件
・キャンセルをした際の対応
・講演内容や資料などの著作権についての記述
・その他要望
など

講演サーチのような講師派遣会社へ依頼する場合は、講師と契約を結ぶ必要はありません。面倒なやり取りはすべて任せられるので安心ですね。

　

講師への依頼する際に注意すべき3つのポイント

講師に依頼をするときに注意するポイントを解説します。
これから解説する点を押さえて交渉に臨めば、スムーズに依頼を進められるでしょう。依頼をする際はぜひ参考にしてみてください。

依頼を出すタイミングを意識する

講師への依頼はタイミングが重要です。講師へ依頼を出す場合、講演会の3〜6ヶ月前には打診することをおすすめします。
1〜2ヶ月前に依頼をしても問題はありませんが、講師に十分な準備期間がなかったり、すでに予定が埋まっていたりなどの理由から断られてしまい、うまくいかない場合があります。

しかし、早ければ良いわけでもありません。半年より前に依頼をしても講師の予定が決まっていない場合があり「また後で連絡をもらえますか」と言われて日程を確保できない場合もあるでしょう。
スムーズに交渉を進めるためには、適切なタイミングを見計らって依頼するのがポイントです。

依頼する際には企画の趣旨を共有できるようにする

講師に依頼を承諾してもらうためには、講演会や内容のイメージの共有が大切です。
主催者側と講師の間でイメージが食い違うと、講演会のテーマや開催した意図とズレてしまう恐れがあります。

講師に対して「講演会では〇〇のテーマについて話してほしい」と伝えるだけでは充分とはいえません。
講演を依頼した背景や目的などを伝えて、講師が主催者側の意図を理解・納得してもらえるように説明するとより完成度の高い講演会が実現できますよ。

予算管理はしっかりと行う

講師に出演交渉を行う際は講演料についてやり取りを行う場合もあるでしょう。
交渉をスムーズに進めるためにあらかじめ予算を確認しておき、講演料にどのくらい予算を費やせるのか把握することが大切です。

講演料は講師の知名度や専門性、実績などに左右されるため固定されていません。目安としては通常の講演料は10〜30万円、テレビなどに出演経験があるような著名人や文化人の場合には100万円以上とされています。
気になる講師がいた場合は、講師派遣サービスの無料相談などを活用してみるとよいでしょう。

なお、講師にかかる費用は講演料だけではありません。交通費や宿泊費、食費などの経費が発生することも考慮して予算を考える必要があります。
講師へ依頼をする際には講演料に加えて交通費などの諸経費を考慮しつつ交渉に臨んでみてくださいね。

依頼した後の講師とのやり取りも大切！

企画担当者にとって講演会を成功させることが重要ですが、講師との良好な関係を築いておく必要があります。講師との良好な関係を築くには、依頼を出し終えた後のやり取りが大切です。
講師とやり取りする機会は講演会の開催前と終了後にあります。それぞれのタイミングでどのようなやり取りをすれば良いのかを解説していきます。

講演会開催前

講演会の開催前には講師と打ち合わせをして、内容のすり合わせを行います。
打ち合わせでは

・講演会の日時や場所、内容などの再確認
・本番での全体の流れの確認
・講演に必要な機材やテキストの準備

などを確認しましょう。

事前の打ち合わせは、講演会の成否にかかわる重要なポイントです。講師と主催者の間で認識の違いが起こらないよう注意しながらすり合わせをしたいですね。
打ち合わせでは主催者の都合だけでなく、講師の要望も取り入れながら進めることも大切です。お互いの意見を尊重することで、講師との良好な関係を築きやすくなります。

講演会終了後

講演会終了後には、講師へ感謝を伝えましょう。メールや手紙、手書きのメッセージを用意して感謝のメッセージを送ります。
その際に講演会終了後に回収したアンケートの結果も併せて伝えるのもよいでしょう。

メッセージの送付と同時に講演料や交通費などの諸経費、謝礼の支払いも契約時に決めた条件に則って対応することも忘れずに行ってくださいね。

講演終了後のやり取りは主催者と講師との信頼関係を構築でき、次回以降の講演会にも登壇してもらえる可能性が高まるのでおすすめです。

まとめ

講師への依頼の仕方について解説しました。この記事で紹介した4つのステップに沿って依頼を進めていくことで、出演交渉をスムーズに行うことができるでしょう。

講師に依頼するにあたって疑問や不安があるときは、講演サーチの無料相談フォームからお気軽にご相談ください。
講師派遣・講演依頼のプロがそろったアクト・パートナーズのスタッフが丁寧にサポートいたします。