講演会でかかった費用は経費に計上できるため、適切に処理しましょう。とはいえ、勘定科目がわからず仕分け方に困ってしまう方も多いはずです。
この記事では、講演会の開催にかかる経費と、それぞれの経費の適切な勘定科目をやさしく解説します。また、講演会でかかる会場費と講演料の相場や、経費を抑えるためのポイントもあわせて紹介しています。

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講演会の開催費用は経費にできる？勘定科目の仕分け方や経費を抑えるポイントを解説

講演会の開催費用は経費にできる！

講演会の開催にともなう費用は、経費として計上することができます。講演会では、会場の利用料や講師への講演料、DMなどの広告宣伝費など、さまざまな項目で支出が生じます。

しかし、経費の計上にあたっては、内容に応じて正確に仕分けなければなりません。経費を正しく処理するためには、勘定科目の理解が重要なポイントです。

勘定科目の選び方については後ほど詳しく解説しますので、ぜひ確認してください。
　

講演会ではどんな経費がかかる？

講演会の開催には、会場や講師、宣伝活動、資料作成、そして運営にかかわる費用など、さまざまな費用がかかります。

講演会の開催で想定される具体的な経費を紹介するので、細かい経費を見落とさないようひとつずつ確認し、漏れなく経費計上しましょう。

・会場の利用にかかる経費

社外で講演会を行う場合には、貸会議室などをレンタルすることになるため「会場費」がかかります。また、マイクやプロジェクターなどの備品を利用したい場合は、別料金を設定している会場が多いため、忘れずにチェックしましょう。

・講師にかかる経費

講演会を開催する際の大きな経費のひとつが、講師にかかる費用です。講師を外部から招く場合、講師への謝礼となる「講演料」が必要経費となります。

さらに講師が遠方から来る場合は、交通費や宿泊費も発生する可能性があります。講師に遠方からの移動がともなう場合は、これらの経費も忘れずに計上しましょう。

・講演会の宣伝にかかる経費

講演会の宣伝を行う場合は、宣伝活動にもコストがかかります。新聞やWebでの広告掲載費、フライヤーやDM（ダイレクトメール）の作成費など、講演会の宣伝にかかる経費を事前に見積もっておきましょう。

・当日の運営にかかる経費

講演会当日の受付や進行をサポートする人件費、参加者へ配布する資料の印刷代などもかかります。司会者をお願いする場合は、司会役にも人件費がかかります。

・ウェビナーツールにかかる経費

オンラインでのセミナーや講演会を開催する場合は、ウェビナーツールの利用料も経費となります。無料プランのあるツールもありますが、ミーティング時間が短い、参加できる人数が少ないなどの制限があります。
利用予定のツールの内容を確認し、必要に応じて有料プランにしましょう。

オンライン講演やウェビナーにおすすめのツールはこちらでご紹介しています。

すぐわかる！講演会でかかる経費の勘定科目

経費を正しく処理するには、適切な勘定科目への計上が不可欠です。しかし実際のところ、勘定科目の選び方に迷ってしまう方も多いでしょう。

ここでは、勘定科目の解説と、講演会にかかる経費を勘定科目ごと表にまとめました。勘定科目についてお困りの人は、ぜひ参考にしてくださいね。

「勘定科目」とは

勘定科目とは、収益や費用の取引内容を分類する項目のことです。

家計簿では、かかった費用を「家賃」や「食費」などの項目ごとに分けますよね。同じように、企業でも経費を勘定科目ごとに計上することで、「何にいくら使ったのか」を適切に把握できるようになります。

しかし、勘定科目の種類は多岐にわたるため、どの科目に計上すべきか判断に迷うことも少なくありません。迷ったときは、「名目」ではなく「目的」で仕分けるよう意識するとわかりやすいでしょう。

 

なお、勘定科目は一度決めたら変えないのが一般的です。「継続性の原則」というルールに基づき、継続して使用しましょう。

継続性の原則とは？
会計処理の原則や手続は毎期継続して適用し、みだりに変更してはならないとする企業会計原則の一般原則。
引用：関東信越税理士会「税務コンテンツ 税務会計用語集　継続性の原則」

講演会経費の勘定科目一覧表

講演会にかかる代表的な経費の勘定科目を、一覧にまとめました。

経費の内容	勘定科目
会場費	販売促進費（販促が目的の場合） 研修費
新聞などへの広告掲載料 フライヤーやDMなどの作成費 当日配布する資料の印刷代	広告宣伝費
講師への講演料や交通費	広告宣伝費 販売促進費 支払手数料 研修費
運営にかかわるスタッフの人件費	人件費 給与手当
ウェビナーツールの利用料	通信費 支払手数料 会議費

　

講演会にかかる経費の相場は？

講演会でかかる会場費と講演料の相場は、以下の通りです。

・会場費（東京都内）：7,000～13,000円
・講演料：30～70万円※著名人の場合は30万円～

以下で詳しく解説します。ただし、相場は一概には言い切れませんので、あくまでも参考程度としてください。

会場費の相場

会場費は、会場の大きさや駅からのアクセスなどによって大きく変動します。ここでは「新宿駅から徒歩5分以内、広さ80平方メートル程度」を条件に、3つの施設を調べました。

施設	平日の利用料金（1時間あたり）	広さ
施設A	7,000円	75.5平方メートル
施設B	12,100円（9～18時）	81平方メートル
施設C	12,100円	84.6平方メートル

※金額はすべて税込み価格
※2024年4月時点

施設によりますが、1時間あたり7,000～13,000円ほどで会場をレンタルできます。ホワイトボードや椅子、机が料金に含まれていることが多いです。

一方で、マイクやプロジェクターなどはオプション料金が設定されているケースが多いため、利用する場合は上記の料金より高くなるでしょう。

講師の講演料の相場

講演依頼をする際に気になるのは、やはり費用ですよね。

講師の講演料は、およそ30～70万円とされています。著名人であればもう少し高くなり、30～200万円ほどでしょう。

そのため、相場通りになるとは限らないので、気になる講師がいたら講演サーチの無料相談へお気軽にご相談ください。
ご希望の条件や開催時期などを伺った上で、ご予算に合わせた講師のご紹介をいたします。

講演会の経費をなるべく抑えたい！ポイント3選

経費を節約するためのポイントは以下3つです。

・公共施設を利用する
・オンラインでの開催を検討する
・広告や宣伝には自社サイトやSNSを活用する

講演会の予算が限られている場合、開催のための経費を最小限に抑えることが重要になります。ポイントをひとつずつ確認し、できることから実践しましょう。

ポイント1：公共施設を利用する

まず、講演会の会場費を削減する方法として、高額な貸会議室ではなく公共施設を利用する方法があります。公共施設の利用料は比較的安価に設定されていることが多いため、経費の節約につながるでしょう。

以下は、東京都内にある公共施設の利用料金の一例です。

施設	平日の利用料金（1時間あたり）	広さ
公共施設A	4,800円	135平方メートル
公共施設B	3,700円	101.5平方メートル

※金額はすべて税込み価格
※2024年4月時点

先述した民間企業が運営する貸会議室よりも広い会場を、低価格でレンタルできます。

ただし、地域住民やその地域の企業の就労者に利用が限定されている場合もあるため、事前に利用資格を確認する必要があります。

ポイント2：オンラインでの開催を検討する

次に、講演会の開催形態を見直すこともアイディアのひとつです。対面形式の講演会は会場費がかさむため、オンラインでの講演会開催を検討すると経費削減につながります。

オンラインでの講演会はツールの利用料さえ払えばよいので、会場費などのコストカットが可能になります。

初めてのオンライン講演の主催者はこちらの記事をご覧ください。オンライン講演とは何か、オンラインで行うメリットやデメリットをご紹介しています。

ポイント3：広告や宣伝には自社サイトやSNSを活用する

講演会の宣伝にかかわる費用を抑えるには、自社が運営するWebサイトやSNSアカウントを有効活用するのもおすすめです。

Webサイトでは、講演会の開催告知用のページを設け、詳細情報を掲載します。

SNSアカウントでも、講演会の告知を積極的に行いましょう。より多くのユーザーにリーチできるよう、日ごろから投稿を継続的に行うのも大切なポイントです。

講演サーチでは【2024年（令和6年）最新】の補助金・助成金をご紹介しています。講演会費用が対象経費となるケースもありますよ。

まとめ

講演会の開催には、会場費や講演料などさまざまな費用がかかります。これらの費用は経費に計上できますが、勘定科目に注意して仕分けましょう。勘定科目は、その経費がかかった「目的」を意識すると仕分けやすくなりますよ。

はじめての講演会で不安な方は、講演サーチにご相談ください。講師派遣だけでなく、準備や当日の運営もサポートします。講演会でかかる経費についても、わからないことはなんでもお気軽にご相談ください。