講演依頼を承諾・断る返信文はどうする？講師派遣のプロがテンプレート付きで解説
講師をしていると、さまざまな講演依頼のメールが届きます。講演依頼がきたときは返信が必須ですが、どのような点に気をつければよいでしょうか？
本記事では講演会講師が出講依頼を受けた際の返信文をテンプレート付きで解説します。
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講演依頼を承諾・断る返信文はどうする？講師派遣のプロがテンプレート付きで解説
目次
講演依頼を受けたときの返信が印象を左右する
講演依頼を受けたときは、引き受けるにしてもお断りするにしても、いただいた依頼文に返信をしなければなりません。
返信に限らず、文面は簡潔にまとめるのが基本なため、長々と書く必要はありません。ただ、あまりに簡潔すぎると冷たい印象を与え、その後の良好な関係を築くことが難しくなるでしょう。
引き受ける場合は、簡潔ながらも「ぜひやりたい」という気持ちが伝わるような文章で返信すると良いでしょう。
もしお断りする場合でも、せっかくの依頼を無碍にするような文章はよくありません。
「今回は都合により無理だが、また依頼をいただきたい」という気持ちが伝わるような文章にするとよいですね。
このように、返信文であっても相手が「この方に頼んでよかった」と思えるような文章を心がけましょう。簡潔さはもちろん大切ですが、依頼者と良好な関係を築くためにも丁寧さは忘れないようにしてくださいね。
講演依頼の返信テンプレート
講演依頼が届いたあとは、諾否を返信して伝えなければなりません。返信は承諾するか、お断りするかによって文章が異なります。
それぞれのテンプレートをご用意しました。テンプレートを参考に、簡潔かつ丁寧な返信文章を書いてみましょう。
承諾する返信文例
承諾する場合の文章は、依頼をいただいたことへのお礼と承諾する旨を書きます。
講演会で話そうと考えていることを全て書く必要はありませんが、一部書いておくとやる気が伝わるうえに、お互いのすれ違いを防ぐことができますよ。
件名：講師ご依頼の件について
（企業名）
（依頼者氏名）様
お世話になります。
この度は、貴社主催の講演会の講師のご依頼をいただき、
誠にありがとうございます。
喜んでお引き受けさせていただきたく存じます。
貴社主催で行う安全に業務を取り組むための講演会とのことですので、過去の事例も交えながら安全の大切さを伝えていきたいと考えております。
また、参加者は同業他社の方も多く参加されると伺いましたので、業種全体で安全性が高められるよう誠心誠意務めさせていただきます。
つきましては、講演会のさらなる詳細について
打ち合わせの機会を設けていただきたく存じます。
ご都合のよい日にちをお知らせいただけると幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（自分の氏名）
断る返信文例
せっかくの依頼をお断りするのは、申し訳なくて心苦しくも感じますね。その気持ちは素直に伝えても大丈夫です。
依頼をいただいたことへの感謝とともに「誠に残念ではありますが」などの言葉を使い、お断りの文章を書いていきます。
ただ、長々と書いてしまうと言い訳のようになってしまうため、簡潔に相手の気持ちに配慮した文章を心がけてください。
件名：講師のご依頼の件について
（企業名）
（依頼者氏名）様
いつもたいへんお世話になっております。
この度は、講演会の講師のご依頼をいただき、
誠にありがとうございます。
あいにくですが、その日は別の予定が入っており、
講師を承ることができかねます。
貴社のご期待に添えずたいへん心苦しいのですが、
どうぞご理解くださいますようお願い申し上げます。
とても興味をひかれるテーマだったため、とても残念に思いますがまたの機会にお声がけいただければ幸いです。
これからも何卒よろしくお願い申し上げます。
（自分の氏名）
講演依頼へ返信するときの注意点
講演依頼をいただいたら返信をしなければなりませんが、これから紹介する注意点を忘れてはいけません。
注意点を知ることで相手に失礼のない返信文を送ることができるため、詳しく見ていきましょう。
できるだけ早めに返信しよう
近年、依頼はメールで送られることが多くなりました。依頼メールが届いたら、諾否にかかわらずできるだけ当日中に返信することをおすすめします。
まだ日程が分からずにスケジュール調整が必要な場合や、忙しくスケジュール確認ができない場合でも、その旨を記載して一度は当日か数日中に返信しましょう。
返信がないと依頼者はいつまでも動けず不安にもなるため、今後の関係に影響が出ます。お互い気持ちよく関係が続けられるような配慮が必要です。
承諾する場合：意欲や抱負を書き添えよう
依頼者は、何の理由もなく講師を選んでいるわけではありません。
あなたに講師を依頼をしてきたのは、何かしらの理由や期待があります。
それは、あなたの経歴などを踏まえて「得られるものがある」と感じているからです。
その思いに答えられるよう、こちらも返信する際には意欲や抱負を書き添えると熱意が伝わり、依頼者に「依頼して良かった」と思ってもらえますよ。
断る場合：あやふやにせずはっきりと断ろう
断りの連絡をするのは、メールであっても心苦しく感じ「はっきりと言えない」という方もいるかもしれませんね。
しかし、あやふやにすると、依頼者は他の講師への依頼ができずに迷惑がかかってしまうため、はっきりと断ることが大切です。
ただし、強い言葉は使わずに「誠に残念ですが」や「ご期待に添えず申し訳ありません」などの相手の気持ちに配慮した言葉を選びましょう。
断りの返信はどうしてもマイナスな印象になりがちなため、承諾の返信文章以上に配慮が必要です。
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まとめ
今回は、講演依頼をもらったときの返信文をご紹介してきました。
返信の文章は簡潔かつ丁寧な文章を心がけることで、今後の関係を良好なものにできます。
承諾する場合でも断る場合でも、相手の気持ちに配慮した文章で返信をしなければなりません。今後よりよい関係に繋げるためにも、返信文も疎かにしないようにしましょう。
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