講師に登壇を依頼している場合は、前日までに確認メールを送りましょう。前日に確認メールを送れば、講師や講演会参加者とのトラブルやすれ違いを未然に防げます。ただし、メールの内容には気をつけるポイントも多くあるため注意が必要です。
本記事では、講演会を成功に導くために大切な前日確認メールの書き方と作成のポイントを詳しく解説します。メールの例文も紹介するのでぜひ参考にしてください。

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【例文あり】講演会前日に講師へ送る確認メールの重要性と書き方のポイント

講演会の前日確認メール（リマインドメール）は数日前に送ろう

講演会で講師へ登壇を依頼する場合、講演会前日にリマインドメールを送る配慮が大切です。

前日確認メールの送信を忘れると、当日に「講師が来ない」や「打ち合わせの内容と違った」などのすれ違いやトラブルが起きる危険性があります。講師に迷惑をかけないためにも、確認メールを送っておくと安心ですね。

確認メールは開催日の2、3日前に送るのが一般的です。
講師は忙しい方も多いため、確認メールで内容などを再確認してもらいましょう。

早すぎ・遅すぎは避けるべき理由

確認メールは開催日の2、3日前に送るのが一般的であり、早すぎても遅すぎてもよくありません。

あまり早く送ると、しっかり確認しても内容を忘れてしまう可能性がありますね。
遅く送ると、相手が直前まで確認できず、トラブルになる可能性もあります。

講師への前日確認メールの送信は、余裕を持ちつつ早すぎない2、3日前に送りましょう。
　

講演会の前日確認メールの3つのポイント

前日確認メールを送る3つのポイントを押さえておけば、講師がメールを見落とさず、正確に情報を伝えられますよ。
詳しくご紹介します。

件名でメール内容がわかるようにする

どのようなメールでも、件名でだいたいの内容がわかるようにするとよいですね。全て伝えようと長々書いてしまうと、内容がわかりにくくなってしまいます。

前日確認メールであれば「【〇月〇日】講演会のご確認」や「【〇月〇日講演会】事前確認」などと、簡潔に書くようにしてください。

ここで大切なのが、“日にち”と“すみつき括弧”です。

日にちを入れておけば、相手に「急ぎ確認する必要がある」と認識してもらえるため、メールを開いてもらいやすくなりますよ。日にちをすみつき括弧（【】）で囲むと、多くの人にとっては強調されて目につきやすくなり、他のメールに埋もれてしまう心配がありません。

ただし、多用すると見にくくなるため、特に強調したい言葉だけに使うようにしてください。

具体的な日時を明記する

前日確認メールでは、改めて講演会の日時などを記載して確認を促します。依頼時や打ち合わせ時にも伝えている内容であっても、繰り返し伝えることに意味があります。

日時を明記しておけば、相手が過去のメールを探す手間がなくなり親切ですね。
詳細情報は箇条書きにして、挨拶文や本文のあとにまとめて記載しましょう。

変更点等を箇条書きでわかりやすく記載する

講演会の準備を進めると、内容の変更などが必要になる場合もありますね。変更点を講師が知らないままだと、トラブルや信頼感の失墜につながる可能性があります。
そのため、前日確認メールにも箇条書きでわかりやすく記載しなければなりません。

本文内に文章で書かれていると、見落としてしまう危険性があるうえにうまく伝わりません。本文内では変更点などがある旨を記載し、その下に変更点などを箇条書きすると見やすく正確に伝わりますよ。
　

講演会の前日確認メールの例文

先で紹介したポイントをおさえて、前日確認メールの例文を見ていきましょう。

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件名：【〇月〇日講演会】事前のご確認
本文：
（講師氏名）様
いつもお世話になっております。〇〇会社の（氏名）です。
この度はお忙しい中、弊社主催の講演会にお時間をいただき、心より御礼申し上げます。

講演会の日程が近づいてまいりましたので、再度ご確認いただきたく連絡いたしました。
また、当日の参加人数に変更がございます。

【参加人数】
・変更前→90名
・変更後→100名
急な変更となり恐縮ですが、ご理解いただけますと幸いです。

以下、講演会の詳細です。

日　　時：〇月〇日（曜日）　〇時から〇時まで
会　　場：〇〇会館（住所）
テ ー マ ：〇〇について
参加人数：100名
目　　的：参加者の〇〇についての知識や意識向上

当日は会場入り口にて、私〇〇がお待ちしております。
それでは、当日は何卒よろしくお願いいたします。

〇〇会社　〇〇課
担当：（氏名）
電話番号：1234-56-7890
メールアドレス：abc123＠〇〇.jp

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講演会の前日確認メールの注意点

前日の確認メールには注意するポイントが5つあります。
講師に悪い印象を与えないためにも、しっかりと意識してメールを作成しましょう。

To・Cc・Bccを確認する

ビジネスメールでは、To・Cc・Bccの使い分けが大切です。

・To：メールを送りたい相手のメールアドレスを入力
・Cc：複数に一斉に送信できる（Ccに入力したメールアドレスは開示される）
・Bcc：複数に一斉に送信できる（Bccに入力したメールアドレスは開示されない）

社内の人同士でメールの内容を共有したい場合は、Ccを使用しても問題ありません。対して、社外の人にも共有したい場合は、個人情報が洩れるのを防ぐためにもBccを使用します。

講師への前日確認メールでBccを使用するのは避けたほうが無難です。誤ってToやCcに入力してしまう恐れがあるうえに、サーバに負荷がかかって届くのが遅れる可能性もあるからです。
場合によっては講師に迷惑をかけたり、失礼になったりする可能性があるため、講師への前日確認メールはToを使用するとよいでしょう。

添付ファイルのサイズを確認する

前日確認メールにファイルを添付する必要がある場合は、ファイル容量に注意してください。あまり容量が大きいと、受け取った側で開けない可能性やパソコンに負荷がかかる可能性があります。容量によっては再送する必要が生じたり、データを確認するまでかなりの時間を要したりと、相手にも迷惑がかかってしまいますね。

ビジネスでは、添付するファイルは3MB以内にするのがよいとされてきました。昨今はクラウドストレージの活用など、大きなファイルを送受信する方法が豊富にあります。

大きなファイルを送る場合は、ファイルを圧縮する、ギガファイル便やDropboxといったサービスを利用するのがおすすめです。

文面は簡潔にする

前日確認メールは、あくまでも内容を再確認してもらうために送ります。詳しい内容などは、依頼時や打ち合わせの際に伝えているはずです。
そのため、ダラダラと長い文章は書かず、簡潔な文面にする意識を持つとよいですね。

基本の挨拶などは省いてはいけません。挨拶文のあとに、再度確認してほしい旨や時間を割いていただくことへの感謝も記載しましょう。簡潔な文ながらも、失礼のないよう配慮が必要です。

宛名に会社名・部署名・氏名を入れる

ビジネスメールでは冒頭に宛名を入れるのが基本ですが、前日確認メールでも入れましょう。
「企業名や組織名」「部署」「氏名」の順で記載し、役職がある場合は氏名の前に付け加えます。

全て入れると長くなるようであれば、適時改行して見やすくしてください。所属先がない場合や所属先を介さない場合は、氏名だけで問題ありません。

氏名の後ろには必ず敬称をつけます。特に気をつけたいのが、企業名は略さずに書くことです。例えば、株式会社を（株）と略すのもNGであり、前株と後株の誤りにも注意が必要です。
他にも「有限会社」や「NPO法人」などさまざまあるため、わからなければホームページや名刺などで確認してから書きましょう。

署名をつける

文末には署名をつけるのも忘れてはいけません。署名は「名刺代わり」でもあるため、自身所属の会社名や部署名、自身の氏名と電話番号やメールアドレスも記載しておきます。

誰からのメールなのか一目でわかるうえに、電話番号などを記載しておけば、連絡先を調べる手間が省けて親切ですね。

署名には、本文がどこで終わっているかを明確にする役割もあります。
複数回やり取りをしていると「なくてもわかるだろう」と思うかもしれませんが、それはNGです。何通やりとりをしても文末にはつけましょう。
　

講演会講師とのやり取りは講師派遣会社に任せるのがおすすめ

講師に登壇を依頼している場合は、前日の確認メールが大切です。
もし、講師とのやり取りが不安であれば、講師派遣会社のエージェントに任せるのがおすすめです。

講演サーチでは、講演会に最適な講師を複数ご提案し、ご希望にぴったりの講師を派遣しています。依頼から当日までの講師とのやり取りも弊社スタッフが行うため、メール送信のタイミングや内容に困る必要はありません。
無料相談フォームをいつでも受け付けておりますので、ぜひお気軽にご連絡ください。

まとめ

今回は、講師への前日確認メールのポイントなどをご紹介しました。前日確認メールは、講演会をスムーズに進行するために大切なメールです。

講師とのやり取りに不安がある方は、講演サーチへお気軽にご相談ください。