講演会を開催するにあたって「どんなスケジュールを立てれば良いのか分からない」と感じた経験はありませんか？
講演会開催までにどんな準備をしたら良いのか、開催までにどれくらいの期間が必要なのか【開催スケジュール】の立て方を解説します。

アクト・パートナーズが運営する講演サーチは、講師派遣や講演依頼を承っております。
スケジュールのご相談も承りますので講演会の開催をお考えの際は、ぜひ無料相談フォームよりお気軽にお問い合わせいただけますと幸いです。

講演準備にはどのくらいの期間が必要？開催スケジュールを立てて講演会を成功へ導こう

講演会を成功させるために開催スケジュールを作ろう

講演会に限らず、イベントや事業などをスムーズに進行するためには、事前のスケジュール作成が欠かせません。
特に講演会では、先に開催日や時期が決まっているケースが多くあるので、開催日をゴールとして着実に準備を進めていきましょう。

講演会を成功に導くには、余裕を持ってスケジュールを組んで「予定通りに講演会開催当日を迎える」ということが大切です。一見すると「簡単にできるのでは」「予定通りに進めるのは当然」と感じるかもしれませんが、そう簡単な話ではありません。

講演会の企画から開催に至るまでの工程は多く、中には準備に時間がかかるタスクもあります。

その他にも

・予定通りに作業が進められない
・作業工程が増える

などの予期せぬトラブルの発生なども考慮しなければいけません。

よくあるお困りごとはこちらにまとめていますので、講演会の開催にあたって確認しておくと安心です。

開催までの計画を立てる際に、講演会の企画や開催するまでの手順などをまとめた開催スケジュールの作成をおすすめしています。

開催スケジュールの作り方

実際の開催スケジュールの作り方を紹介していきます。
開催スケジュールをつくる際には3ヶ月～6ヶ月前から計画を立てると余裕を持てるでしょう。講演会を開催することに慣れていない場合は、6ヶ月スパンのゆとりを持てるスケジュールを立てて準備していきましょう。

講演会の開催スケジュールをつくるためには、タスクの洗い出しから始めます。

多くの場合、講演を開催するまでに必要なタスクとして

・講演会の企画（6ヶ月前〜）
・講師のキャスティングと交渉（6ヶ月〜3ヶ月前）
・会場の選定（6ヶ月〜3ヶ月前）
・講師との打ち合わせ（3ヶ月前〜）
・事前準備（2ヶ月〜1ヶ月前）

などがあります。

ここでは、6ヶ月前から準備する例をご紹介します。各タイミングでどのような準備が必要なのか、具体的にみてみましょう。

講演会の企画（6ヶ月前〜）

講演会を開催するためにまずやることは、講演会の企画です。企画は講演会の基盤となるので、開催の6ヶ月前ほどから念入りに準備をしていきます。

企画段階では

・目標・目的設定
・企画概要
・予算

などを検討します。

企画を考える際には、

・どんなテーマで講演をするか
・誰に何を伝えるのか
・どのように伝えるのか

といった点を意識してみてください。

今後の開催スケジュールは企画案を元につくっていきます。開催準備をスムーズに行うためにも、この段階で企画案は固めておきましょう。

企画の立て方について詳しくはこちらの記事がおすすめです。

講師のキャスティングと交渉（6ヶ月〜3ヶ月前）

企画を固められたら、講師のキャスティングや交渉を行います。講師を探す際には企画の趣旨とマッチしている人を見つけるのがポイントです。
キャスティングしようとした講師が人気があればあるほどスケジュールの都合がつきづらいため、早めに問い合わせましょう。

講師を探す際には個人で探す方法もありますが、講師派遣サービスを利用するのもおすすめです。講師派遣サービスは複数あるので、自社にあったサービス選びをしましょう。講演サーチがおすすめする講師派遣サービスのランキングは「講師派遣会社ランキング！講演依頼する会社選びのポイントと厳選3社の特徴を比較解説」からご覧ください。

講演サーチでもさまざまなジャンルの講演経験がある講師が多数在籍しています。手軽に講師を探したい・どの講師が適しているか相談したいと思い立ったら、ぜひ講演サーチの無料相談をご利用ください。

講演依頼のポイントはこちらの記事がおすすめです。

会場の選定（6ヶ月〜3ヶ月前）

企画や講師探しに一区切りついた段階で、講演を行う会場を探しましょう。会場を使用するには事前に予約を取らないといけません。そのため早めに会場を選んで予約をとっておくことをおすすめします。

ただ会場探しといっても適当に決めれば良いというわけではありません。会場探しをする際には以下に紹介するポイントを意識してみてください。

・想定している参加者の人数に合わせた、会場の広さ・規模はあるか
・アクセスが良いか
・予算の問題はないか
・Wi-Fi環境の有無
・講演に必要な備品や設備の有無（料金はかかるのか）
・分煙が可能か
・下見をできるのか

これらのポイントを押さえて会場探しを行うことで、講演会に合った会場を探すことができます。会場探しに失敗しないためにも、会場選びのポイントを意識して探してみてくださいね。
会場選びのポイントはこちらの記事で詳しくご紹介しています。

講師との打ち合わせ（3ヶ月前〜）

講演会に招く講師が決まったら講演会の本番前。遅くとも1ヶ月前までには、打ち合わせをしましょう。

打ち合わせでは講演会のテーマやターゲット、講演の内容などの詳細を伝える他にも

・講演の方法
・パソコンを使うのか
・マイクの有無
・配布物の確認
・その他。講師の要望や必要な物の有無

といったことを確認しておきましょう。

打ち合わせをしなかったり、打ち合わせ内容が不足していたりして、運営側と講師との間に認識のズレがあると本番でトラブルになる恐れがあります。無用なトラブルを避けるためにも、打ち合わせはしっかりと行うと安心ですよ。

事前準備（2ヶ月〜1ヶ月前）

講演会の2ヶ月前から本番に向けて事前準備を行います。この事前準備では講演会本番に向けての仕上げに相当する行程です。

具体的には

・スライドの作成
・参加者に配布する用の書類の作成
・スタッフと進行の打ち合わせ
・運営マニュアルや司会台本の作成
・講演後のアンケートなどのアフターフォローの準備

というような講演会に必要なものを用意します。
またこの段階で、準備に不備がないかの最終確認をしておきましょう。

こちらの記事では、講演会当日までに終えておくべき準備をご紹介していますので参考になさってくださいね。

開催日を決めるポイント

開催スケジュールを考えるには講演会の開催日を決める必要があります。決めるのが難しい場合には、大まかな時期で良いので目安を付けておきましょう。

講演会の開催日を決めるにあたって考慮すべきポイントがあります。

・開催時期を考える
・参加しやすい曜日や時間帯にする

この2つのポイントを押さえて開催日を決めることで、講演会に人を集めやすくなります。それぞれ詳しくみていきましょう。

開催時期を考える

講演会の開催日を決める際には、開催時期も考慮して考えてください。講演会に多くの人に参加してもらうためには、参加者が多忙な時期は避ける必要があります。

例えば、社員をターゲットにした場合で考えてみましょう。社員は四半期末や月末などは一般的に仕事が忙しくなりやすいとされています。

この多忙な時期に講演会を開催しても、期待していた人数を集めることは難しいでしょう。社員の人に多く参加してもらいたいのであれば、多忙と予想される四半期末や月末は避けて開催するだけでも集めやすくなります。
繁忙期を避けるなどして参加するハードルを下げると、講演会への参加意欲を高めやすくなるでしょう。講演会に集中できるように環境を整えるのもポイントですね。

参加しやすい曜日や時間帯にする

講演会に多くの人を呼ぶためには、参加のしやすい曜日や時間帯を選びましょう。曜日や時間帯を決める際にも、講演会に呼ぶ参加者に合わせることを意識してください。

例えば会社員や学生を対象とした講演会などであれば平日の夕方から夜にかけてや、土日に。主婦が対象なのであれば、平日の昼間の時間帯がおすすめです。

講演会のターゲット層に合わせた調整をすることで、講演会に参加してもらいやすくなります。

集客スケジュールを作って効果的な告知をしよう

講演会を成功させるためには、告知や広報活動などの集客をして人を集める必要があります。集客は無闇に行なっても多くの人を集めることはできません。
効果的に集客するには、戦略や計画が重要になってきます。

告知や広報活動を行う際には、集客スケジュールを作成して計画に沿った集客をしていきましょう。

集客スケジュールの作り方

集客スケジュールはどのような点を意識しながら作成すれば良いのでしょうか。

集客スケジュールでは主に

・講演会のターゲット層に合わせた集客方法の立案
・集客する際に既存顧客に焦点を当てるのか。新規顧客を増やすのかの方針決め
・HPの作成など告知活動に必要なものの洗い出し

といった点を意識して作成をしましょう。

集客スケジュールをつくるタイミングは、講演日の3ヶ月前から用意することをおすすめします。集客方法を定めるためにも、集客スケジュールはしっかりと作り込んでおくと安心ですよ。

集客方法についてはこちらの記事でご確認いただけますので、ぜひ参考にしてください。

告知の開始時期

集客スケジュールを作成し終えたら、計画をもとに告知活動をしていきます。

効果的な告知や広報を行うためにはタイミングが重要です。告知を早くしすぎると忘れられてしまい、遅すぎると認知してもらえず参加者が思ったように集まらない。といった事態になりかねません。
そのため告知や広報活動を始めるタイミングとして、講演開始の1ヶ月前から始めるのがおすすめです。

主な告知方法として

・招待状の発送
・ポスターやチラシを制作し掲示や配布
・TVCMやラジオCMを利用する
・メルマガや、プレスリリースを使った広報
・ホームページやSNS、ブログなどのメディアでの告知
・Googleなどに広告を掲載する

などの方法で告知活動を行い、多くの人に講演会を認知してもらいましょう。

講演サーチではすぐに使えるチラシやポスターのテンプレートをご用意しています。

まとめ｜講演会を成功させるには計画を立てよう

講演会を開催するまでの手順や開催スケジュールの作り方などを紹介してきました。講演会を予定通りに開催するためには、スケジュールを作成し計画を立てた上で行うことが大切です。

講演会を開催しようと思っている人は、この記事に書かれている内容を参考にして講演の準備を進めていきましょう。

開催スケジュールを考える際に不明な点などがある場合には、講演サーチの無料相談にてご相談ください。講演依頼のプロであるアクトパートナーズがあなたのお悩みに回答し、講演を成功させるために全力でサポートします。ぜひ気軽にお問い合わせください。