【テンプレートあり】講演会の案内状の書き方を解説！ 講演会のプロが伝える作成のコツ
「講演会の集客率が上がらない」「案内状の書き方がわからない」と頭を抱える方は少なくありません。案内状や案内メールには重要な役割があり、作成には少しコツがあります。それを知っているだけで、集客率も上がって講演会を成功に導けますよ。
本記事では、講演会で送る案内状の書き方を解説します。無料テンプレートも用意したため、ぜひ参考にしてください。
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【テンプレートあり】講演会の案内状の書き方を解説！ 講演会のプロが伝える作成のコツ
目次
案内状とは？言葉の意味と役割
案内状は、講演会やイベントを実施する際に参加を促す書状です。一般的には社外の人に送り、プロモーションや集客効果が期待できます。
講演会でせっかくよい講師やテーマの講演会を準備しても、参加者がいなければ意味がありません。外部の方を招く講演会は、プロモーションや啓発などが開催目的です。参加者がいなければ達成できません。
講演会は参加者がいなければ始まりませんよね。参加者を集めるには案内状を送付するのが効果的です。
案内状は集客や目的達成のための“第一歩”だといえますね。
講演会の案内状のテンプレート
昨今の講演会はリアル開催だけでなく、オンライン開催も増えました。オンラインでも案内状をメールなどで送りましょう。
2つのパターンの案内状テンプレートを用意しました。ぜひ参考にして参加したくなる案内状を作ってくださいね。
リアル開催での案内状テンプレート
まずは、一般的なリアル開催での案内状のテンプレートをご紹介します。
令和〇年〇月〇日
〇〇会社
〇〇部 部長
（氏名）様
〇〇会社
代表取締役 （氏名）
講演会のご案内
拝啓 〇〇の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、この度「〇〇（講演テーマ）」をテーマに、下記日程で講演会を開催する運びとなりました。
講師に✕✕先生をお迎えし、〇〇についてご講演いただきます。
✕✕先生は〇〇に対して最先端の知識が豊富であり、近年はメディアでもご活躍されています。
この講演会にご参加いただくことで、皆さまには知識や意識を向上していただき、ビジネスでさらなる成功をしていただきたいと思っております。
つきましては、ご多用とは存じますが、万障お繰り合わせのうえ、ぜひともご参加いただきますようお願い申し上げます。
記
日 時：令和〇年〇月〇日（曜日）
13時より受付開始
13時30分より講演会開始 15時30分終了予定
会 場：△△会館 大ホール（住所）
講演テーマ：〇〇について
講 演 者：✕✕（講師氏名）
略 歴：（講師の経歴を簡単にまとめて紹介）
参 加 費：参加費無料
申 込 方 法 ：（メールまたはFAX、郵送など方法を記載）
申 込 期 限 ：〇月〇日（曜日）
以上
オンライン開催の案内状テンプレート
オンライン開催の場合、書状よりもメールで送るのが一般的です。ここでは案内メールのテンプレートをご紹介します。
件名：【〇〇講演会】開催のお知らせ
本文：
〇〇会社
〇〇部 部長
（氏名）様
いつもお世話になっております。〇〇会社〇〇部の（氏名）です。
このたび、弊社主催で〇〇をテーマに、オンライン講演会を開催する運びとなりました。
講師には✕✕先生をお迎えし、〇〇についてご講演いただきます。
✕✕先生は、〇〇の知識を豊富が豊富であり、近年はメディアでもご活躍されています。
このオンライン講演会で、〇〇業界で課題となっている〇〇の知識向上や対応策を知る機会となればと思っております。
〇〇業界の皆さまの学びとなる講演会ですので、ぜひご参加いただければ幸いです。
〇〇講演会詳細
日程：令和〇年〇月〇日（曜日）
時間：13：00～15：00
内容：〇〇について
講師：✕✕（講師氏名）
定員：40名
参加費：無料
申込方法：申込フォーム（下記にURL記載）
申込期限：〇月〇日（曜日）10：00まで
配信方法：Zoom
参加方法：開始時間の5分前からZoom（ツール）へ参加
申込はこちらからお願いいたします。
【申込フォームURL】
ご不明点などございましたら、お気軽にご連絡ください。
（氏名）様のご参加をお待ちしております。
〇〇会社
担当：（氏名）
電話番号：1234-56-7890
メールアドレス：123abc＠def456.jp
講演会の案内状作成のコツ
案内状はわかりやすく、相手が「参加したい」と思える文面にする必要があります。
ここからは、案内状作成のコツを詳しくご紹介していきます。
テーマと日時はわかりやすく記載する
講演会の案内状には、テーマと日時をわかりやすく記載します。案内を受け取った方は「テーマが自分に合っている」「予定が合う・調整できる」などがわからなければ興味をひかれません。
案内状ではテーマや日時は本文で軽く触れてください。よりわかりやすくするために、箇条書きでも記載しましょう。文章で書くよりも、箇条書きで書いたほうが見やすく理解しやすいです。
会場の情報や参加費などの詳細、日時なども書くとよいですね。
講演者の情報を記載する
講演者の情報を案内状に記載するのも重要です。
参加者は、講演会で「学びがある」や「話を聞きたい」と思わなければ参加してくれません。その判断基準には“講演者”も含まれます。講演者が実績ある方や有名な方なら、参加者はそれだけで「参加したい」と思います。
講演者の情報は、氏名や肩書きだけでなく、経歴や実績なども記載すると信頼感が増しますよ。その土地にゆかりがある場合は、出身地や出生地を記載すれば親近感を持ってもらえます。安心感を与えるために、講演者の顔写真を載せてもよいですね。
「あれもこれも」と長々書く必要はありませんが、参加者に刺さりそうな情報をピックアップして積極的に記載するのがおすすめです。
講演会に参加するメリットを明記する
案内状でうっかり忘れがちなのが、参加するメリットの明記です。「メリットがなさそう」と感じさせてしまうと、参加意欲が削がれて参加者を集められません。
案内状を受け取った方は「自分向きだ」と思わなければ参加を迷い、結果的に参加しないケースも多いです。そうならないため、メリットを明記して講演会をアピールするのが大切です。
例えば、「知識向上」や「問題解決」などのメリットをわかりやすく明記すれば、迷っている参加者の背中を押してくれますよ。
案内状は1ヶ月前を目安に送る
案内状は余裕を持って送らなければ、参加者はスケジュール調整ができません。そのため、開催日の1ヶ月前を目安に送るようにしてください。
一般的には“1ヶ月前から2週間前まで”とされていますが、役職が上の方々は予定が埋まりやすいため、早めに送付します。
ただ、1ヶ月ほど経つと参加者は講演会の予定を忘れてしまう可能性があります。参加率を高めるためには、開催日の2、3日前にリマインドメールを送るなどの工夫も必要ですね。
まとめ
案内状作成のコツやテンプレートをご紹介しました。
案内状は、簡単に言えば「講演会への参加を促す書状」ですが、集客や目的達成を担う大きな役割があります。相手が「参加したい」と思えなければ参加者は増えず、集客や目的達成は叶いません。よい講演会を準備したいなら、テンプレートや今回ご紹介した作成のコツを使用して、参加意欲が湧く案内状を作成しましょう。
講演会や研修会の開催には、講演サーチのようなエージェントサービスを利用することをおすすめします。手間の多い講師とのやりとりなどは、経験豊富なスタッフにお任せください。ご相談は無料相談フォームよりいつでも受け付けています。
