【講演会HowTo：その５】講演会が終わっても終わらない！講演依頼をした「その後」の対応方法やポイントを講師派遣のプロが解説
講師の方にも改めてお礼を伝えたいのですが、連絡しても良いのかな？
ぜひ喜びの声を伝えてください🌸今後の講演会をより良くするために、できることはまだまだありますよ。
長年の講師派遣の実績をもとに、講演サーチが講演会の企画から実施、終了後までのHow Toをご案内します。
はじめて講演会を担当することになった方も、講演会がマンネリ化してきた方も
講演会の企画・運営に携わる皆様に参考にしていただけますよ。
その5「その後」編では、講演会を失敗させない当日の備えを詳しくご紹介しています。
講演サーチは、講演会に欠かせないにも関わらず見逃しポイントの多い準備段階でも丁寧にサポート。
お気軽に無料相談をご利用ください。
講演で得た知見は次の講演に活かそう！
講演会は「開催して終わり」としないことが大切です。ぜひ次につながる講演会にできるよう、講演会担当としての知識や経験を組織内で共有できると良いですね。
重要なのは、
・講師との良好な関係を築くこと
・自分の経験を形に残すこと
・聴講者の感想のヒアリング
・開催後の変化を知ること
です。
今回は、具体的なアクションとともに講演会開催後の流れをご紹介します。
まずは講師にお礼を届けよう
講演会を実りあるものにしてくれた講師には、早めにお礼を伝えましょう。お礼には、実際に届けられた聴講者の感想や評価も含めると喜ばれます。
お礼する方法は、
・電話
・メール
・書状
などがあります。
講師の性格や状況によってはメールでも問題ありませんが、一番気持ちが伝わるのは電話です。
講演会当日や翌日までに電話で簡単なお礼を伝え、その後具体的な感想を含めたお礼をメールか書状で伝えると良いでしょう。
以下は、講師へ送るメール文の例です。
件名：講演会のお礼
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社講演サーチの△△です。
本日はご多忙の中、弊社の『○○講演』でご登壇いただき、誠にありがとうございました。
おかげさまで参加者の多くが気づきを得たようです。
「過去の失敗談を伺って、自分を振り返る機会になった」「部下との関わり方を工夫できそう」「ぜひまた聴講したい」といった声が多く届いております。
私自身、△△のエピソードに大きな感銘を受けました。
〇〇様にご登壇いただけましたこと、心より感謝いたします。
今後も講演会を定期的に開催する予定でございますので、引き続きご助力のほどよろしくお願い申し上げます。
メールにて恐縮ではございますが、改めてこの度は素敵なお話をありがとうございました。
今後の益々のご活躍をお祈り申し上げます。
株式会社講演サーチ
△△
ここでは、そのまま使えるメール文例をご用意しました。
ぜひダウンロードして改変しながらご活用ください。
記入する感想や評価は、具体的だとより良いですよ。ぜひ素直な感想を伝えましょう。
講師へのお礼は、今後の関係性を良好に保つためにも欠かせません。再度同じ講師に講演会を依頼しやすくできるので、面倒くさがらずに丁寧にお礼を伝えるのが吉です。
次の担当者への引き継ぎ
次回講演会に向けて、ぜひ今回の講演会準備で得た経験をシェアしましょう。
成功したポイントや改善点を洗い出しておけば、次回の講演会はよりスムーズに進むはずです。
・講演会テーマの決め方と選定理由
・講演会会場の決め方と選定理由
・いつから準備をしたか
・講師へ依頼したタイミング
・講師への依頼方法や文面
・問い合わせした講師派遣会社などの情報
・活用した講師派遣会社の担当者および連絡先
・検討した講師一覧と選定理由
・講演会会場で準備した機材
・講師とのやり取り(メール等の履歴)
・講演会準備期間にミスした内容
・講演会準備中にうまくいったこと
・講演会を振り返っての反省点
成功したポイントも失敗したポイントも共有すれば、良い点は模倣し改善点は対策できます。スケジュールに余裕が生まれ、コア業務に時間をかけられるようになります。
感想をヒアリング
講演会開催後は、ぜひ聴講者にアンケートを取りましょう。ポジティブな意見もネガティブな意見もすべてヒアリングできれば、次回の講師やテーマ選定の参考になります。
ここでは、基本的なアンケートの例を紹介します。
問1：今回の講演会の全体的な内容について、御満足いただけましたか？
満足 / やや満足 / どちらでもない / やや不満 / 不満
問2：以下の項目について、ご感想をお聞かせください。
【プレゼンテーションのわかりやすさ】
とても分かりやすかった / 分かりやすかった / どちらでもない / 一部、分かりづらかった / とても分かりづらかった
【全体の時間の長さ】
ちょうどよかった / 概ねよかった / ペースが早すぎた / ペースが遅すぎた
【会場のレイアウト】
満足 / やや満足 / どちらでもない / やや不満 / 不満
問3：問1~問2で回答いただいた内容について、具体的な理由があればぜひこちらでお聞かせください。
※自由記述
問4：次回の講演にもご参加いただける予定ですか？
参加したい / どちらでもない（検討中） / 内容によっては参加したい / 参加予定なし
問5：その他、要望があれば具体的にお聞かせください
※自由記述
ご協力、誠にありがとうございました。
講演サーチでは、ダウンロードして改変できるようにアンケート例を作成しました。
ぜひお気軽にご活用ください。
アンケート項目は多すぎず少なすぎない程度にしましょう。あまり多すぎると面倒に感じられてしまいますし、少なすぎると改善点を把握しにくくなります。
自由記述欄が多いのも面倒に感じられる要因です。選択式の項目も含めながら、アンケートを作りましょう。
開催後の変化を確認
可能なら、開催後に聴講者がどのように変化したかチェックしてみてください。気持ちや行動の変化が目に見えてあらわれるかもしれません。
パッと見で大きな変化がなくても、聴講者の上司にヒアリングしたら変化を感じている可能性もあります。アンケートだけでは確認できない効果測定ができるため、ぜひトライしてみてくださいね。
次につながる講演会を実現
講演会担当者として、長い期間おつかれさまでした！
講演会は「企画」「講演依頼」「準備」「当日」「その後」と複数の工程を経てようやく実現できるものです。
大変だったことや良かったことはぜひ組織内でシェアしましょう。大変すぎた…!と感じていたら、講演サーチのような講師派遣会社に依頼すると時間や手間を削減できますよ。
ぜひお気軽に無料相談をご利用ください。
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