この記事ではセミナー後に懇親会を開くべきか迷っている方に向けて、開催して得られるメリットや、多くの方に参加してもらうためのポイントなどを解説しています。懇親会は交流を図る場ですが、ただ親睦を深めるだけが目的ではありません。
懇親会を開く目的や得られるメリットを正しく把握して、実りのある機会にしましょう。

・懇親会って打ち上げみたいなもので開く意味がわからない
・懇親会を開いても人が集まるか不安

そのような疑問や不安を抱いている方はぜひご覧ください。

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セミナー後の懇親会は開くべき？開催のメリットと具体的な準備をわかりやすく解説

セミナーの後には懇親会を開こう！

懇親会は参加者との交流を図るために開かれるセミナー後のイベントです。

セミナー後の懇親会は目的を明確にして開催すれば、参加者の満足度向上が期待できるイベントです。

参加者の満足度向上ができれば、以下のような効果を得られるでしょう。

・・次回以降のセミナーやイベントに参加してもらいやすくなる
・口コミなどが広がり企業の認知度やブランドイメージが向上する

懇親会を単なる「セミナー後の打ち上げ」と思っていると、参加者との関係づくりの機会を逃してしまうかもしれません。大切なビジネスチャンスだと捉えて、企画の段階からつくり込むことをおすすめします。

　

懇親会を開くメリット

懇親会は参加者と交流を図るイベントですが、実際に開催するとどんなメリットを得られるのか気になりますよね。
懇親会を開くメリットは主催者だけでなく参加者にもあります。

主催者と参加者のそれぞれの視点からどのようなメリットがあるのかをみていきましょう。

主催者側のメリット

懇親会を開くのは時間もコストもかかるものです。主催者からすると、「セミナー準備でも大変なのに懇親会が本当に必要なの？」と思いますよね。
ここでは、主催者側における懇親会開催のメリットをお伝えします。

商材をアピールできる

懇親会ではセミナーよりも参加者と近い距離で交流を図れるため、自社製品やサービス、商材などをアピールしやすいメリットがあります。

もともとセミナーや懇親会に参加している方は、自社製品や商材に関心を持っている場合が多いです。そのため会話をしつつ自社製品や商材を自然にアピールできたり、使用経験のある方がいれば感想を聞けたりするでしょう。

セミナーの内容の補足説明ができる

参加者との交流を通じて、セミナーで取り扱った内容の補足説明が行えることもメリットの1つです。
セミナーは時間が限られているため、参加者に伝えきれなかった情報もあるでしょう。懇親会はセミナーでは伝えきれなかった情報や補足説明する機会になります。

良質な情報を提供して参加者の満足度を向上できれば、次回以降のセミナーや懇親会に参加してもらえる可能性が高まるでしょう。

フィードバックを得られる

懇親会で参加者と交流をするなかで、セミナーの率直な感想や要望などのフィードバックを新たに得ることもできます。
セミナーでもアンケートを行い感想や要望を集められますが、懇親会では直接参加者の声を聞けるため質の高いフィードバックを得られるでしょう。

集めた意見や要望は今後のセミナーや懇親会での改善に役立つ貴重な情報です。参加者と交流する際は会話を通してセミナーの感想や要望などを収集しましょう。

　

参加者のメリット

懇親会に参加するメリットを把握しておけば、参加者が何を期待して参加しているのか、どんなニーズをもっているのかを知ることができます。参加者のニーズを考慮して企画をつくることで、満足度の高い懇親会を開催できるでしょう。
懇親会の開催を検討している方は、これから紹介するメリットを参加者に提供できるような企画づくりを意識してみてくださいね。

講師と直接交流を図れる

参加者が懇親会に参加する理由には、講師と直接会話ができることが挙げられます。

参加者のなかには、セミナーの質疑応答の時間に質問したくてもできない方は案外多くいるものです。セミナーでは質問できなくても、懇親会のようなカジュアルで話しやすい場を用意すると、気軽に講師と交流ができるようになり、参加者にとって有意義な時間を提供できます。

人的なネットワークを広げられる

セミナーや懇親会に参加する理由の1つとして、人脈を広げてビジネスチャンスを獲得することを目的としている方も多くいます。

懇親会には主催者や講師をはじめ、業界の違う多くの方が集まります。さまざまな背景を持つ方達と交流できる懇親会の場は、人脈やビジネスの機会をつくりたいと考えている方にとって最適な環境といえるでしょう。
多くの方と交流を図りたい参加者のニーズを満たせるように、歓談や自由時間を多めに取るなどの工夫をしてみてください。

懇親会を開催するまでの7つのステップ

参加者の満足度が高い懇親会にするためには、緻密な計画を立てる必要があります。ここでは懇親会を開催するまでの7つのステップを紹介しています。これを参考に準備を進めることで、質の高い懇親会を開催できるでしょう。

「懇親会を開催したことがなくて不安」「懇親会を成功させたい」と思う方は、これから紹介する手順を参考に準備を進めてみてくださいね。

①目的の設定

まず懇親会の企画を考える前に目的を設定しましょう。達成したい目的によって、プログラムや企画の方向性は変わります。

例えば懇親会を開く目的として、「参加者同士で交流を活発にしたい」「多くの参加者に参加してもらいたい」の2つがあるとしましょう。
参加者同士で交流を活発にしたい場合には、懇親会でフリータイムなどの時間を設けます。
多くの参加者に参加してもらいたい場合には、参加特典や興味を引けるようなイベントを用意するとよいですね。

このように、目的によって企画の方向性は異なります。セミナーのテーマやターゲット層に合わせた目的を設定して企画やプログラムを作成すれば、参加者にとって満足度の高い懇親会を開催できますよ。
懇親会の目的や企画を詰める際には、参加者にどのような体験をしてもらいたいかを第一に考えて準備を進めることが大切です。

②会場選び

懇親会は会場選びが重要です。セミナー会場と懇親会の会場が離れていると、移動を億劫に感じる方が出てしまい、参加を見送られることもあります。

懇親会の会場を選ぶ際には移動する手間がないように、セミナーと同じ場所またはセミナーと同じ建物の別室がおすすめです。もしもセミナー会場や会議室での開催が難しい場合には、会場の近場にあるホテルやレストランなどを探してみましょう。
このときに候補を第3希望まで決めておくと、予約ができなかった場合に慌てずに済むのでおすすめです。

③予算を決める

懇親会会場の場所に見当をつけられたら次は予算を決めます。

・会場を予約するのにかかる費用
・懇親会で用意する飲食費
・その他、備品などにかかる経費

これらを計算し予算を把握しておくとよいでしょう。
早い段階から予算を決めることで、懇親会の規模感が定まったり無駄な出費を抑えられたりするメリットがあります。

④懇親会のプログラムや台本を作成する

懇親会を有意義なものにするためにはプログラムを考えておくことが大切です。もしもプログラムを用意せずに懇親会に臨んだ場合、ただ会話を楽しむだけの会になって持ち帰るものが少なくなってしまうかもしれません。
メリハリのある懇親会を開催したいのであれば、プログラムはしっかりとつくり込んでおきましょう。

懇親会でのプログラムは

・開会の挨拶
・代表者の挨拶
・乾杯の挨拶
・食事や歓談
・簡単なレクリエーション
・閉会の挨拶

などを含めるのが一般的です。

プログラムを考える際には、①で紹介した懇親会の目的を意識してつくってみてください。目的に合わせてプログラムを考えれば、一貫性が生まれて参加者が満足してくれる懇親会を開くことができるでしょう。

懇親会でも司会者が必要になるケースがあるため、必要に応じて進行台本やタイムスケジュール、開会の挨拶や閉会の挨拶を誰がするのかといった内容を決めておくと安心ですね。

⑤飲食の手配

懇親会の会場が確保できた段階で、飲食の手配を行います。用意する飲食の内容は会場によって変わるので、予約した会場に合わせて食事の手配をします。

例えば、

・予約した会場がホテルやレストランなどの場合・・コース料理を手配
・セミナー会場や会議室の場合・・ケータリングやフードデリバリーを手配

といった選択肢があります。

規模感や参加者の属性、開催目的によって、さまざまな開催形態から最適なものを選ぶことをおすすめします。

⑥懇親会での参加費用の検討

会場の予約と飲食の手配が済んだら、懇親会の参加費を検討します。通常、懇親会に参加する方から参加費を集金します。
参加費の相場は3000〜5000円が一般的です。懇親会の参加費の設定に迷った際には参考にしてみてください。

参加費を考えると同時に、集金方法も考えておくとよいでしょう。懇親会の参加費をセミナーの料金と一緒に振り込んでもらうようにすれば、スムーズに集金できるためおすすめです。
当日集金する場合は、講師ではなく主催者側のスタッフが集金するような配慮が必要です。講師へのイメージがマイナスにならないように、お金の扱い方には注意を払う必要があります。

⑦当日準備と運営の確認

最後の仕上げとして会場の設営や懇親会のリハーサルを行いましょう。当日準備にはテーブルや椅子の配置、受付の設置、マイクやプロジェクターなどの備品のチェックを行います。

懇親会でスムーズな進行をするために、事前にリハーサルを行い誰が挨拶をするのかなどの最終確認をしましょう。

　

懇親会を活発にするためのポイント

せっかく懇親会を開いたのなら、参加してくれた人達には積極的に交流してもらいたいですよね。そのためには参加者同士の交流を活発にさせるための工夫が必要です。
懇親会での交流を活発にさせたいと思った場合には、これからお伝えする内容を参考にしてみてください。

会場のレイアウトを工夫する

懇親会を盛り上げるためには、会場のレイアウトに工夫をしましょう。懇親会は立食形式で行うケースが多くあります。

立食形式でも交流を図れるように

・料理は会場の中心に配置する
・食事をするテーブルは参加者が移動しやすいように配置する
・椅子は会場の壁際に配置して参加者の導線を滞らせないようにする

など会場のレイアウトを工夫すれば、参加者同士の交流を促すことができます。

レストランなどでは難しい手法ですが、セミナー会場や会議室、ホテルであれば会場のレイアウトを主催者が変えられるため試してみてくださいね。

アイスブレイクの時間を設ける

懇親会はフリータイムで参加者が自主的に交流をしてもらうのが一般的です。しかし、懇親会の開始直後は参加者も緊張して、交流が活発化するまでは時間がかかる場合があるでしょう。

そのようなときは、懇親会のはじめにアイスブレイクの時間を設けることをおすすめしています。
具体的には以下のとおりです。

・自己紹介タイムを設ける
・名刺交換の時間をつくる
・クイズやビンゴなどの簡単なレクリエーションを用意しておく

参加者の緊張をほぐせるようなプログラムを考えておくと、懇親会で交流を活発にできますよ。

懇親会へ参加するにあたってよくある質問

懇親会を開催するにあたって参加者が疑問に思いやすいポイントを解説していきます。
告知をする際に、参加者が疑問に感じやすい項目について告知し、疑問を払拭しておけば懇親会の参加に対するハードルを下げる効果も期待できるでしょう。

　

まとめ

懇親会はしっかりと目的を持って開催すれば、主催者や参加者それぞれにメリットがあるイベントとなるでしょう。多くの方に参加してもらうためにも、参加者のニーズを満たせるプログラムや企画を考え、セミナー会場から移動しやすい場所を選ぶなどの工夫をして、魅力あるイベントを実現しましょう。

講演会やセミナー、研修会の開催をお考えの方はぜひ講演サーチにご相談ください。懇親会開催についてのご相談や講師のスケジュール調整のご相談も承りますので、まずはお気軽に無料相談フォームをご活用いただければ幸いです。