電話で講演依頼をしてもOK？失礼のないかけ方とスムーズにするポイント4選
講師依頼は、メールや書状でするのが一般的ですが、電話で講演依頼をしてもよいのでしょうか？
本記事では、失礼のない電話のかけ方や電話での講演依頼のポイントをご紹介しています。
講演サーチは講師と主催者さまの橋渡し役として、面倒な講師への連絡や適切な講演テーマのご提案などを承っています。講演会や研修会の開催をお考えの方は、お気軽に無料相談フォームよりお問い合わせください。
電話で講演依頼をしてもOK？失礼のないかけ方とスムーズにするポイント4選
目次
講演依頼はメールや書状でするのが基本
講演会などを開催する際、講師をお呼びする場合は講師に依頼をしなければなりません。
依頼方法は主に3つあります。
1.講師に直接依頼
2.講師の知人からの紹介
3.講師派遣会社の利用
上記3つの方法がありますが、電話などの口頭で依頼するわけではありません。メールや書状のように形に残るもので依頼するのが基本です。
講師は忙しい方も多いため、メールなどの講師のタイミングで見てもらえるもののほうが印象もよくなるでしょう。
また、口頭で伝えると日時や場所の聞き間違いが発生する恐れもあります。
そういったすれ違いを少なくするためにも、メールなどにしたほうが安心です。講演依頼の際はメールや書状が基本であることは覚えておきましょう。
電話で講演依頼するのはOK？
電話での講演依頼は絶対にNGなわけではありません。
メールや書状で依頼するのが基本ですが、以下のようなケースでは電話で依頼する場合もあります。
・イレギュラーな場合
・急ぎの場合
・事前に内諾済みの場合
こういったケースの場合は電話で依頼をするほうがスムーズで安心です。
電話で依頼する場合は電話だけで終わらせず、メールなどで決定事項を共有しておくとお互いに安心できますよ。
また、電話での依頼は基本的にはNGとされているため、電話をかける際にはお詫びの言葉や相手に配慮した話し方をするよう注意しましょう。
【例文あり】電話で内諾を得たときはメールを送っておこう
電話で依頼をして内諾を得た場合は、その後メールで決定事項などを共有しておくとすれ違いをなくすことができ、お互いに安心ですね。
一度内容を説明したうえで内諾を得ているため、細かな説明は必要ありません。日時などの内容を簡単にまとめ、メールで送ります。
実際にどのような文面が最適か、文面例をご紹介します。
件名：【令和〇年〇月〇日】講演依頼のご確認（主催者名）
本文：
（講師氏名）様
前略
先ほどはお電話にて失礼いたしました。
また、急な依頼にもかかわらず、ご快諾を賜り厚く御礼申し上げます。
お電話でもお伝えさせていただきましたが、依頼内容を再度送らせていただきます。
お忙しいところ恐縮ですが、今一度ご確認くださいますようお願い申し上げます。
草々
・日 時 令和〇年〇月〇日（曜日） 〇時から〇時まで
・会 場 ✕✕ホール 1階 （住所）
・講演テーマ △△について
・参 加 人 数 100名
・謝 礼 ～円（交通費別）
電話で講演依頼をするポイント4選
電話での依頼は通常であればNGですが、電話で依頼をしなければならないこともあるでしょう。その場合、電話のかけ方を知らないと「失礼な人だ」と思われ、依頼を引き受けてもらえなくなるかもしれません。
全部で4つのポイントがありますが、どれも良い印象を与えるために必要なため押さえておきたいですね。
①本題に入る前に丁寧に名乗り、相手に時間があるか確認しよう
急ぎの場合は本題にすぐ入りたくなるかもしれませんが、それでは良い印象を与えることはできません。
誰からの電話か分からないと不信感を与えてしまいますよね。
まずは、相手に自分の組織名や氏名を名乗り、相手に時間があるかを確認してください。
「お忙しいところ申し訳ありません」などのお詫びの言葉を添えると、丁寧な印象になります。
電話は一方的に相手の時間を拘束する性質があるため、時間があるかどうかの確認は欠かせません。相手に時間がないにもかかわらず、話し続けてしまうと自分勝手な印象を与えます。
電話だからこそ、最初の言葉や相手への配慮を忘れないように心がけましょう。
②やわらかい印象を持たれる声を心がけ、丁寧に依頼しよう
講演依頼のために電話をかける際は、やわらかい印象を持たれる声を心がけ、丁寧に依頼することが大切です。
電話では相手の表情を見ることができないため、声色や言葉遣いで印象が変わります。
声色が低いと冷たく暗く感じられます。声色を上げて話すようにすると、やわらかく好印象を与えることができます。
声色を上げるポイントは、口角を上げて笑顔のような表情で話すことです。
“笑声（えごえ）”とも言いますが、笑顔だと自然と声が明るくなり、良い印象を与えられますよ。
仏頂面のままだと、そのまま冷たく暗い声になるため、表情から意識するのが大切です。
笑声（えごえ）とは
笑声（えごえ）は、話し手の笑顔がイメージできる声です。この声で話すと、聞き手の好感度は上がりやすいといわれています。引用：電話代行ビジネスインフォメーション「電話対応は「笑声」で決まる！第一印象を良くする声の出し方」
③依頼（お金を支払う）する立場でも上から目線にならないようにしよう
講師に依頼する場合、主催者はお金を払う立場です。そのため、上から目線で威圧的な話し方になってしまう可能性がありますが、それは印象がよくありません。
電話で依頼をしている本人にそのつもりがなくても「～してください」など、指示や命令のようにとられてしまう言い方には注意が必要です。
あくまでも主催者は“お願いする立場”であることを忘れず、言葉遣いには気をつけましょう。
「～していただけますか」や「～でお願いできますか」などの“お願いベース”で依頼をすると、上から目線にならず印象もよくなりますよ。
④印象を悪くしないように“クッション言葉”を使おう
講演依頼の電話ではお願いベースで話す意識が欠かせません。さらに、クッション言葉も忘れないようにしましょう。
お願いする場合には「お手数ですが」や「恐れ入りますが」などを付け加えると、相手に配慮しているような印象になります。
また、依頼に対して講師から受けた提案に対応できない場合、断り方も丁寧にしましょう。「できません」と事実のみ伝えて断ると言葉が強くなり悪い印象を与えかねません。
断らざるを得ない場合も「せっかくいただいたご要望ですが」「ご期待に添えず申し訳ありませんが」などを付け加えると、相手への配慮を示せます。
「お願い」や「断り」には、クッション言葉を一言添えることで受け入れてもらいやすくなり、相手に与える印象をガラッと変えてくれますよ。
講師に電話で依頼するよりも講師派遣会社に電話で相談しよう
講師への電話依頼は基本はNGですが、場合によっては電話で依頼しなければならないこともあります。しかし、電話依頼をする時点でマイナスな印象を与えかねず、電話のかけ方にも注意しなければならないことが多いです。
そのため、電話で依頼をしたいときは、アクトパートナーズの講演サーチのような講師派遣会社に相談するのがおすすめです。
講演サーチは、多数の講師の中から最適な講師を選び、ご提案します。組織の悩みがある方はぜひ無料相談フォームよりお聞かせください。
もちろん、営業時間内ならいつでも電話相談が可能なため、お急ぎの場合は電話でお問い合わせください。
「電話依頼で悪い印象を与えたくない」「講師へ直接連絡を取るのは面倒」という方は、ぜひ一度講演サーチにご相談ください。
成功する講演会を実現しませんか？
まとめ
講演依頼を電話でする場合の注意点をご紹介しました。講演依頼はメールや書状でするのが基本ですが、電話が絶対にダメなわけではありません。
しかし電話での依頼はあまり印象がよくないため、急ぎの場合やイレギュラーな場合を除いて、メールなどで依頼をするようにしましょう。
もし、電話で依頼をする場合は、ご紹介した注意点に気をつけ、失礼のないよう丁寧な言葉遣いを心がけてください。
電話依頼をしなければならないが不安な方は、講師派遣会社に相談すると安心ですよ。
