初めてのオンライン講演会を開催する方におすすめです。オンライン講演会で必要な準備ややり方を講演依頼、講師派遣のプロが徹底解説。
本記事では、初めてでもスムーズに準備できるオンライン講演会のやり方【8ステップ】をステップごとにご紹介しています。

初めてのオンライン講演会は不安が多いですよね。さまざまな準備や配慮が必要になるオンライン講演会をよりよくするために、講演サーチと一緒に講演会の準備を進めませんか？
ご相談はいつでも承っています。

初めてのオンライン講演会を成功に導くポイント5選！やり方【8ステップ】を講演依頼のプロが徹底解説

オンライン講演会とは？

オンライン講演会は、ZOOMなどのオンライン配信ツールを用いて実施される講演会のことです。

オンライン講演会には、社内向けと外部向けの2つがありそれぞれ対象者が異なります。
社内向けの講演会は、社員に向けた講演会であり、研修や新サービスの説明会、役員挨拶などが行われます。

対して外部向けの講演会は、企業や個人など社外の人々が対象です。
自社の製品を紹介したり、サービスの案内したりして、新規顧客の開拓や関係強化を期待できます。
　

初めてでも安心！オンライン講演会のやり方【8ステップ】

初めてのオンライン講演会に漠然とした不安を抱えていませんか？

「何から始めてよいのか、やり方も分からない」と思っている方も多いでしょう。

一般的には、以下のステップに従ってオンライン講演会の準備を進めます。

ステップ1：目的、概要の決定
ステップ2：講師の選定
ステップ3：配信方法の決定
ステップ4：配信場所と配信機材の手配
ステップ5：当日の資料作成
ステップ6：集客をする
ステップ7：聴講者へ参加URLなどを通知
ステップ8：開催前のリハーサル、配信環境チェック

初めてのオンライン講演会に臨む方でも安心できるように、やり方を順番に見ていきましょう。

ステップ1：目的、概要の決定

まずはオンライン講演会の目的や概要の決定をしましょう。

目的や概要が決まっていないと、軸がぶれてしまう可能性があります。軸がぶれてしまうと、参加者に何も伝わらない講演会になってしまいますね。

何を話し最終着地をどこにするのか、ターゲットは誰なのかを明確に決めることが大切です。これから決めなくてはならない講師の選定や配信方法も決めやすくなりますよ。

ステップ2：講師の選定

目的や概要を決めたあとは、講話を依頼する講師の選定を行います。
社内の人か外部講師に依頼をしますが、講演会の内容に合わせて適切な選定をしなくてはなりません。

外部講師に依頼する場合は、予算やオンライン講演会の目的やテーマに合わせての選定が大切です。

適切な外部講師が見つからなかったり、どの講師に講演依頼すべきか迷ったりした場合は、講師派遣サービスを利用がおすすめです。
講師派遣サービスについてはこちらで詳しくご紹介しています。

登録講師の中から予算や内容に合わせて適切な講師を選定してくれる講師派遣サービスなら、講師探しの手間なくぴったりの講師に出会えるはずです。
おすすめの講師派遣サービスを知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

ステップ3：配信方法の決定

オンライン講演会の配信方法には、

・ライブ配信
・オンデマンド配信

の2通りがあります。

オンライン講演会の内容に合わせて、どちらで配信するのかを選択すると良いですね。

ライブ配信では、リアルタイムで聴講者の反応を見ることができます。
ただし、受講者は参加するにあたってスケジュール調整をしなければなりません。さらに、機材やインターネット回線のトラブルが起きると対応できない可能性があります。
デメリットはありますが、配信しながら臨機応変に対応ができ、聴講者の疑問をすぐに解決できるためメリットは大きい配信方法ですね。

オンデマンド配信は、録画動画を編集後に配信ができ、聴講者も好きな時間に視聴できます。
ライブ配信と違って疑問点をすぐに解消できないデメリットはありますが、聴講者が好きな時間に何度でも視聴できるメリットは大きいですね。
講演会の様子を録画して配布する際は、事前に講師の許可を取りましょう。著作権侵害をしないように細心の注意を払うことが重要です。

配信方法の選定とともに、配信ツールの選定も行います。昨今はZOOMなどのさまざまなオンライン配信ツールがあるため、目的に合わせてツールを選びましょう。

ステップ4：配信場所と配信機材の手配

どこで配信するのかはオンライン講演会の印象を左右したり、聴講者の集中力に影響したりするため、事前にしっかりと選定して準備しましょう。

背景に窓があると、外の景色に気を取られて集中しにくい場合や逆光で講師の表情が見えない場合があります。また、オンライン講演会の配信をカジュアルな雰囲気の部屋で行うか、ビジネスライクなシンプルな部屋で行うかによって、聴講者の心構えなどが変わります。どのような気持ちで臨んでほしいか考えながらの慎重な場所選びが重要ですね。

自社には適切な場所がないときは、貸し会議室やステージをレンタルするのがおすすめです。レンタルする際は、事前に予約や機材のレンタル手続きといった事務処理が必要なので早めに準備しましょう。
自社で行う場合は、周辺の景色や音が入ってしまわないか事前に確認しておきます。

場所の準備だけでなく、機材の準備も欠かせません。講師用のマイクやカメラ、司会用のカメラ、資料投影用のPCやプロジェクター、配信トラブルが起きたとき用の代替機など、さまざまな機材が必要になりますね。
どの機材をどこから調達するのかも決めなくてはなりません。

機材だけでなく、インターネット環境が安定しているかもとても大事です。
せっかく撮影ができてもインターネット環境が悪いと、聴講者にストレスを与えてしまいます。

機材やインターネット環境は、オンライン講演会の質を確保するために必要不可欠です。選定や確認を怠らないように注意深く対応すると安心できますよ。

ステップ5：当日の資料作成

オンライン講演会の当日、聴講者に見せる資料の作成は重要です。
研修や勉強会を目的とした講演会の場合、講師が話をするだけでは注視すべき場所がないために目をそらしやすく、聴講者の集中が途切れやすくなります。

聴講者の集中力を保つためにも、資料の作成はとても重要です。
資料は対面の講演会と同じように、パワーポイントでの作成するのが一般的ですが、文字ばかりにならないよう、イラストや写真も入れるととても見やすくなりますよ。

対面の講演会と違う点は、資料のデータ容量への注意です。

オンライン講演会では、資料データの読み込みと録画データの配信といった複数のデータ通信が同時に行われます。そのため、資料のデータが大きいと通信速度や資料の読み込み時間へ影響を及ぼす可能性があるのです。
スムーズに資料が表示されず講演がストップしたり、通信速度が遅くなって配信が途切れ途切れになったりする配信トラブルは、聴講者の満足度を下げかねません。

イラストや写真のサイズを小さくしたり、動きのある効果を少なくしたりすると容量が小さくなります。
データ容量に気をつけながら、見やすくて分かりやすい資料を作成してみてくださいね。

作成した資料はダウンロードできる形で配布するのも親切です。

ステップ6：集客をする

オンライン講演会でも、集客はとても大切です。社内の人だけで講演会を行う場合は、お知らせを配布するかメールで連絡するだけで済むためとても簡単です。

しかし外部向けの場合は、「この日時でこのテーマでオンライン講演会を開催する」と外部に発信、周知していかなくてはなりません。
公式ホームページだけでなく、Web広告やSNSでも発信していくと集客に効果的です。

広告やチラシの作成は講演サーチのような外部サービスに依頼すると良いでしょう。

オンライン講演会への参加申し込みフォームを作成して、気軽に参加希望が出せるように工夫することも大切です。
参加申し込みのフォームは、入力する項目を必要最低限にして「面倒だ」と感じさせないようハードルを下げることをおすすめします。

ステップ7：聴講者へ参加URLなどを通知

オンライン講演会が近づいてきたら、聴講者へ日時や参加URL、配信ツールのお知らせや注意事項などを通知します。
メールで通知するのが一般的です。
開催の規模にもよりますが、公式ホームページや配信ツールにも通知しておくと見落とす心配がありません。

また、通知と一緒に配信ツールの使い方がわかるマニュアルを添付して送信すると、聴講者も安心できますね。

ステップ8：開催前のリハーサル、配信環境チェック

開催が近づいてきたら、リハーサルと配信環境チェックを行います。

開催前のリハーサルは、本番と同じ流れで行ってみてください。
同じ流れで行うことで、話すスピードや画面の見え方を改めて確認ができます。
さらに、配信環境のチェックも合わせて行っていきます。

リハーサルや配信環境のチェックは、数日から1週間ほど前に行うと安心です。
もし前日に行ってトラブルが発生したり、改善が必要になったりすると、開催日直前に対処に追われてしまい、最悪の場合は改善ができません。
1週間から数日前に一度行い、前日には再度チェックできるくらいの余裕を持つよう心がけましょう。
　

初めてのオンライン講演会を成功に導くポイント5選

初めてのオンライン講演会で、緊張や不安を感じてはいませんか？
初めてではなくとも、どれだけ準備期間を設けても「成功できるか」と心配や不安を抱くのは自然なことです。

初めてのオンライン講演会を成功に導くためには、以下の5つのポイントを押さえましょう。

ポイント1：配信ツールを選ぶ際は、活用シーンを想定して選ぶ
ポイント2：スタッフのサポート体制を整える
ポイント3：聴講者には事前にツールの使用方法マニュアルを共有しておく
ポイント4：事前・事後アンケートを実施する
ポイント5：録画配信の際は著作権に注意

ポイント1：配信ツールを選ぶ際は、活用シーンを想定して選ぶ

配信ツールは、ZOOMやGoogleMeetなどが有名ですが、現在では多種多様な配信ツールが利用できるようになりました。
無料のものから有料のものまで、幅広く選択が可能です。

オンライン講演会の規模や内容を踏まえ、適切な配信ツールを選ぶことが大切です。

ポイント2：スタッフのサポート体制を整える

オンライン講演会では、対面の講演会同様にサポートをするスタッフの存在が欠かせません。
例えば、音声管理や聴講者管理をする“ホスト役”や、聴講者からのチャットに対応する講師の“補佐役”、聴講者をチャットでサポートする“サポート役”が必要になります。
最低でもこの3役が揃っていると講演会当日も安心して配信ができますし、講師の方も集中して講話を行うことができますね。

ポイント3：聴講者には事前にツールの使用方法マニュアルを共有しておく

聴講者には、事前に配信ツールの使用方法を共有しておくことも忘れないでください。
配信ツールの使用方法マニュアルは、参加URLなどの通知と一緒に添付して共有しておくと良いですね。
早めに共有しておくことで、聴講者も安心して当日を迎えることができます。

また、当日も講演開始前に簡単に案内があるとより安心です。

ポイント4：事前・事後アンケートを実施する

配信ツールにはアンケート機能がついているものもあります。
事前にアンケートを実施すれば、聴講者がこの講演会に何を求めているのかを知ることができ、講演会に反映させることも可能です。

また、事後のアンケートではオンライン講演会への評価を知ることができます。
聴講者の満足度や理解度を知ることで、次の講演会に役立ててより良いものにできます。

ポイント5：録画配信の際は著作権に注意

オンライン講演会を録画配信する際は、著作権に注意が必要です。
講演会での講話は講師の著作物になるのをご存じですか。

録画をする際には講師に許可をとらなくてはなりません。
また、録画や配信の許可だけでなく、公開期間や視聴人数なども講師とのすり合わせが必要です。

無断で配信をしたことにより、損害賠償を請求されたケースもあります。
著作権に注意し、お互いに気持ちのよい講演会にしたいですね。

オンライン講演会のやり方は意外と大変！初めてのオンライン講演会なら外部に依頼するのも一手

オンライン講演会のやり方やポイントについてご紹介してきました。オンライン講演会を実施するにはさまざまな準備や配慮が必要になり、多くの時間を費やします。
「なかなか自社の力だけでは難しい」と感じている方もいるでしょう。

そんなときは、講演サーチを頼ってください。講演サーチは、講師派遣サービスをメインに講演会のサポートまでトータルサポートしています。
多くの講演会を見てきたスタッフが、良い講演会となるよう準備から当日までお助けします。もちろんオンライン講演会にも対応しています。

自社だけでは難しいことを一緒に解決し、講演会を成功させましょう。

無料相談も承っていますので、ぜひお気軽にご相談ください。