【例文あり】講師派遣の依頼文の書き方は？所属長宛ての依頼書のテンプレートを紹介
所属長宛てに郵送やメールで依頼文を送りますが、どのような文面で送ればよいでしょうか？
本記事では所属長宛ての依頼文テンプレートを紹介するとともに、基本的な依頼文の書き方も紹介しています。
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【例文あり】講師派遣の依頼文の書き方は？所属長宛ての依頼書のテンプレートを紹介
目次
依頼文の役割
講演会やセミナーなどを実施して講話をしていただく場合、まずは講演してくれる講師に登壇依頼をして承諾してもらう必要があります。出講を依頼したい講師を見つけた際は、まずは手紙やメールなどで依頼しましょう。
手紙やメールによる登壇依頼文面が「依頼文」と呼ばれるものです。
しかし相手の立場で文面を作成しなければ、必要以上にやり取りが発生したり、講師から断られやすくなったりするので注意しましょう。
講師からすると、講演会やセミナーが「いつ」「どこで」開催されるかが分からないと、出講できるかどうか検討できませんよね。そのように、講師やその所属長が出講可否を判断しやすいような配慮が必要です。
依頼文には、講演会の日時や場所の他に、内容や目的、謝礼などの情報も不足がないよう簡潔に書きましょう。
依頼文の送り先は、フリーで活躍されている講師などであれば本人宛てに送りますが、組織に所属している場合は所属長宛てに送ります。
組織はチームで動いているため、本人だけでなく所属長も講演会のことを知らないとスケジュール調整などができませんね。
講師を指名して依頼する場合も、指名せずに依頼する場合も必ず所属長宛てに依頼をし、所属先に迷惑がかからないよう配慮が必要です。
所属長宛：講師派遣の依頼文テンプレート
所属長宛てに講師派遣の依頼をする場合は、講師本人に依頼するときと若干文面が異なります。
しかし、大きく異なるわけではありません。宛先・依頼文・日時や場所などの詳細を書きましょう。
テンプレートを参考に、実際に依頼文を書いてみましょう。
【所属長宛て依頼文例】
講師本人ではなく講師の所属長宛てに依頼文を送る際は、以下のテンプレートをご活用ください。
令和〇年〇月〇日
△△課
（所属長の氏名）様
✕✕会 会長（氏名）
件名：〇〇セミナーの講師依頼について
〇〇の候、（所属長氏名）様におかれましてはますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
日頃は✕✕について、ご理解とご協力を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、標記の〇〇セミナーを下記のとおり計画しております。△△についての知識向上や意識向上が目的です。
つきましては、貴課所属の（講師）様に講師としてぜひ講話いただきたく存じます。
お忙しいところ恐れ入りますが、講師派遣についてご検討いただけると幸いです。
記
日時：令和〇年〇月〇日（曜日）
午後〇時〇分から〇時〇分まで
場所：〇〇会館 Ａホール
〇〇市〇〇123-456
参加予定人数：〇〇名
講話内容：△△について
目的：△△についての知識向上と意識向上
連絡先：✕✕会 氏名
住所：
話番号：
講師への依頼文の送り方は？
講師へ依頼文を送るときは、一般的に郵送もしくはメールで送ります。どちらの送り方でも相手に失礼のないよう注意しましょう。
それぞれ利点や注意点があるため知っておくと選びやすいですよ。
郵送する
近年は手紙を出すことも減ったかと思いますが、郵送のほうが見てもらえる可能性は高いです。特に手書きの手紙は、真剣な思いや熱意が伝わりやすいのが利点です。
送り先の住所などは所属先のホームページなどから知ることができるでしょう。
ただし、郵送する場合は宛先によって到着までに日数がかかる可能性があります。組織が長期休みの時期は郵便を確認してもらえるまでに時間がかかるため、余裕をもって送ることが大切です。
メールする
メールで依頼すれば、郵送の手間や料金がかかりません。また、送ればすぐに届く点も利点です。
ただし、他のメールに埋もれてしまって確認してもらえない可能性もあるでしょう。埋もれないためには、件名の書き方に注視して目を引くような文章にすると効果的です。
すぐに送れるメールであっても、長期休みの時期は確認までに時間がかかる可能性があるため、余裕をもって早めに連絡することをおすすめします。
依頼文の基本的な書き方
依頼文には基本的な書き方があり、入れなくてはならない項目があります。
・宛先と送り主
・挨拶（季節の挨拶や拝啓など）
・タイトル（何についての連絡なのか）
・内容（用件やテーマ・講演会などの具体的な内容）
・目的（会の目的や講話によって得たい成果）
・回答期日（いつまでに返事がほしいのか）
・連絡先（問い合わせ先）
上記の項目のなかでも「内容」や「目的」は特に重要です。「講演会の開催理由・得たい成果」や「いつ、どこで開催するのか」などは依頼文には欠かせません。日時や場所などの具体的な内容は、文章にすると分かりにくくなってしまいます。
分かりやすく箇条書きにして、簡潔に伝えるようにしてください。
内容で伝えるべきことは以下のとおりです。
・日時（曜日まで書くこと）
・場所（会場の名前と住所）
・参加予定人数
・講話していただく内容（何について話してほしいのか）
・目的（講演会などでどういった成果を得たいのか）
上記のなかに「謝礼」のことも記載しても良いですが、相談のうえ決めたい場合はその旨を記載もしくはお伺いするような文面にするとよいですね。
文末に回答期日を記載しておくと認識のズレがなくなり、その後の準備も滞りなく進みやすくなります。
ただし、回答期日まで日数が短いとスケジュール調整などが難しく、相手に迷惑がかかってしまいます。余裕をもって2週間ほど先の日にちを回答期日にしておくと安心です。
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講演会などで講師を呼びたい場合は、依頼をしなければなりません。
しかし、依頼をするとなると「失礼がないか」や「引き受けてもらえるだろうか」など、さまざまな不安があるでしょう。
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まとめ
今回は、講師派遣の依頼文についてご紹介してきました。組織に所属している場合は、所属しているトップに連絡をするのが通例です。
テンプレートも用意したため、そちらや基本的な書き方を参考に失礼のない簡潔な依頼文を作成してみましょう。
講演会のご依頼や他のテンプレートについても、お困りの際は講演サーチにご相談ください。
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