「講演会の司会を任されたけど、司会についてよく知らない」と困っていませんか？
本記事では講演会での司会の役割やポイントを、長年の講師派遣の実績を持つアクト・パートナーズがわかりやすく解説しています。【初めての方必見】の内容なので、講演会での司会の役割やコツを知りたい人はぜひご覧ください。

このような思いを持つ方に役立つ内容です。

アクト・パートナーズが運営する講演サーチは、講師派遣や講演依頼を承っております。司会進行のサポートが必要な際や講師派遣の際は、ぜひ講演サーチにご相談ください。お問い合わせはHPの無料相談フォームより受け付けております。

講演会での司会の役割とは

講演会での司会の役割とは

「司会進行」と呼ばれるだけあって、司会の役割は「進行だけ」と思われることが多い役職です。

しかし、進行以外にも多くの役割を司会者が担っています。

大きくわけると、

・講演会の進行
・参加者へのアナウンス
・会場の雰囲気づくり

といった役割があります。それぞれ解説していきます。

講演会の進行

講演会のスケジュールに沿って進行することが司会の主な役割です。
司会は講演会の決められた時間内で会を終えられるように時間管理をしなければいけません。

正しく時間管理をするために、各セクションの時間配分を記したタイムスケジュールをつくっておきましょう。

タイムスケジュールとずれが生じたときは、スケジュールの変更や、セクションの時間を短くするなどして臨機応変に対応しましょう。

参加者へのアナウンス

参加者にアナウンスをして情報を伝えることも司会の役割です。

アナウンスする事柄は

・講演会の注意事項
・講演会のスケジュール
・配布資料の確認
・緊急時の対応方法

などが挙げられます。

講演会に関する情報や、参加者にあらかじめ知っておいて欲しいことを参加者へ伝えるようにしましょう。アナウンスを適度に入れることで、講演会の進行がスムーズになります。

会場の雰囲気づくり

会場の雰囲気づくりも司会者の役割です。

雰囲気をつくるための方法として

・声のトーンを変えて話す
・トークを挟む
・参加者へコミュニケーションを図る

などがあります。

雰囲気づくりをするために、司会者には開催前に講演会のコンセプトや講演テーマ、開催目的を再度確認してもらいましょう。

例えば、

・真面目に取り組んでもらいたい
・講師と参加者の対話をしてもらいたい

といったコンセプトの講演会では、それぞれ求められる雰囲気は異なります。

講演会に合った雰囲気をつくることで、参加満足度の高い講演を提供できます。
　

司会進行をスムーズに行うための7つのポイント

司会進行をスムーズに行うポイントを7つ紹介します。

どれも実践しやすいものばかりなので、司会進行が必要な講演会を開催する際にぜひ取り入れてみてくださいね。

タイムスケジュールの確認

主催者側はもちろん、司会者もタイムスケジュールはしっかりと把握しておきましょう。
講演の時間は決まっています。開始や終了時間が遅くなると参加者からクレームをもらう原因になりかねません。講師の次の予定に影響する可能性もあるため、タイムスケジュールは遵守することが大切です。

会場を借りている場合には片付けや撤収にかかる時間も考慮しなければなりません。講演会が仮に5分押したとき、「たった5分」と思っていると、その後の予定が大きくずれる可能性があるので注意しましょう。

トラブルやイレギュラーに備えて、タイムスケジュールは余裕をもって組み、問題がないか再確認しておくと安心です。

台本にセリフをしっかり書いておく

台本をメモ帳のように部分的に書くのではなく、読み上げるセリフをきっちり書いたものを用意しましょう。

講演会では少なからず緊張するものです。緊張している状態では視野が狭くなってしまい、メモ書き程度の台本では言葉が出てこず進行がストップする恐れがあります。

司会は会の進行以外にも役割があるため、司会進行だけで手一杯にならないように、できる対策は事前にしておくと安心ですね。

さらに、台本にばかり目を落としていては雰囲気づくりに集中できなくなる可能性があります。余裕を持って役割を果たすためにも、台本はセリフをしっかり書いた上で、参考に見る程度になるまで読み込んでおきましょう。台本にセリフを一字一句しっかりと書き入れておくことで、緊張による失敗を防げます。

しかし、ゼロから台本をつくるのは難しいものです。そのようなときは、司会台本のテンプレートを活用しましょう。
講演サーチでは、コピー&ペーストで使える司会台本の文例をご紹介しています。ぜひこちらの記事を参考になさってください。

台本を見なくても話せるようになる

講演会本番では、なるべく台本を見ずに進行できるのが理想です。司会者には分かりづらいですが、台本をじっと見ながら読み上げる姿はあまり印象がよくありません。

台本を読むときは前方や参加者のほうを向きましょう。参加者を見ながら読み上げることで、参加者とのコミュニケーションを楽しみながら雰囲気に合わせた司会進行ができるようになります。

台本を見ずに進行するためには練習しかありません。地道に反復練習やリハーサルを重ねて全体の流れを把握していきましょう。
繰り返し確認や社内で準備するのが大変な場合は、社外に司会者を依頼するのも一手です。

台本は1度声に出して読んでおく

台本を作ったら最低でも1回は声に出して読みましょう。

1字1字読み上げていく音読に比べ、文字を眺めるだけの黙読は文章や漢字を読み飛ばしてしまうこともあり正確性に欠けていることが多いです。

実際台本は声に出して読むものです。本番で言葉を詰まらせないためにも、台本を作った時点で1度読み上げてみてくださいね。社内の人が司会者となるときは、一人で音読せずに責任者や同僚に聞いてもらうとより効果的です。

講師の紹介はしっかり行う

講演会では講師の講話が目玉です。一般的な講演会では、講話が始まる前に講師の簡単なプロフィールや講演テーマ紹介を司会者が行います。

そこで迷うのが、講師の紹介文ではないでしょうか。

講師を紹介する際には

・名前
・役職
・肩書き
・これまでの実績

などを正しく参加者へ伝えましょう。

講師紹介で大切なのは、参加者が「この講師の話を聴きたい」と思えることです。雰囲気を盛り上げ、参加者の学習意欲を高めるような紹介文を意識して台本を作りましょう。

参加者に講師の話を聞く価値があると思わせることで、講演会に臨む姿勢を変えさせることができます。

講師へ事前に挨拶する

司会者が社内の人の場合は、講演会が始まるまでに講師に挨拶をしておきましょう。社外の人の場合は、事前にスケジュールを調整して顔合わせを兼ねた打ち合わせを行うことをおすすめします。

講演会の打ち合わせでは、講演会の流れやタイムスケジュール、本番中にしてほしくないことなどを確認しておきましょう。

事前に確認をしておけば、講演中のやりとりがスムーズになります。
　

質疑応答での対応

講演会や研修会でよくある「質疑応答」の時間は、講師と参加者が意見交換をするための大事な機会です。
主催側としては参加者から多くの質問をしてもらいたいですよね。

参加者から多くの質問をもらうためには

・初めに質問をして雰囲気を整える
・参加者が質問しやすいよう声がけをする

などの司会者の働きが鍵になります。

初めに質問をして雰囲気を整える

質問をつのったのに誰からも質問がなかった場合、気まずい雰囲気になりやすいですよね。質問がある人も手を挙げづらく、ますます雰囲気が悪くなってしまいます。

活発な質疑応答を目指すなら、初めに司会者自らが講師へ質問をすると良いでしょう。

参加者は質問をするとき、「聞いてもおかしくないかな」「見当違いじゃないよな」との不安や悩みを持っていることがあります。そんな不安を抱えたまま、誰も質問をしていない状況で名乗りを上げるには負担が大きく質問自体を諦めてしまう人が多くいます。

そういった参加者の心理的な負担を減らして、質問をしやすい雰囲気をつくるのも司会者の役割です。

参加者の質問しやすいよう声がけをする

質疑応答では、参加者が質問をしやすくなるように声がけも積極的に行いましょう。

先にも触れましたが参加者は質問をするとき、不安や悩みを抱えています。「質問はあるけどできない」という人のために声をかけて背中を押してあげましょう。

声をかける際には、

・なんでも構いません
・些細なことでも問題ありませんよ

というように質問をしやすくなる言葉が有効です。

質問しやすい声がけをして参加者の抱えている不安や悩みを、少しでも小さなものにしてあげてくださいね。
　

トラブル時の対応

講演会にはトラブルがつきものです。講演中にトラブルが発生した場合、司会者は参加者への対応が求められます。具体的には、司会者として参加している人に状況を説明をしたり、待ってもらうように指示を出したりすることです。

トラブルが起こった際にパニックにならないよう、起こりうるトラブルを想定して対策を取っておくのもよいでしょう。

以下に講演で起こりうるトラブルの例を紹介しています。講演を行う前に確認しておくだけで大体のトラブルには対処できるようになりますよ。

機材トラブル

マイクやパソコン、プロジェクターなどの機材が何らかのトラブルにより不具合を起こしてしまうことがあります。

司会者は参加者に対して待ってもらえるようにアナウンスをするほか、時間がかかるようであれば休憩時間を設けるなど臨機応変に対応をして場を繋ぎましょう。

機材トラブルはリハーサル時に確認をすれば防げるケースもあるため、事前に動作確認しておくと安心です。

緊急時の対応

講演中に地震や火災が発生する可能性や、急病人や怪我人が出る可能性があります。

緊急時の場合も考えてあらかじめ周りのスタッフと情報を共有しておきましょう。避難経路の確認などをしておけば万が一の事態にも冷静に対応できます。

司会は進行だけが役割じゃない

講演会での司会は必要不可欠な役職です。司会の役割は進行だけでなくアナウンスであったり、トラブルの対応だったりと多岐にわたります。司会進行をスムーズに進めるには、多くの準備が必要です。トラブル対応には経験値が求められるシーンも多くあるでしょう。

安心して司会を任せられる人を見つけるなら、外部に依頼するのがおすすめです。アクト・パートナーズが運営する「講演サーチ」は、司会者の紹介はもちろん、講師や講演テーマのご紹介から、台本作成など、講演依頼に関わる業務を幅広くサポートいたします。ぜひお気軽に無料相談や資料請求をご利用ください。