【講演会HowTo：その３】講演依頼後の「準備期間」ですべきこと！当日に向けて準備をすすめて講演会を成功させよう
講演会の開催まであとは準備を進めるだけですね!
何からするべきかわからず、立ち尽くしています💦
実は準備することはたくさんあるのです。当日になって慌てないように、事前準備をしっかり進めておきましょう！
長年の講師派遣の実績をもとに、講演サーチが講演会の企画から実施、終了後までのHow Toをご案内します。
はじめて講演会を担当することになった方も、講演会がマンネリ化してきた方も
講演会の企画・運営に携わる皆様に参考にしていただけますよ。
その３「準備」編では、予定している講演会を実現するために必要な準備を詳しくご紹介しています。
講演サーチは、講演会に欠かせないにも関わらず見逃しポイントの多い準備段階でも丁寧にサポート。お気軽に無料相談をご利用ください。
準備がすべて
講演会の開催当日は、イレギュラーな事態が起こり得ます。さまざまな状況に臨機応変に対応するためには、しっかりとした事前準備が欠かせません。
今回は以下の2つのポイントから、大切な開催準備を解説します。
・講演当日までに決めること
・充実の講演にするために
講演当日までに決めること
開催日時も講師も決まり、あとは当日を待つのみ！
講演当日までにはさまざまな準備が必要です。講師が話しやすい環境づくりをしておきましょう。
（講師に丸投げじゃなかったのか…！！）
講演会の開催までにどのような準備が必要かは、あらかじめ知っておくと準備がスムーズです。いざというときに準備不足で焦らないように、事前にできる限りの備えをしておきましょう。
ここでは、講演会当日までに決めておきたい項目を紹介します。
交通・宿泊手配の6つのポイント
オンライン配信での講演でない限りは、講演会会場までの交通手段や宿泊先の手配は依頼した側が行いましょう。タイムスケジュールには余裕をもってチケットを手配しておくと、講師が快適です。
手配をする際に注意すべき点は6つです。
変更可能なチケットにする
天災や不慮の事故などを理由に、予定していた新幹線や飛行機が定刻通り運行しない可能性があります。
変更できないチケットだと予約はキャンセル扱いとなるため、新しく予約を取り直さなければなりません。これでは手間が二重になるばかりか、予算オーバーになる可能性があります。変更可能なチケットを手配しておけば、 不測の事態にも冷静に対処できますね。
講師に合わせた交通手段を選ぶ
講師によっては、できるだけ飛行機を使いたい人、反対に空の便は苦手な人などがいます。講師の好みや事情に合わせた交通手段を知り、適切な交通手段でチケットを手配しましょう。
講師自ら要望を伝えてくれる場合がありますが、伝えられない場合、好みの有無を講師に確認しておくことをおすすめします。
送迎はタクシーが基本
基本的に、講師の送迎はタクシーを利用しましょう。経費削減を目的に主催側の担当者が社用車で講師を送迎するケースがありますが、万が一事故に巻き込まれた際の補償がありません。「大丈夫だろう」と安易に判断せず、もしものときにしっかり対応できるような備えが大切です。
ただし、主催側担当者が送迎する場合でも、担当者が旅客運転免許を持っていたり保険をしっかり整備したりしていれば問題ないため、送迎方法は主催者の状況に合わせて判断しましょう。
移動時間は相談して決める
移動時間や手配する交通手段の乗降時間などは、主催者側が決めずに、必ず講師と相談しましょう。講師は前日や当日のスケジュールがすでに決まっていて、限られた時間でしか移動できない可能性があります。
会場到着時間から逆算して、講師が無理なく到着できるような交通手段とタイムスケジュールで手配するようにしましょう。
講師控室の確保
講演会を会場で実施する場合は、講師が落ち着いて準備できる控室を準備しておきましょう。講師は講演直前まで、内容や資料の最終確認をしているケースがあります。集中して取り組めるように、控室は個室が望ましいです。
控室には、季節によらずホットドリンクとコールドドリンクの両方を用意します。なぜなら、講師によっては講演直前は喉を冷やさないように冷たい飲み物を飲まない場合があるからです。
アクセスのよいホテルを手配
講師の普段の拠点から離れた場所で講演を行う場合、講師の宿泊先の手配が必要です。宿泊先の選定は、講師にとって負担の少ないように配慮しましょう。
特に、ホテルから最寄り駅、講演会場までのアクセスが良いことは重要です。コスト面だけでホテルを選ぶと、講師からの心象が悪くなったり、交通ダイヤが乱れた際に代替手段を見つけられなかったりします。
ホテルを決める際は、事前に講師の了解を得ることが大切です。講演会場にできるだけ近いホテルを希望する講師もいれば、帰路のアクセスを重視して駅に近いホテルを希望する講師もいます。
特に、講演会場がホテルの場合は、講師の希望をよく確認しましょう。すぐに会場入りできるため、会場と同じホテルを希望する講師もいるでしょう。一方で、プライベートな時間に聴講者や主催者と鉢合わせるのを避けるため、会場と宿泊先ホテルは異なる場所を希望する講師もいます。
障がいのある講師への配慮を忘れずに
障がいを持つ講師を招く場合は、配慮ある対応を心がけましょう。交通手配においては障がい者手帳が必要になるので注意が必要です。
公共交通機関では、障がいによって利用できる座席や車両が限られる可能性もあります。事前に下調べを行ってから、講師が不自由なく移動できる環境を整えたいですね。
もし在来線で移動する場合は、駅係員に事前連絡をしておき、乗降車のサポートをお願いしておくとスムーズです。
宿泊先の選定も同様に、バリアフリー設備の充実度やスタッフのサポート体制などを確認して、最大限配慮しましょう。ホテルからの送迎も介護タクシーにするなど、講師の障がいに合わせた事前準備が重要です。
充実度を上げる6つのポイント
…改めてすり合わせが必要ですか？
講師と講演テーマが決まったからと言って、すぐに講演会を開催できるわけではありません。詳細な内容を盛り込んだ配布物の準備など、講演を印象づけるために事前に準備できることは数多くあります。
ここでは、講演をスムーズに実施し、実りのある内容にするために必要な準備を紹介します。
当日の配布物の確認
講演テーマによっては、内容をわかりやすくするために印刷物が必要になるケースがあります。印刷が必要なときは、事前にデータの確認や印刷まで終わらせておきましょう。
講師からデータを主催側に送付し、それを当日までに印刷しておく流れが一般的です。印刷の様式には講師ごとに指定がある可能性があります。間違いのないように注意して印刷を進めましょう。テスト印刷をして講師に実際に確認してもらうと確実です。
なお、当日は聴講人数より多めに印刷しておくと急に必要になった際に対応できます。
講師とのすり合わせ
講演までにしておくべき準備には、講演内容のすり合わせがあります。すり合わせが不十分では、「思っていた内容ではなかった」「〇〇テーマで依頼したのに△△だった」といった認識のずれが生じやすくなります。
講演依頼時の概要決定だけで終わらず、より細かいところまで主催側の思いを講師に伝えてみましょう。きっとその思いを汲んだ講演を実施してくれるはずですよ。
「テーマはあらかじめ伝えているのだから不要では？」と感じる人もいるかもしれません。確かにある程度テーマが定まっていれば、大きく趣旨がずれることはないでしょう。
しかし、主催側の思いや考えをしっかり共有している場合とでは、講演の満足度や当事者意識の持ち方が変わります。
例えば、
・講師のどのような点を伝えてほしいのか
・話してほしいエピソード
・開催目的と具体的にどのような変化を望むのか
などを改めて伝えましょう。
リクエストに応じて講演内容をカスタマイズしてくれる講師もいます。現状によりマッチした講演会が実現するため、納得しながら耳を傾ける聴講者が増えますよ。
できれば、講演会当日に簡単な打ち合わせが可能か打診してみるのも良いですね。
司会進行のシナリオ台本・原稿作成
講演会には司会進行役が欠かせません。進行役のファシリテーションスキルによらず、スムーズな進行を実現するため、あらかじめ台本を作成しておくことをおすすめします。
台本作成にあたっては、先に講演会全体の流れを決めると良いでしょう。「進行表」を作成して、大まかなタイムスケジュールを共有すると予定通りに終わりやすくなります。進行表は、オンライン開催とリアル開催で記載内容が少し異なりますが、基本的には同じような流れになるでしょう。
講演サーチは、進行表のフォーマットをご用意しました。無料でダウンロード可能なので、お気軽にご活用ください。
進行表が作成できたら、司会進行役のための「進行台本」に取り掛かります。講演前に代表者の挨拶があるのか、講演後は懇親会があるのか、講師紹介文など、全体の流れを踏まえて必要なスクリプトを入力しておきましょう。
講師紹介は1分から3分程度が目安です。長くなりすぎず丁寧な文章を心がけると良いでしょう。スタート前には、聴講者が何を学んでほしいかを司会進行役から伝えるのも効果的です。
進行台本の具体例は以下のボタンより無料ダウンロードが可能です。講演サーチでは、台本作成や進行表作成のサポートも承っています。作成に迷ったときはぜひご相談くださいね。
入場演出の準備
意外と見落としがちなのが、講師の入場演出の準備です。司会進行役の紹介後、いよいよ講師が登場するというタイミングは、聴講者の期待感が高まるとき。できれば盛り上がるような演出をして、その後の講演内容を聴くための雰囲気づくりをしたいですよね。
例えば、
・聴講者の後ろのドアから入場してステージまで歩いてもらう
・講師が迷わないように先導者をつける
・主催側が率先して大きな拍手で迎える
などがポイントです。
講師が著名人であれば、会場内を歩いて入場するスタイルは特に喜ばれます。著名人がすぐ近くを歩くことで、高揚感と期待感が高まるでしょう。
講演会場が広くて登壇するステージまで距離がある場合は、先導者をつけて誘導してもらいましょう。万が一講師が進むルートに迷って立ち止まると、頼りない印象を与え、信頼性や権威性の低下を引き起こします。
準備を万全に当日を迎えよう！
講演依頼をして講師に出演許可をもらったら、講師や聴講者が集中して講演会に参加できるようにさまざまな準備を進めましょう。進行表や台本の作成、講演内容のすり合わせ、印刷物の準備など、準備すべき項目は多岐にわたります。ヌケモレがないように、早めに準備を進めておくと安心ですよ。
準備万端で当日を迎え、実りある講演会にしてくださいね！応援しています。
もし準備で不安があるときは、講演依頼に定評のある講演サーチへお任せください。まずは無料相談から、お気軽にご連絡くださいね。
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