長年の講師派遣の実績をもとに、講演サーチが講演会の企画から実施、終了後までのHow Toをご案内します。
はじめて講演会を担当することになった方も、講演会がマンネリ化してきた方も
講演会の企画・運営に携わる皆様に参考にしていただけますよ。

その２「依頼」編では、講演会の企画内容から開催スタイル、会場の選び方まで詳しくご紹介しています。

講演サーチは、超重要な企画段階から丁寧にサポート。お気軽に無料相談をご利用ください。

講師への依頼が講演会の成功を左右するってホント？

講演会を成功に導くカギはいくつかありますが、その中でも注意するべきが「講師への依頼」です。

依頼の仕方によっては、講演会の効果が半減してしまうかもしれません。講師依頼の大切さを意識しながら、丁寧に進めましょう。

最も難しいのは「〇〇」

講師への依頼をするとき、何が難しいのかご存じでしょうか。

講演依頼をした経験のある主催者さまがぶつかる壁として多いのは「講師が具体的なイメージを持てるように伝える」ことです。

例えば、「モチベーションの上がる話をしてほしい」と講師にお願いしただけでは「伝わった」とはいえません。
「なぜモチベーションを上げたいのか」「何が課題なのか」といった背景もしっかり伝えましょう。

思いや背景の共有が不十分では、講師の話す内容が講演会の目的からずれてしまうかもしれません。また、話の内容の着地点が見えず、聴講者が集中できなくなったり、講師自身がパフォーマンスを発揮できなくなったりします。

主催者さまの思いを講師が理解してこそ、よい講演会が実現できますよ。

「伝わる」伝え方を考えよう

依頼するに至った背景や思いの共有は、形のないものだからこそ共有するのが難しいですよね。精一杯伝えたと思っても間違った受け取り方をされていれば、思うような成果は生まれません。

ではどうすれば、意識や認識共有がうまくいくのでしょうか？

大切なのは、言葉選びや話し方に気をつけるだけでなく、講師の詳細をもとに、目的に合わせた話をしてくれる講師を見極めることです。そのため、「著名人だから」「面白そうだから」といった理由で講師を選ぶのではなく、自分たちに必要なエピソードを持つ講師は誰かを軸に講師を選ぶ必要があります。

しかし講師の見極めは簡単ではありません。迷ったり立ち止まったりしたら、蓄積されたノウハウを持つ講師派遣会社の利用を検討してみましょう。
講演サーチのように、無料相談ができるケースがあります。

テーマが限定されているケースもあるので注意

講師はそれぞれに得意分野や専門分野を持っています。講師自身の経験や知見を共有してくれる良い機会となるため、専門外のテーマで講演依頼をしないような配慮が必要です。
多忙な講師や著名人、人気の高い講師には「講演依頼は受けるが話すテーマは限定する」としている講師もいます。

依頼する際は、講師の講演テーマをよく確認しましょう。失礼のないように心を配るために、講師についてよく知ることも大切です。
しかし、講師一人ひとりについて調べる時間をつくるのは難しいかもしれません。
すでに関係が築かれている講師派遣会社を利用すれば、講師とのやり取りもスムーズに進むのでおすすめです。

依頼前の3ステップ

講師を決めたからといって、そのまますぐに講演依頼ができるわけではありません。
本番当日、講師がスムーズかつ迷いなく講演できるように、あらかじめ概要を決めて社内で承認を得ましょう。

講師に実際に依頼する前に必要な3つのステップをお伝えします。

①講師に依頼する概要を確定させる

依頼をする前に、まずは依頼内容をまとめておきましょう。情報をあらかじめ整理しておくと、講師が概要を理解しやすくなります。認識のズレやすれ違い予防の観点からも、依頼概要を確定させるのは重要ですよ。

以下の内容についてまとめてみましょう。

・開催日時
・会場
・講演会開催の趣旨/目的
・対象者
・招きたい講師名と講演タイトル
・講師へ支払う謝礼等、予算

講演会の開催担当者として、できる限り具体的かつ現実的な内容になるように心がけると良いでしょう。
予算よりも高額な謝礼が必要な講師を招こうとしていないか、開催目的に合った会場を選んでいるかなど、全体を振り返りながら概要をまとめることが大切です。

もしかすると、予算が想像できない、どのくらいの費用が必要なのかわからないと、うまく概要がまとめられないかもしれません。そうなるとスムーズに準備が進められませんよね。
不明点が多く作業が進まなくなったときは、講演サーチのような講師派遣会社へ相談してみることをおすすめします。希望条件を伺った上で、開催趣旨に合わせた内容をご提案いたします。

②社内会議で承認を得る

開催する講演会の内容が具体的に決められたら、社内の承認を得ましょう。承認を得ないまま講師に依頼するのはトラブルのもとになります。

承認を得るために、上司や人事部などの関係者が出席する社内会議で講演会の概要を説明します。
わかりやすい説明は承認を得られやすいので、パワーポイントなどで視覚的に理解しやすい資料を用意しても良いですね。

社内会議では、さまざまな意見や質問がくると予想できます。
例えば、

・なぜその会場なのか、社内会議室でも良いのでは
・その講師を選んだ理由は？
・もっと有名な講師を呼んだほうが良いのでは？
・その講師の実績は？
・講演会後に期待している変化は何か

などです。

概要をまとめるまでに考えてきたことを誤解なく伝えられるように、事前に考えをまとめておくと焦らず対応できます。
事前に社内会議用検討資料を準備しておくとスムーズです。

ここでは、実際に使える社内会議用検討資料の例をご用意しました。
ぜひダウンロードして改変しながらご活用ください。

検討資料には、講演依頼をする講師候補を比較できる表や開催趣旨などを記載しましょう。
社内会議で承認が得られたら、いよいよ講師への依頼を送ります。

③講師に依頼文を送る

社内承認を得られたら、実際に講師に依頼します。
講師とのファーストコンタクトとなるタイミングなので、失礼のないように配慮しながら丁寧に依頼することが大切ですよ。

なお、講師の連絡先の探し方については、関連記事で紹介しています。

講師への依頼文の書き方【例文あり】

講師への依頼文は、講師が出演するかどうか検討しやすいようにわかりやすい文章を心がけましょう。
何を求められているのかが明確に伝わるように、具体的かつ簡潔に依頼文を記載することが大切です。

文章を書く際は、講師の立場に立ってみると親切です。講師は全国を飛び回っているケースが多く、多忙な毎日を送っています。そのため、スケジュール調整に必要な開催日時の記載は欠かせません。また、どのような話を誰に向けてしてほしいのか、具体的な内容も依頼文に含めましょう。

本業のかたわら講師として活躍されている講師に対しては、なぜその講師が良いのかを伝わるように記入すると思いが伝わりやすいですよ。

依頼文の文例

ここでは、実際に使える依頼文の例を紹介します。
社名や内容、講師名などを書き換えて、講師依頼の際にお役立てくださいね。

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株式会社〇〇
役職名 〇〇〇〇様

講演会講師のご依頼

拝啓 〇〇先生におかれましてはますますご活躍のこととお慶び申し上げます。 株式会社〇〇の【担当者名】と申します。この度、〇月に開催する講演会にて、〇〇先生に講演講師をお願いしたくご連絡を差し上げました。概要を下記にまとめております。ご多用の折、大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。

敬具

記

■ 主催：株式会社〇〇
■ 日時：〇〇年△月✕日 13時00分～15時00分
■ 会場：〇〇ホテル宴会場（東京都〇〇区〇〇）〇〇駅よりタクシーで〇分
■ 目的：若手人材のモチベーションコントロール方法の習得
■ 対象：若手人材の育成を担当する30～40代の管理職向け（約100人程度）
■ 内容：管理職向けのモチベーション/リーダーシップ研修
■ 謝礼：〇〇万円（税別）、別途交通費

■ ご依頼目的の詳細について
株式会社〇〇は、関東圏を中心に飲食店を経営するサービス業を主な事業としております。人材の定着が難しいサービス業界において、働く人材が仕事に前向きに取り組めるように、これまで複数回にわたって人材育成に焦点をあてた講演会を実施してまいりました。
管理職が悩みがちな部下のモチベーションコントロールやコミュニケーションに定評のある〇〇先生に、管理職に求められる役割や業務内容について改めてご教授していただきたくご依頼させていただきました。具体的には、Z世代と呼ばれる人材との関わり方や、スムーズなモチベーションの引き出し方、管理職としての心構えなどを聞かせていただけますと幸いです。

以上、ご検討のうえ、お返事いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇人事部 〇〇〇〇
080-0000-0000
Koen-search.act@mail.com

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依頼文に必ず入れておきたい情報は複数あるため、ヌケモレのないように注意しましょう。

内容が具体的であるほど、講師が検討しやすくなります。結果的に出演可否の判断がスムーズにできるため、やり取りがスピーディに進むでしょう。
前向きに出演を検討してもらえるように、「その講師でなければいけない理由」も記載すると効果的です。主催者の熱意や思いが伝わる文章を大切にすると、その気持ちがきっと講師に伝わりますよ。

上記の文例は、ぜひ改変してご活用ください。
ダウンロードボタンからWordファイルでダウンロード可能です。

依頼を成功に導く3つのポイント

講師への依頼は簡単ではありません。特に、初めてコンタクトを取る講師に依頼する場合は、失礼のないように最大限配慮しながら主催者側の希望を伝える必要があります。
講師が「力になりたい」と感じられるような関係構築を心がけ、丁寧なやり取りを意識しましょう。

講師に講演依頼をする際のポイントを3つご紹介します。

「スケジュールが空いている=引き受ける」ではない

講師を選定する際に気になるのが、開催予定日時のスケジュールを押さえられるかではないでしょうか。だからこそ、まずは「スケジュールを確認しよう」と思うのは自然な流れかもしれません。

しかし、講師へのファーストコンタクトで「スケジュールだけ教えてください」と伝えるのはNGです。

講師は本業と兼業している場合がほとんど。講演スケジュールが空いているからといって依頼をすべて引き受けるわけではありません。また、スケジュールが空いているからといって引き受けても、講演内容が講師の得意分野とずれていると、双方にとって成果の小さい講演になってしまいます。

大切なのは講師が出演可否を判断しやすい依頼文であることです。

一度に複数の講師に打診しない

講師を探していると、目的に合った講師が複数人見つかるでしょう。その際、一度に複数人に依頼文を送り「承諾してくれた講師に依頼しよう」と考えるのは得策ではありません。

複数の講師に出演を打診しても、多くの場合、正式依頼をするのはたった1人の講師です。複数の講師に打診し、最終的に1人の講師を選ぶというスタイルは、打診した時点でスケジュール調整をしてくれる講師陣に対し、不義理となってしまいます。また、主催者となる企業や団体のイメージを悪くして、その後の講演依頼がしにくくなることも考えられるでしょう。

急いで講師を決めたいと焦る気持ちは抑え、講師には1人ずつ連絡を取ることが大切です。複数講師に優先順位をつけて、優先度の高い講師から連絡すると後悔がありませんよ。講師への連絡はかなり気を遣うものです。また、講師の人柄や忙しさも考慮したやり取りが求められるため、講師への依頼は講演サーチのような外部サービスに委託すると安心ですね。

正式依頼までのスケジュール感を共有する

講師への打診から正式依頼までに、期間を要する場合があります。出演可能な講師が決まってから、社内会議を経て最終的な講演概要が決定されるためです。
正式決定までに時間がかかるときは、あらかじめその旨を講師に伝えておきましょう。打診をして終わり、とならないようにこまめな連絡を心がけると講師が安心して準備を進められますよ。

このとき大切なのは、できるだけ具体的な情報を共有することです。「◯月◯日までに結果をご連絡します」と、具体的な日付を示すとより安心感が高まるでしょう。期日を伝える場合は、必ずその期日までに講師へ連絡する必要があります。

講師にとってはスケジュールを空けておく必要があるため、できるだけ早めに連絡がほしいもの。連絡はスムーズかつこまめに、長くても1週間以内に行うと良いですね。

まとめ

講師への依頼は難しいポイントが多く、主催者の思いをしっかり伝えるのは意外と困難です。講師にとっても「ぜひ力になりたい」と思えるやり取りがあってこそフルコミットできるもの。
講演依頼をする際は、講師が検討しやすいような情報共有と、丁寧な対応を心がけましょう。

講演依頼のノウハウを蓄積している講演サーチなら、長年のお付き合いのある講師も含めて、著名人や非公開講師のご紹介が可能です。ぜひお気軽に無料相談をご活用ください。

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