長年の講師派遣の実績をもとに、講演会の企画から実施、終了後までのHow Toをご案内します。

はじめて講演会を担当することになった方も、講演会がマンネリ化してきた方も、
講演会の企画・運営に携わる方なら皆様にご参考にしていただけますよ。

その１「企画」編では、講演会の企画内容から開催スタイル、会場の選び方まで詳しくご紹介しています。

講演サーチは、超重要な企画段階から丁寧にサポート。お気軽に無料相談をご利用ください。

講演会の企画〜担当者になったら〜

講演会の担当者になって、「過去の講演会よりも内容の濃い講演会にしたい」と気合が入っている担当者さまもいるのではないでしょうか。

講演会担当になったら、まずは4つのポイントを明らかにしましょう。

初めて担当する方にとっては、何から始めたらいいかわからない企画段階は特にハードルが高いですよね。4つのポイントを押さえれば、目的と内容が大きくズレずに、納得のいく講演が開催できます。

①講演会の目的を確認する

まずは「講演会の開催目的」を明確化しましょう。
開催目的は主催者さまや対象者さまごとに大きく異なります。

例えば、

・ブランド力を高め、集客をしたい
・一般職の業務効率を上げたい
・世代間ギャップを解消して社内コミュニケーションを活性化させたい
・管理職のモチベーションを高くしたい

といった目的が挙げられます。

できれば参加者が「勉強になった」「もっと頑張ろう」と前向きになれるのが理想ですよね。目的がはっきりしていないまま準備を進めてしまうと、せっかく開催した講演会が意味のないものに終わってしまうかもしれません。

開催目的がはっきりしていれば、目的に合う講師を見つけやすくなります。逆に言えば、趣旨に沿わない講師を選んで「失敗した」という経験をせずに済むでしょう。

実は、講師選びは講演会の成功を大きく左右します。

例えば「有名人を呼ぼう」「あのインフルエンサーなら盛り上がりそう」と、知名度だけで講師を選ぶと、開催目的にそぐわない内容となってしまう可能性があるのです。
もちろん、目的と合致していれば、著名人による講演が大きな成果を生むことは少なくありません。

講師選びに大きな影響を与える開催目的。数多くの講師のなかから目的にぴったりの講師を選ぶのは困難です。迷ったときや不安なときは、講演サーチのような豊富な実績とノウハウ、人脈を持つ専門会社に依頼するのも一手ですね。

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②過去の開催実績を確認する

講演会担当が初挑戦の方は、過去の開催実績をチェックしてみましょう。過去に同じように講演や研修を開催していたら、それは大きな財産です。

過去に開催実績があれば、詳細を参考に主催者さまの組織の特徴や過去の失敗例を発見できる可能性があります。組織によっては、公式サイトやホームページで過去実績を公開されているケースもありますね。

過去にどのようなテーマで講演されていたか、その講演の評価などが確認できれば、今回の講演テーマや講師選びもしやすくなるでしょう。

「いちいち確認するのは面倒くさい！」
「そんな分析にかける時間はない…」
と感じたら、外部に依頼すると時短につながります。

③開催形式を考える

意外と大事なのが「開催形式」です。
近年の新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり、講演をオンラインで開催する主催者さまが増えています。しかし、会場の雰囲気を肌で感じられるリアル開催は根強い人気があります。

4つの開催形式を紹介します。

1.リアル開催

リアル開催は、物理的な場所で講演会を行う形式です。 通常、会場に参加者が集まり、講師がその場でプレゼンテーションを行います。この形式では、リアルな対面コミュニケーションが可能なのが大きな特徴です。参加者同士や講師との交流が生まれやすいでしょう。

リアル開催のメリット

・会場の空気や講師の熱意が直接伝わるので、集中しやすい
・グループワークに取り組みやすく実体験を通して学べる
・参加者同士、講師と参加者同士のコミュニケーションが発生しやすい
・集中しやすいので講演内容が記憶に残りやすい

リアル開催のデメリット

・会場設営や資料印刷などの準備が手間
・天災や交通機関の遅れによる中止、遅れのリスクがある
・会場規模により参加できる人数に限りがある

2.フルリモート配信

フルリモート配信は、すべての参加者がオンライン環境から講演会にアクセスする開催形式です。講師は自宅やオフィスからプレゼンテーションを行い、参加者はビデオ会議ツールやウェブプラットフォームから講演を聴講します。

リアル開催のメリット

・インターネット環境があればどこからでも参加できる
・会場設営や会場予約などの手間と経費が削減できる
・資料やレジュメの印刷が不要
・リアル開催よりも大人数が一度に聴講できる

リアル開催のデメリット

・対面コミュニケーションが制限される
・インターネット環境によって接続が不安定になる
・参加者の気が逸れやすく集中できない場合がある

3.ハイブリッド配信

ハイブリッド配信は、リアル開催とリモート配信を組み合わせた開催形式です。実際の会場で講師が講演を行うリアル開催をしながら、その様子をオンラインで配信します。
一部の参加者は会場に出席し、他の参加者はリモートで視聴するため、2つの開催形式の良いところどりができるといえます。

リアル開催のメリット

・リアルの参加者とオンラインの参加者、どちらともコミュニケーションが取れる
・リアルな会場の雰囲気をオンライン参加者に伝えられるので集中力やモチベーションが上がる
・参加者の反応をみながら講師が柔軟に対応できる

リアル開催のデメリット

・インターネット接続や使用ツールの準備が必要
・講演の運営が複雑化し、準備物が増える
・リアルとオンライン参加者で、講演の満足度が変わる可能性がある（不公平性が生まれるリスクがある）

4.オンデマンド（事前収録）配信

オンデマンド配信は、事前に録音または収録された講演会をオンラインプラットフォームで視聴可能にする形式です。参加者は自分のスケジュールに合わせて講演を視聴することができ、リアルタイムの講演とは異なり、自由度が高いのが特徴です。
一方で、リアルタイムでのコミュニケーションが生まれず質問ができません。グループワークや相談の機会もないので、1人での学びに向いています。

リアル開催のメリット

・時間や場所の制限なく聴講できる
・講演の様子をよりわかりやすく動画編集してから配信できる
・長期的に活用できるので経費削減になる

リアル開催のデメリット

・リアルタイムで質問ができないため、疑問の解消に時間がかかる
・参加者の集中が途切れやすい
・参加者同士や講師とのコミュニケーションが生まれない

④会場選びのコツ

開催形式が決まったら、開催場所を事前に決めておきましょう。リアル開催やハイブリッド配信の場合は、会場の予約や会場規模に合わせた参加人数の決定などが必要です。

「会場なんてどこでもいいんじゃない？」

そう感じたとしたら、ちょっと立ち止まってみてください。
リラックスした状態で学びを深めてほしいときに、日々業務に追われるオフィスで講演を開催したらどうでしょうか。
顧客の獲得を目的とした講演であれば、企業ブランドイメージを体現できる会場が必要です。

会場は、企業の大会議室や貸体育館など以外にもたくさんあります。雰囲気や目的に合わせて、高級感のあるホテルや旅館を選んだり、ビジネス街にあるレンタルスペースを選んだりしましょう。講演介護に懇親会を開催予定なら、懇親会会場と近い会場を選定するのも大切です。

まとめ

せっかく講演会を開催するなら「成功させたい！」ですよね。しかし、初めて講演会の担当になった方や講演会そのものが初めての方にとってはどうしたら成功するのかわからないものです。

講演会成功のために欠かせないのが、丁寧な「企画」です。

開催目的や目的に合わせた会場選び、開催形式などは、じっくり時間をかけて検討しましょう。不安があればプロを頼るのも一手。講演サーチのような講師派遣のプロにご相談ください。

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