講演会を開催する際、講師に講演依頼を送らなくてはなりません。
「メールの内容で失礼があったらどうしよう….」と、依頼メールに苦手意識を持つ方は少なくないでしょう。
失礼がなく、簡潔で分かりやすい依頼メールを作るには、どういった点に気をつければ良いのでしょうか。

今回は、講師の方への依頼メールの作成についてご紹介します。
必ず入れる項目や、どのような配慮をすればよいかなどを文例とともに紹介します。

これを読めば、依頼メールに対する苦手意識が克服できるでしょう。
ぜひ、参考にしてみてくださいね。

講演会開催には講師に出演依頼が必要

講演会を開催するにあたって、講師の人をお呼びしなくてはなりません。
お呼びしたい講師の人には、出演依頼をし承諾していただく必要があります。

その際、失礼のないメールを送りたいですよね。
さらに、講師の人に承諾していただけるような言葉選びを心掛けることも大切です。

講演依頼文に必ず含める項目を、文例と合わせてご紹介します。

講演依頼文例

まずは、講演依頼の文例から見ていきましょう。
このような内容で送ると、見やすく内容の把握もしやすくなります。

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件名：【2023年12月1日 △△本社にて】講演のご依頼

本文：〇〇様

お世話になります。
株式会社△△の××と申します。
突然のご連絡失礼いたします。

この度、弊社で行われるセミナーにて、ご講演をお願いしたくご連絡をいたしました。

弊社では「□□」を取り扱っており、今回の講演は弊社従業員の□□についての知識向上を目的としております。
□□について、第一線でご活躍されている〇〇様にぜひ、ご講演いただきたく存じます。

具体的な日程などは以下の通りです。

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・日　　時　2023年12月1日　13時から14時（講演時間60分）

・会　　場　株式会社△△本社　〇〇区〇〇市123-4

・主 催 者　株式会社△△

・講演会名　□□セミナー

・講演内容　「□□」について

・目　　的　□□についての知識の向上

・聴 講 者　弊社従業員150名

・謝　　礼　〇〇円（税、交通費別）
—————————————

お忙しいかと存じますが、ぜひ〇〇様にご登壇いただきたく考えております。
ぜひ、一度ご検討いただけますと幸いです。

ご不明点などございましたら、お申し付けください。

よろしくお願いいたします。

株式会社△△
担当 ××
電話番号 00-0000-0000
メールアドレス 〇×△＠×××

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講師へ講演依頼する際のポイントや注意点はこちらで詳しく解説しています。

講演依頼文に必ず含める項目

講演依頼文には必ず含める項目があります。
大きく分けて以下の5つです。

1．宛名（講師の方の名前＋敬称）
2．かがみ文（挨拶文、自己紹介、講演会の目的やなぜその方にお願いしたいか）
3．講演についての詳細
4．返信への依頼
5．自身の会社名（組合名）、氏名、電話番号、メールアドレス

その中で、特に重要なのが「講演についての詳細」です。
これがないと「いつ、どこで、何の講演をすればいいか」などが分かりません。

講演についての詳細は、分かりやすいように箇条書きで記載します。

記載する内容は以下のとおりです。

・日時
・会場
・主催者
・講演会名
・講演内容
・目的
・聴講者
・謝礼
（オンラインで配信する場合）
・使用ツール（ZOOMなど）
・配信場所（講師自宅なのか、会場を借りるのか）

講演の内容などによって伝える内容は変わるため、状況に合わせて記載内容を検討しましょう。

また、「なぜその講師の方にお願いしたいのか」を記載することも大切です。

もしも、あなたがなにか依頼されたときに「あなたは〇〇が得意だから、ぜひあなたにお願いしたい」と言われたらどうでしょうか。
嬉しく感じますし「引き受けてもいいかな」と思うかもしれません。

「自分のことを知っていて、自分を必要としてくれている」というのは、人の承認欲求を満たしてくれます。
その承認欲求を満たすことで、相手に依頼を引き受けてもらいやすくなるでしょう。

講師の方に快く講演会登壇を引き受けてもらうためにも「なぜあなたにお願いしたいか」を伝えることは大切になってきます。

講演依頼文作成時の5つのポイント

講演依頼文作成時には、どのようなポイントに注意すればいいのでしょうか。
今回は、重要なポイントを5つにまとめました。

この5つのポイントを意識することで、講師の人が内容を把握しやすく、好感度もグッと上がります。
それぞれ、詳しく解説します。

1.講演依頼メールは簡潔明瞭に

講師の人は、忙しいスケジュールで動いている方も多くいます。
そんな中、文量が多いメールを送られたらどうでしょうか。
見る気がなくなったり、要領を得ない内容に疲れたりして、返信してもらえない可能性が高まります。

講演依頼メールに限らずですが、メールは簡潔明瞭にする方が好まれます。
伝えたいことをまとめて、簡潔にすることで受け取る側が忙しくても内容をかんたんに把握することができます。

2.送信者の身元がわかるように配慮する

どんなメールでもそうですが、送信者の身元がわかるように配慮が必要です。

まず、メール文面の冒頭で「会社名（組合名）＋自身の氏名」を記載して名乗りましょう。

もし、あなたの元に名前を名乗らないメールや電話がきたら、少し警戒しませんか？
メールに限らず、電話でも直接お会いするときも、名前を名乗ることは相手に安心感を与えます。

また、メールの最後の署名としても以下の4点を記載するのを忘れないようにしましょう。

・会社名（組合名）
・自身の氏名
・電話番号
・メールアドレス

これも大切なことで、特に電話番号やメールアドレスは相手が問い合わせをしたい場合に必要になります。
もし、入っていなかった場合、相手が自分で調べて連絡しなくてはならなくなり、不親切な印象を与えてしまいますね。

メールの署名に登録されている場合でも、上記4点がしっかりと入っているかを確認してから送信するようにしましょう。
連絡の取れる時間がわかりやすいように、営業時間などの情報を添えておくことをおすすめします。

3.「ご検討いただく」という姿勢が大事

講師は、多忙で講演の依頼も多数抱えている方も多くいらっしゃいます。
そんな講師にわざわざ時間をさいてメールを読んでもらい、講演登壇の検討をしてもらうわけですから「受けてもらって当たり前」という考えは持たないようにしましょう。

ご検討いただくの「いただく」は「もらう」の謙譲語です。
謙譲語は自分がへりくだって相手を高くする表現になります。
そのため、講師の方に検討してもらう場合は「ご検討いただく」という表現の方が、好印象を与えます。

講師の人に、快く講演を引き受けてもらうためにも、丁寧で低姿勢な対応っを心がけたいですね。

4.複数の講師にまとめて依頼を送らない

講演会を実施するために、何人かの講師にまとめて依頼を送るのはやめましょう。

もしも、複数の講師の人が登壇を承諾してくれたとしたらどうでしょうか。
何人かの方には、お断りの連絡をしなくてはなりませんよね。

例えば、相手から依頼をしてきたのに「やっぱ他の人に決まったので良いです」と言われたら、あなたはどう思いますか。
「そっちから依頼してきたくせに」といった不快感を与えてしまうかもしれません。

確実に講演会を実施するために、複数の人にまとめて依頼をしておきたいという気持ちは分かります。
しかしそうすることで講師の人からの印象を悪くしてしまいますし、今後引き受けてくれなくなる可能性も高まります。

長い目でみても得にはなりませんので、複数の講師にまとめて依頼することはしないようにしましょう。

5.急ぎの場合、返信期限を記載する

講師の人に依頼をする場合は、1〜2カ月以上の余裕をもって依頼するのが良いでしょう。
しかし、どうしても急ぎで返答がほしい場合は、返信期限を記載しておくことをおすすめします。

講師の人は忙しいため、期限が設定されていないと「まだ期限がある」と思われて返信がなく、その後の打ち合わせなどが滞る可能性があります。
そうすると、会社だけでなく講師の人にも迷惑をかけてしまいますね。

そうならないためにも、急ぎで返信がほしい場合には、期限を記載することは大切です。
また、こちらから返信を急かして要求するわけですから、詫びの言葉を一言添えるのを忘れてはいけません。

「お忙しいところ恐れ入ります」など、返信を急かしてしまうことに対する詫びの言葉を必ず添えましょう。

失礼のない依頼はプロに任せよう

「講師の人に依頼をしたいけど、失礼があったらどうしよう….」

あなたは会社から講演会の開催を任されて、今不安でいっぱいですよね。
やることもたくさんで、何から手をつけていいかわからない、なんてこともあるでしょう。

ですが、この記事と出会ったあなたはもう大丈夫。
講師の依頼は「講演サーチ」にお任せください。

講演サーチは、長年、講演や研修をサポートしてきたエージェントと、数多くの実績を持つ講師の人が集い、立ち上がった講師派遣会社です。

講師の人への依頼だけでなく、実績ある講師のご紹介などもいたします。

組織をより良くするための大切な講演会を、講演サーチが全力でサポートします。お気軽に無料相談をご利用ください。

まとめ

今回は、講演会開催に欠かせない依頼文のご紹介をしてきました。

まずは、講演会開催にあたって講師に出演依頼が必要である、ということと、依頼文例や依頼文に必ず含めなくてはならない項目についてもご説明しました。

もし、不安がある方やお忙しい方は、ぜひ講演サーチをご利用ください。