【テンプレート付】初めてでも安心！セミナー・講演の依頼メールの作成方法とケース別の文例を講演依頼のプロが解説
講師の方への講演依頼は、メールを使うことが一般的ですが、初めて講演依頼をする場合はどのような点に気をつければ良いのでしょうか。本記事では、初めて講演を主催する方でも安心できる講演依頼メールの基本をお伝えします。ビジネスにふさわしいメールの作成方法とケース別の文例テンプレートを講演依頼のプロである講演サーチが解説します。
【テンプレート付】なので、初めてでもコピー＆ペーストでそのままご活用いただけますよ。過不足のないメールを作成して、講演依頼をスムーズに進めましょう。
講演サーチはすぐ使えるテンプレートを多数ご用意しております。テンプレート一覧はこちらからご覧ください。
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初めてのセミナー・講演でも安心！ビジネスメールの基本構成
目次
講演依頼はメールで送ることも少なくなく、講師に失礼がないように気をつけて送ることが大切です。しかし初めて依頼する場合は不安もありますよね。
まずは、ビジネスメールの基本構成を紹介します。
基本構成を知ることは社会人として適切なメールを送るためにとても重要です。
ビジネスメールの基本構成は、下記の通りです。
・宛名
・挨拶
・名乗り
・用件の趣旨
・用件の詳細
・結び
メールの内容は長々と書かず、簡潔に用件を伝えるように書きましょう。だらだらと必要以上に長いメールは読みづらく、大切なことが伝わりません。
伝えたいことを全て書くのではなく、要点を絞って伝えることが大切です。
メールでセミナー・講演依頼してOKな場合とNGな場合
メールは相手のタイミングで読むことができるため、電話と異なり相手方を拘束してしまうことがありません。
ただし拘束しないからこそ、メールでの依頼が適さない場合もあるため注意が必要です。
ここでは、メールで登壇依頼をしてOKな例とNGな例を具体的にご紹介します。
メールで依頼をしてOKな場合
OKな場合は、電話では相手の時間を取ってしまったり、その場では返答できない内容を相談したりするといったケースです。
具体的には、
・相手が忙しい
・依頼を簡潔に伝えられる
・相手側で確認や調整が必要
・やり取りの履歴を残したい
・資料などの共有が必要
などが挙げられます。
電話では録音しない限り、やり取りの内容は残りません。メールならすぐに内容がわかります。また、口頭では説明しにくい内容がある場合はメールに資料を添付するといった工夫をしましょう。
相手にとってよりわかりやすく、負担が少なくなるのなら、メールでのやり取りがおすすめです。
メールで依頼をしてはNGな場合
講演依頼をメールで送ってはNGなケースは多くありませんが、緊急を要する場合などには電話が適している可能性があります。
例えば、以下のような場合に注意しましょう。
・緊急を要する
・口頭での説明などが必要
・こちらに落ち度がある依頼
講演やセミナーの登壇依頼は、開催当日の数ヶ月前には行うのが基本です。開催日まで余裕があり、スケジュールを確認してから返事がほしいときはメールで問題ありません。
しかし急を要するときは、電話で連絡するとスムーズです。
講師の時間をいただいて電話連絡するのはあまりおすすめしませんが、緊急である旨を伝えて相談してみましょう。
講師によっては電話連絡が良い印象を与えない可能性があります。
緊急時や講師への連絡手段に迷った場合は、講演サーチのような講師派遣・講演依頼サービスの専門会社に依頼するのが安心です。
初めて連絡する講師宛にビジネスメールを送る時の基本
初めての講演会や初めて外部講師を招くといったときは、その講演依頼メールが講師とのファーストコンタクトになることもあります。
どのような内容を記すべきか知らずにいると、講師にとって読みにくかったり、判断しにくかったりするメールになってしまいます。
初めての連絡だからこそ、講師に送るメールの内容には特に気をつけなくてはなりません。メールを送るときは、これから紹介する基本項目に気をつけ、相手に失礼のないメールを送りましょう。
失礼のないように心がける
初めてのメールだからこそ、内容に失礼がないよう心がけることが大切です。
失礼でないメールは、丁寧な言葉遣いで正しい敬語が使われており、相手に対する敬意が感じられます。一方、フランクな言葉遣いや誤った敬語は、相手に失礼であり不快感を与えてしまいます。
どんなに内容が見やすく書かれていても、敬意が感じられないと台無しですよね。
電話と異なりメールはすぐに訂正できません。送信する前には必ず見直すことが大切です。
開封しやすい件名と内容にする
メールを使用していると、ときに不審なメールが届くことがありますよね。内容が分からないメールや送信元が不明のメールは、警戒して開封を躊躇してしまいませんか？
また、パッと見て用件が伝わらないメールは開封されにくいものです。
日々多くのメールを受け取る講師にとっても同じなのは想像に難くありませんよね。開封しやすいようにメールの内容がわかる件名にすれば、安心感を与えることができます。
メールは開封してもらわなければ始まりません。受け取り側に安心感を与えることで、開封しやすいメールにできますよ。
内容は簡潔かつわかりやすく
メールがあまり長文だと読みづらく、嫌になってしまいませんか？
ビジネスメールの場合は、相手にこちらの要望を理解してもらうことも大切です。重要なことは冒頭に伝え、簡潔に分かりやすく書かなくてはなりません。
伝えたいことは要点を絞って伝えるよう意識しましょう。
また、一文があまりに長い文章も読む気が失せてしまい、正しく伝えることができません。一文は60文字程度におさめるよう意識すると、キレイで見やすい文章に仕上がります。
登壇依頼をしたい講演やセミナーの「開催日」や「会場」などが決まっている場合は、箇条書きにして伝えるとより分かりやすくなるでしょう。
回答が必要な場合は期限を設ける
依頼メールを送ったあとは講師からの回答が必要です。
回答期限が記載されていないと、相手方の都合により後回しにされてしまう場合もあります。
期限を設ける場合は「〜日後くらい」などの曖昧な表現はさけ、「〇月〇日（曜日）までに」と、誰が見てもわかる具体的な表記にするとズレが生じません。
【ケース別】講師への講演依頼メールテンプレート
講演依頼をする相手は、専門分野に長けた研究者や面識がある講師、初めて連絡を取る講師、著名人などさまざまです。
先に紹介した基本を踏まえ、それぞれに合ったメールを送ることで、失礼ではなく相手に寄り添った内容のメールを作成できます。
講演を引き受けていただける確率もアップしますよ。下記で一例をご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
専門分野の研究者などへの依頼メール例
大学教授や研究者など専門分野に長けた方へメールを送る場合は、以下のような内容で送ると良いですよ。
件名：【〇〇の講演会】講演のご依頼
本文：
（講師の所属や肩書き+名前）様
お忙しいところ、突然のメールをお許しください。
私は、株式会社〜の△△と申します。
この度、（名前）様に弊社主催の講演会にて、
ご講演をお願いしたくご連絡いたしました。
弊社は〇〇分野のサービスを展開しており、
ぜひ〇〇において第一線でご活躍されている（名前）様に
「〜について」をテーマにご講演をご依頼したく存じます。
具体的な講演会内容は以下のとおりです。
・日 時：～年～月～日（曜日） ～時から～時（講演時間は60分）
・会 場：～ホール ～県～市～丁目1234
・講演内容：～について
・目 的：〇〇についての知識向上のため
・ 聴 講 者：弊社社員150名
・謝 礼：～円（税込）・交通費別
お忙しいところ恐縮ですが、ぜひ一度ご検討いただきたく存じます。
よろしくお願いいたします。
株式会社～
担当：△△
電話番号：000-1234-1234
メールアドレス：□□＠□□
書籍の著者への依頼メール例
著者に講演を依頼する場合は、以下のような内容にしてみてください。
件名：【〇〇について】市民に向けた講演会の講演ご依頼
本文：
（名前）先生
突然のメールを失礼いたします。
〜市役所〜課の△△と申します。
この度、〜市主催で行う講演会にて（名前）先生にご講演いただきたく連絡いたしました。
先生の書かれた（書籍名）の（書籍内容）は、近年〜市でも問題となっている〇〇について詳しく、今回の講演会に合致します。
（名前）先生にご講演いただくことで、市民が問題に対して前向きに対処できる貴重な機会になると考えております。
つきましては、下記のような内容でご講演いただけないでしょうか。
・日 時：～年～月～日（曜日） ～時から～時（講演時間は60分）
・会 場：～ホール ～県～市～丁目1234
・講演内容：～について
・目 的：〇〇について理解を深め、前向きに対処していけるよう啓発する
・ 聴 講 者：～市の市民50名程度
・謝 礼：～円（税込）・交通費別
お忙しい中大変恐縮ですが、ぜひ一度ご検討いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
～市役所～課
担当：△△
電話番号：000-1234-1234
メールアドレス：□□＠□□
面識がある相手への依頼メール例
社内外問わず、面識がある方に依頼することもあるでしょう。
上の2つほど堅苦しいメールでなくても問題ありませんが、失礼のないようにマナーはしっかりと守らなければなりません。
件名：【～月～日】ご講演依頼
本文：
（名前）様
たいへんご無沙汰しております。
株式会社〜の△△です。
この度（名前）様に弊社で行います講演会で、ご講演いただきたく連絡いたしました。
弊社では毎年〇〇について講演会を開催し、知識の豊富な方々にご講演をお願いしております。
講演会の概要は以下のとおりです。
・日 時：～年～月～日（曜日） ～時から～時（講演時間は60分）
・配信ツール：Zoom
・配 信 場 所：弊社が手配するスタジオ（～市～丁目123）
・講 演 内 容：〇〇について
・目 的
：〇〇についての知識向上のため
・聴 講 者：弊社社員150名程度
・謝 礼：～円（税込）・交通費別
お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご都合をお知らせいただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
事前に承諾を得た講師への依頼メール例
電話や直接対面した際に、すでに承諾を得ている場合も再度メールでも依頼をします。
証拠を残す意味もありますが、口頭での理解のズレをなくしたり補足したりする意味もあります。
件名：【～月～日】ご講演の依頼
本文：
（名前）様
前略
先日ご講演のお願いをお電話でお話させていただいた際、ご快諾を賜りまして改めて御礼申し上げます。
お電話でも簡単にお伝えさせていただきましたが、ご依頼内容は下記のとおりです。
お忙しいところ恐縮ですが、今一度ご確認いただけますと幸いです。
草々
・日 時：～年～月～日（曜日） ～時から～時（講演時間は60分）
・会 場：～ホール ～県～市～丁目123
・講演内容：～について
・目 的：〇〇についての知識向上のため
・ 聴 講 者：弊社社員150名
・謝 礼：～円（税込）・交通費別
まとめ
今回は講演会の依頼メールについて解説しました。
メールで依頼するときはマナーに気をつけてメールを作成します。特に初めて連絡する講師には、内容に気をつけて失礼のないように心がけなくてはなりません。さらに講師それぞれに合わせた内容で送ることも大切です。
はじめてのことでご不安な方や、他の業務に追われている方は、ぜひ講演サーチにご連絡ください。最適な講師の選定や依頼、当日のサポートまで行います。
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