講演会やセミナーを開催するにあたって「参加者をどれくらい集めれば良いのだろう」と悩んだ経験はありませんか？参加人数が定まらないと会場を決められなかったり資料の用意なども進められませんよね。講演会やセミナーの目的やテーマによって、パフォーマンスを発揮できる適正な人数があります。
この記事では講演会やセミナーの適正人数や、集客人数が満足度に与える影響を紹介します。

講演会やセミナーの適正人数は何人？集客人数が満足度に与える影響

講演会やセミナーの適正人数を知る重要性

講演会やセミナーには企画や目的に合った「適正人数」があります。適正人数とは、イベントの交流や学習効果を最大限に発揮できる人数です。

例えば講師との交流を目的とした講演会やセミナーがあったとしましょう。
講演会やセミナーに100人以上の集客をした場合、参加者が講師と交流する時間をつくるのは難しいですよね。イベントの参加者は目的を達成できず、不満を抱いてしまうこともあるでしょう。
しかし10〜20人ほどの規模であれば、交流もとりやすく参加者の満足度アップが期待できます。

講演会やセミナーを成功へ導くためには、「適正人数」の把握が大切です。

講演会・セミナーでの集客人数が満足度に与える影響

講演会やセミナーでは集客した人数によって、参加者の満足度は変わります。

・適正人数を集客した場合
・適正人数より多くの人数を集客した場合
・適正人数よりも少ない人数を集客した場合

それぞれのケースが、参加者の満足度にどのような影響を与えるのかみていきましょう。

集客人数が適正内だった場合

集客人数が想定した人数だった場合をみてみましょう。

想定した人数を集客できれば、

・用意した会場の設備やスペースを最適に活用できる
・受付や会場での誘導、資料の配布などもスムーズに行える
・質疑応答や参加型のプログラムがあった場合には円滑に進められる
・講師や主催側が参加者に対してサポートを行いやすい

など想定した人数で行えば参加者に快適な受講環境を提供できます。講演会の満足度向上を図りやすくなるのが魅力ですね。

集客人数が適正よりも多かった場合

一見すると想定していた人数よりも多くの集客をしても、問題ないように感じるかもしれません。

しかし人数が多いことで起こる以下のようなデメリットがあります。

・会場が混雑してしまう
・参加者同士の会話や視界の悪化などによる集中力の低下
・講演会やセミナーでの質疑応答や交流を満足に行えない
・事前に用意しておいた配布資料や席が足りなくなる

集客人数が適正人数よりも上回っていると、講演会やセミナーの進行の妨げになりえます。想定よりも人数が多ければ活気はでますが、参加者の満足度が上がるとは限りません。

集客人数が適正よりも少なかった場合

集客した人数が、適正人数よりも下回っていた場合も考えてみましょう。
人数が想定よりも少ないと、主催者や講師、参加者の間で親密なコミュニケーションを取れるメリットがあります。

一方以下のような影響も考えられるため注意が必要です。

・空席が目立ちイベントの印象が悪くなる
・閑散としてして活気が不足する
・予定していたプログラムを行えなくなる

特にグループワークなどを考えていた際には、想定より人数が少ないと企画を見直さねばならない場合もあるでしょう。
集客を行う際にはスケジュールを立てて計画的に行い、想定人数を集められるよう努めたいですね。

【規模別】講演会・セミナーのメリット・デメリット

講演会やセミナーにおいて小規模と大規模のものでは、それぞれ特徴があります。
イベントを開催させ参加者の満足度を高めたいのであれば、企画に合った規模感が大切です。

小規模の講演会・セミナーの場合

1人〜50人程度の小規模な講演会やセミナーでは、アットホームで参加者同士の距離が近いのが特徴です。
参加型のワークショップやグループワーク、ディスカッションなどの深い議論を行いたい場合に適しています。

それぞれのメリットやデメリットをみてみましょう。

メリット

・講師や運営側との距離が近く、コミュニケーションをとりやすい
・質疑応答や交流するための時間を設けやすい
・終了後のアフタフォローも行いやすい
・参加者のニーズに合わせやすい
・企画や準備に対するコストを抑えられる
・運営がしやすい

デメリット

・集客が少ないため収益が低い
・宣伝効果が低く、講演会やセミナーの認知を拡大させるのが難しい
・費用対効果が見合わない場合がある
・予定通りの人数が集まらないと規模の縮小を考えなければいけない

小規模の講演会やセミナーでは、参加者一人ひとりに丁寧なフィードバックができます。しかし収益や集客が難しいデメリットがあります。小規模の講演会やセミナーは運営がしやすいため、これから初めてイベントの開催を考えている方におすすめです。

大規模の講演会・セミナー場合

参加者が100人を超えるような大規模な講演会やセミナーでは、知識や情報を広く発信するのに向いています。一般的な講演スタイルやパネルディスカッション形式で開催するのが主流です。

大規模な講演会やセミナーを開催した場合のメリットやデメリットをみてみましょう。

メリット

・高い収益を見込める
・イベント自体が注目を集め話題になりやすい
・多くの方に宣伝ができるため、主催団体の認知度やブランド力の向上を期待できる
・スポンサーに協力してもらいやすい
・会場や機材などにかかるコストを分散でき、負担を軽減できる

デメリット

・講師と参加者との距離ができてしまい、交流が図りづらい
・集客や会場代など高額な費用がかかる
・会場やスタッフの確保が大変

大規模な講演会やセミナーでは、多くの参加者へ情報を発信できたり多くの利益をもたらしたりするメリットがあります。しかし講演会やセミナーの開催経験が少ない担当者には、難しいと感じるかもしれません。
大規模な講演会やセミナーを開きたいけれど、うまくできるか不安に感じる方は、講演依頼のプロに相談をしてみましょう。

講演サーチでは講演事情に詳しいスタッフが主催者様の要望に合わせてサポートいたしますので、お気軽にご相談ください。

【目的別】講演会やセミナーにおける適正人数

講演会やセミナーでの適正人数は、目的や内容によって変わります。今回はよくある講演会やセミナーのテーマから適正人数の目安をみていきましょう。

啓発や知識共有が目的の場合

講演会やセミナーの目的が、啓発や知識共有なのであれば規模は問わず何人からの参加でも問題はありません。

講演会やセミナーの形式も自由度が高く、参加人数によってイベントの開催形式などを工夫できます。

例えば、

・シアター型の講習形式
・ワークショップ型
・トークショー

などの開催形式が適している可能性があります。
啓発系や知識共有が目的ならば、ZoomなどのWeb会議ツールを利用してオンラインで開催するのもよいでしょう。

参加者との交流が目的の場合

参加者と交流を行うのが目的であれば、20人〜30人の規模で講演会やセミナーを開催するのがおすすめです。
人数が多いと時間内に全員が交流できず、人数が少なくても情報交換できる量は減ってしまうなど満足度を下げる要因になります。

参加者同士で交流を満足に行うためには、参加人数の他にも会場選びも重要です。集客する人数にあわせてスペースに余裕のある会場を選ぶなど工夫をしましょう。

スキル習得を目的とした場合

ビジネススキルやITスキルを始めとするスキルの習得を目的としたイベントでは、20〜50人程度がよいでしょう。

スキル習得を目的とした講習の場合、参加者に手を動かして学習してもらうハンズオン形式が多く採用されます。20〜50人規模であれば参加者に対し個別の課題や質問に対応しやすく、結果的に満足度の高いイベントを行えるでしょう。

スキル向上を目的とした場合には、フィードバックや集中できる環境を提供することが重要です。

グループワークやディスカッションを行うのが目的の場合

講演会やセミナーにてグループワークやディスカッションを行うのであれば、1グループあたり4〜6人がおすすめです。
4〜6人規模であれば、全員が発言しやすく意見交換が活発に行われて議論を深めることができます。

グループワークやディスカッション中は、講師が見回りする時間も考慮しなければいけません。見回り中にも参加者と交流する時間を考えると、5グループをつくるほどの参加人数が最適です。
グループワークやディスカッションを行う際には、人数が多すぎても少なすぎてもうまくいきません。参加者の満足度を最大にするためには、適正な人数設定を意識しておきましょう。
　

講演会やセミナーの人数に合わせた会場選びと配置のコツ

講演会やセミナーを開催するうえで、人数に合わせた会場選びとレイアウトの配置も重要な要素です。
ここではそれぞれの規模に合った会場とレイアウトのコツを解説しています。実際に講演会やセミナーの開催を考えているのであれば参考にしてみてください。

小規模(〜50人)の講演会におすすめの会場

1〜50人ほどの小規模なイベントでは、小さな会議室やコワーキングスペースなど参加者同士の距離が近くなる場所がおすすめです。
机や椅子などの配置を考えているのであれば、全員の顔が見やすくなるようにU字型や円形などの配置をしましょう。

お互いの顔が見えるようにレイアウトを考えることで、対話や意見交換を行いやすい環境を提供できます。

中規模(51〜100人)の講演会におすすめの会場

中規模の講演会やセミナーの場合には、150人程度が収まる会議室や講堂が最適です。会場を選ぶ際には、スペースを確保できるよう余裕を持たせておくのがポイントです。

51〜100人規模のイベントならば、講習の他にグループワークや交流会などにも適しています。講習を行う場合には前方に講師に登壇してもらうシアター形式や、机や椅子を教室のように並べるクラスルーム形式で行うのがおすすめです。

グループワークを取り入れるのであれば、参加者が討論しやすいように机を向かい合わせた島型配置を採用してみてください。
中規模クラスのイベントでは、臨機応変にレイアウト変更できるよう移動しやすい机や椅子を配置しておくとよいでしょう。

大規模(101人〜)の講演会におすすめの会場

100人を超える大規模なイベントを開催させるには、ホールなどの大勢の参加者を収容できる会場を選びましょう。

会場は広さだけでなく、音響や映像設備が整っているのかも重要なポイントです。
大規模な講演会やセミナーを開催するうえでのレイアウトは、シアター形式が一般的です。映画館のように大きなスクリーンを配置し、後ろの席にいる参加者にも見やすいよう工夫しましょう。

講演会やセミナーに規模にあった人数設定をしよう

講演会やセミナーにおいての適正人数の考え方を解説しました。イベントを開催するうえで参加者の満足度を満たすためには、目的やテーマに合った適切な人数で行うことが大切です。

開催させる講演会やセミナーの規模によって、特徴やメリットなど多くの違いがあります。目的と規模に合わせた運営を行うことで、参加者の満足度を満たせるイベントを開催できるでしょう。

これから講演会やセミナーの企画を行うのであれば、目的や内容に合わせた適正人数を設定しておきましょう。迷う時は、講演会のプロである講演サーチにご相談ください。お問い合わせは無料で可能です。講演や研修会の開催をお考えの方は、ぜひ無料相談フォームをご利用ください。