講演会やセミナーを開催するときは、まずどのような講演会にするか企画を考えます。考えた企画は責任者に確認をとり、承認されれば開催に進めるのが一般的な流れです。

責任者に企画を伝えるには、興味を惹かれるような魅力的な企画書が欠かせません。この記事では講演会やセミナーの企画書の作り方やコツなどを解説します。その他にも、取り入れる内容や企画会議に通るためのポイントなども併せて解説しているので、ぜひ最後までご覧ください。

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講演会・セミナーの企画書の作り方！成功に導くための企画段階での重要ポイント5選

企画書は「伝える」ためにつくる

一般的に講演会やセミナーを開催するには、責任者や関係者の合意を得る必要があります。合意を得るためには、講演会やセミナーを開催する目的を文章化して伝えなければいけません。
企画書は講演会やセミナーの概要やプロジェクトの詳細をまとめ、開催に至るまでの実行プランを記述した書類のことです。

企画書をつくる目的がはっきりしないまま、メモ書きのように情報を羅列しただけのものを作成しても、開催の意図や開催後のビジョンが不明瞭で責任者や関係者から承認を得ることは難しいでしょう。
企画書をつくる場合には、責任者や関係者に講演会やセミナーの魅力をPRするものと意識して制作にとりかかってみてくださいね。

企画書の作成前に必要な7つのこと

企画書に取り掛かる前に考えておいたほうが良いことが7つあります。今から紹介する7つのポイントを押さえて作成すれば、企画書づくりがスムーズに進められたり、わかりやすい企画書を作成できたりするでしょう。

目的の設定

企画を考えるうえで重要なのが目的の設定です。
目的を設定する際には、講演会やセミナーを開催して何を得たいのか、参加者にどんな体験をしてもらいたいのかなどを意識して考えてみてください。

目的が曖昧なまま企画書を書き進めても、責任者から「これじゃあ企画になっていない」と承認をもらえず、企画書を作り直さないといけなくなるかもしれません。目的は企画の根幹の部分にあたるため、企画書を書く前に目的を明確にしましょう。

ターゲットを明確にする

講演会やセミナーでの目的が決まったら、ターゲットを明確にしましょう。
ターゲットが曖昧なままだと、講演会やセミナーのテーマを決めるのに難航したり、企画の方向性がブレたりするおそれがあります。講演会やセミナーを誰のために開催するのかを考えてターゲットを決めましょう。

ターゲットを決める際にはペルソナを設定することをおすすめしています。ペルソナとはターゲットとなる架空の人物像のことです。ペルソナを考えることで、講演会やセミナーに参加する方がどういった悩みを持っているのか、どのような経緯で参加を考えているかなどの分析に役立ちますよ。

ペルソナを考える際には、できるだけ細かく設定をするのがポイントです。
例えばビジネスパーソンをペルソナにする場合

・性別や年齢
・職業や役職
・業務内容
・業務上の課題や悩み
・講演会やセミナーに参加するに至った心情

などの項目を用意して架空の人物の設定を決めてみてください。ペルソナを詳細につくって企画を考えていけば、ターゲット層に刺さる講演会やセミナーを開催できたり、集客をしやすくなったりするメリットがあります。

テーマを決める

目的とターゲット層を決めたら、次は講演会やセミナーのテーマを考えます。テーマは、目的とターゲットのニーズを満たせるものを意識して考えるのがポイントです。

また、他社のイベントを調査して差別化を図ることを意識したり、最新の業界のトレンドを参考にしたりなど、さまざまな切り口から考えれば独自性や魅力あるテーマにすることもできます。

講演会やセミナーでのテーマの設定は、成功の可否が決まる重要なポイントです。目的やターゲットのニーズも考慮してテーマを決めてみてくださいね。

開催日時を決める

講演会やセミナーの開催日時も事前に決めておくとよいでしょう。
企画段階では、開催日時の候補を複数挙げることをおすすめしています。候補を複数用意しておくと、会場の予約や講師に出演交渉をする際などに予定の調整がしやすくなるためです。

開催日を決定する際には、講演会やセミナーのターゲットを基準に考えましょう。ターゲット層によって多忙な時期や参加しづらい時間帯などがあります。
例えば、ビジネスパーソンをターゲットとした場合、一般的に四半期末や月末などは多忙な方が多くいらっしゃいますよね。そのため講演会やセミナーを開催する場合には、四半期末や月末などの時期は避ける、平日ならば夜の時間からにするというように、ターゲットに合わせて開催日時を設定しましょう。

開催形式を考える

講演会やセミナーの開催形式を考えます。
開催形式は大きく分けて以下の3つあります。

・対面形式
・オンライン形式
・対面とオンラインのハイブリッド形式

それぞれで準備や必要な機材などが変わってきます。

講演会やセミナーの目的やテーマ、ターゲット層から適切な開催形式を考えてみてください。

講師の選定

講演会やセミナーで登壇してもらう講師を選定します。
講師を選定する際は、講演会やセミナーのテーマに適しているかを基準に選びましょう。

講師によって依頼料金は変わるため、複数の候補を見繕ってそれぞれ依頼料金がどれくらいかかるのかを確認すると安心です。講師ごとにリストをつくって管理しておけば、予算を考える際に役に立ちますね。
知名度や人気がある講師は予定が合わない場合もあるため、複数の候補を考えておくとよいでしょう。

講演サーチのような講師派遣サービスには複数の講師から条件で絞り込んで講師を探せます。効率的にピッタリの講師が見つけられるのでぜひご活用ください。
ホームページには掲載されていない非公開講師も含めて講師提案も可能です。講師選びに迷ったらまずは無料相談をしてみることをおすすめします。

予算を決める

組織にとって講演会や研修会の開催は欠かせませんが、同時にさまざまなコストがかかるためお金の管理は重要です。
企画段階に予算を決定し、全体の費用がどれくらいなのかの目安をつけましょう。

講演会開催に必要な費用は主に6つに分類できます。

・外部講師費（講演料）
・会場費
・機材のレンタル費
・スタッフの人件費
・広告費
・その他（備品費用など）

上記の項目からかかる費用を計算して、講演会やセミナーに必要な金額を概算してみてください。費用感がわかる企画書は実現可能性を正確に検討できるため、記載すると議論がスムーズです。

　

　

講演会・セミナーでの企画書に取り入れる内容

講演会やセミナーの企画書を書く際に取り入れておく内容をお伝えします。
これから紹介する内容を踏まえて制作を進めていけば、責任者や関係者に対して説得力のある企画書をつくることができるでしょう。企画書に何を載せれば良いのか分からない方は参考にしてみてください。

表紙とタイトル

講演会やセミナーのタイトルをつくりましょう。表紙やタイトルは初めに目がつく箇所なので第一印象を決める大事な箇所です。タイトルは、一目見ただけで内容がわかるものや短くキャッチーなものを考えて、責任者の興味を惹けるようなものをつくってみてください。

表紙に含める情報は一般的に下記の情報です。

・制作日：〇〇〇〇年〇月〇日
・提出先：〇〇部（責任者名）様
・作成者：〇〇課（作成者の名前）（連絡先）
・タイトル

目次

作成した企画書が何ページにもわたるものであれば、目次を用意しましょう。
目次を用意すれば、企画書の大まかな内容が一目でわかり、読み手の負担を軽減できます。

企画書をより読みやすくするためにも、読み手の負担を減らして最後まで目を通してもらえるような工夫が大切です。

開催に至った背景と問題提起

講演会やセミナーを開催するに至った理由や、抱えている課題や問題提起などを行います。参考文献やグラフなどを用いて、講演会やセミナーを開催する意義を責任者に伝えましょう。

盛り込む内容としては

・なぜ講演会やセミナーを開催するに至ったかの理由
・開催する必要性
・ターゲット層の抱える問題の性質など

講演会やセミナーを開催する理由や、ターゲットが抱える課題などを明確にしておけば、この後に続く企画の説明に説得力を持たせることができます。
企画書において、開催に至った背景や課題の提示は重要なパートです。実際に企画書をつくる際は、どうして開催しようと思ったのか、開催することでどんな課題を解決できるのかを考えておくことが大切ですね。

講演会・セミナーの目的と概要

開催に至った背景やターゲットが抱える問題と絡めて、講演会とセミナーの目的を提示します。提示した目的に合わせて、講演会やセミナーを開催することで得られる成果や、最終的なゴールを明記して責任者へ企画の全体像を伝えましょう。

セミナーの全体像は、ゴールを意識して言葉を選ぶことをおすすめします。はっきりとした目的や開催意義をわかりやすく伝えられるため、企画プレゼンがスムーズです。

マーケティング戦略

講演会やセミナーが組織外の人を呼ぶようなイベントの場合は、広告や宣伝をして参加者を集めなければなりません。
その場合は集客や広報の手段などのマーケティング戦略も記載しましょう。講演会やセミナーを開催しても、人を集められなければ課題解決や利益、潜在顧客の発掘といった開催目的を達成しにくくなるためです。

多くの方に講演会やセミナーに参加をしてもらうために集客プランを提案します。集客プランは1つだけでなく複数のプランを用意しておくとよいでしょう。
集客プランの例は以下のとおりです。

・講師に著名人を招いたり、話題性の高いテーマを選んだりと魅力的なコンテンツを用意する
・SNSやブログ、メルマガなど幅広い媒体で告知する
・参加者に対して期間限定で割引や特典を用意するなどの付加価値をつける

多くの参加者を集められるような集客方法と、実行する際のアクションプランを記載しましょう。

スケジュール

講演会やセミナーを開催するまでのスケジュールを記載します。開催するまでに必要なタスクなどを、開催日から逆算してスケジュールを考えます。

企画書にスケジュールを記載する際には、タイムスケジュールのように表記するのも良いですが、視認性を高めたいのであればガントチャートを用いるのもおすすめです。
ガントチャートを用いれば、プロジェクトの進捗状況やそれぞれの役割分担が一目で把握できますね。

予算やコストパフォーマンス

責任者にとって予算やコストパフォーマンスは重要な指標です。
いくら良い企画を考えても、あまりにも破格な予算だったり利益が見込めなかったりすると、責任者から承認をもらうことは難しくなります。

講演会やセミナーの企画を考える際には、現実的な予算とコストパフォーマンスを重視して、いかに成果を出せるのかをアピールしましょう。

　

　

企画書の完成度を高める5つのポイント

素晴らしい企画を考えても、責任者から承認を貰えなければ講演会やセミナーを開催できません。
「企画を考えても中々通らない」と悩む方に向けて、企画書を通すためのコツを5つ紹介します。

はじめの3〜5ページはしっかりつくり込もう

企画書を通すためには、初めの3〜5ページ目が重要です。決定者や経営者は多忙な方が多く、企画書を最後まで目を通してもらえるとは限りません。
パラパラと流し読みをしたり前半部分しか見ない方もいるでしょう。

そのため、初めの3〜5ページを読めば企画の概要や全体像がわかるものや、興味を惹けるようにつくり込んでおけば、最後まで読んでもらえる確率が上がり、承認を貰いやすくなりますよ。

決定者のメリットになる情報を載せよう

企画書に講演会やセミナー開催から得られるメリットも記載しておけば、企画に対して前向きに検討してもらえるでしょう。

講演会やセミナーを開催することでどのような効果を得られるのか、どれくらいの収益を見込めるのかというように、責任者や企業に対しての見返りをアピールして提案が通りやすい企画書を作りましょう。

リスクや課題も掲載し改善策も記しておこう

企画書にメリットを記載するのも大切ですが、講演会やセミナーを開催することで生じるリスクや課題も載せるのも提案を通すためのコツの1つです。

企画書に講演会やセミナーに対して良いことばかり書かれていると、責任者は何かリスクがあるのではないかと不安になるでしょう。リスクや課題を記載しないことに対して指摘され、企画書を差し戻される場合もあるでしょう。
企画書を通すためにはメリットばかりでなく、リスクや課題とあわせて改善策も記載しておくと、信頼度が上がり承認を得やすくなります。

読みやすく伝わりやすい企画書にしよう

企画会議に通りやすい企画書にするためには、最後まで目を通してもらえるようなものをつくりましょう。
最後まで目を通してもらうためには、読みやすくしたり一目見るだけで伝わったりするような読み手の負担を軽減させる工夫が必要です。

具体的な方法としては

・イラストやグラフなどを用いる
・フォントの大きさや装飾などをする
・箇条書きや改行などを活用して余白をつくる

などの工夫を取り入れることで、見やすい企画書をつくれます。

内容を充実させることは大切ですが、文章ばかりでは読み手の負担が大きくなるため、上記のような工夫を取り入れて読みやすい企画書づくりを心がけてみてくださいね。

フィードバックを取り入れる

上記のポイントを押さえても、責任者の基準を満たせない場合もあるでしょう。企画書を提出して通らなかった場合には、考えた企画の何がいけなかったのか質問してみましょう。

質問して得たフィードバックを参考に企画を練り直すことで、責任者の基準を満たした企画を作り上げられるでしょう。

企画書の作成する際にはテンプレートを活用しよう

いざ企画書を書こうと思い立っても、何から書き出せば良いのかわからない方もいるのではないでしょうか。そのようなときはテンプレートを活用して企画書をつくりましょう。
テンプレートを利用して企画を考えれば、見やすくて内容も抜かりのない企画書を作り上げることができますよ。

企画書のテンプレートは、ワードやパワーポイントに備わっているものや、ネットで無料でダウンロードもできるため、気に入ったデザインのものを使用してみてくださいね。

企画書の記載項目の例を以下に紹介します。

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＜講演会・セミナー概要＞
・タイトル
・問題提起
・開催の目的
・講演会・セミナーのテーマ

＜ターゲットの情報＞
・新規顧客か既存顧客か
・知識の有無
・参加する目的
・ペルソナ設定

＜参加者のニーズとゴールの設定＞
・参加者のニーズ
・参加後に期待する効果

＜セミナーの構成と内容＞
・セミナーの構成
・タイムテーブル
・内容を起承転結で説明

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企画書を作成する際には上記に肉付けしたり、内容を変えたりして作成すると、企画書の完成度を高められるはずです。

まとめ

企画書の作成の仕方を紹介してきました。企画書は責任者や関係者に企画をわかりやすく伝えられるように作成しなければいけません。この記事でお伝えした企画書作成のポイントや承認を得やすくするための工夫などを参考にしてみてくださいね。

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