【よくあるお困りごと】講演会の講師選び・企画・準備段階・当日・キャンセルなど
社内講演会の講師選定担当になったけど、何から始めたらいいかわからない…
前回選んだ講師は評判がイマイチだった…
など、講演会や研修会の講師選定は一筋縄ではいかない場合が多くあります。
例えばこんなお悩みはありませんか?
・求めている講演内容に合致する講師かわからない
・テレビに出ているタレントやインフルエンサーなどを呼びたい
・予算内で呼べる講師かわからない
・講師の話ぶりや評判がわからない
・希望の日時に呼べるのかわからない
この記事では、よくあるお困りごとを解決する方法をご紹介します。
企画段階でのお困りごと
目次
- 企画段階でのお困りごと
- 講演料以外に費用はかかるの?
- どのくらいの予算が必要ですか?
- 講演時間はどのくらい必要ですか?
- 実施日まで数日しかありません!助けてくれませんか?
- どのくらい余裕を持って依頼すると安心ですか?
- 無料相談時に必要な情報はありますか?
- 相談はどのようにすればいいですか?
- 講師選びでのお困りごと
- 聴きたい講演テーマが話せる講師がわかりません。
- テレビに出ているタレントやインフルエンサーなどを呼べますか?
- 講師の実際の評判がわからず不安です。
- リハーサルとして事前に聴講できますか?
- 講師はHPに掲載されているだけですか?
- 講師のスケジュール確認だけできますか?
- 気になる講師が複数いるのですが相談できますか?
- 講演料をHPで教えてくれませんか?
- 開催準備でのお困りごと
- 講師決定後の流れはどうなりますか?
- 時間や場所を変更したい場合、どうすればいいですか?
- 当日までに講師へのご挨拶は必要ですか?
- 広報活動は自由に行っていいですか?
- 看板に記載する講師の敬称に決まりはありますか?
- 記章・徽章(リボンバラ)を用意する必要がありますか?
- 会場内やステージ上に講師席は必要ですか?
- 講師控え室は必要ですか?
- 直前~当日でのお困りごと
- 開催日に悪天候などによって交通が乱れそうで心配です。
- 会食・懇親会にも出席いただけますか?
- 講演中の写真撮影は出来ますか?
- 講演の録音や録画は出来ますか?
- 講師は講演開始時間のどのくらい前に会場入りされるのですか?
- 開催後でのお困りごと
- 講師にお礼状をお送りしたいです。
- 講演料はいつ、どのように支払えばいいですか?
- キャンセル時のお困りごと
- 成約後に講師が出講できなくなることはありますか?
- キャンセルすることになった場合はどうなりますか?
講演料以外に費用はかかるの?
講演料以外には、
・消費税
・往復の交通費
・宿泊費(ケースバイケース)
が必要です。
そのほかに、
・講演資料
・音響機材
・照明機材
などの準備費用が必要となる場合があります。
講師や講演、研修内容によって異なりますので、
担当者より事前にご案内・ご相談いたします。
講演サーチをご利用の場合、講演企画料(弊社手数料)のご負担をお願いしております。
納得のいく講演実現に向けてサポートさせていただきますので、まずは無料相談をご利用ください。
どのくらいの予算が必要ですか?
講演料などは、必要な費用は講師によって異なります。
ぜひ事前にご予算等をお知らせください。
事務局よりご希望を伺ったうえでご予算に合う講師をご提案いたします。
ご予算が10万円以下になる場合は、ご紹介が難しいケースがございます。
開催目的によっては講師への予算交渉が可能なときがあるため、ぜひお気軽にお問い合わせください。
講演時間はどのくらい必要ですか?
講演は、内容によって時間が異なります。
90分で終了するのが一般的ですが、開催目的に合わせて60~120分前後になるケースがあります。
講師によっても異なるので、気になる講師がいらっしゃるときは一度ご相談ください。
講演時間を限定している講師や、時間ごとに講演料を定めている講師もおります。
研修の場合は、企業のご要望に合わせたご提案をいたします。
数時間単位で終了する場合もあれば1日がかりの研修もご紹介可能です。
研修は時間をかけて行う場合が多いので、数日単位で実施する主催者さまも多くいらっしゃいます。
実施日まで数日しかありません!助けてくれませんか?
ぜひお早めにお問い合わせください。
開催数時間前にご依頼いただいたケースもございます。
全力でサポートいたしますので、
まずはご相談いただけると嬉しく思います。
どのくらい余裕を持って依頼すると安心ですか?
一般的には開催の3~4ヶ月前に動き始める主催者さまが多いようです。
もちろん、それより遅くても早くても問題ありません。
開催が決まった段階や講演テーマがイメージできたときなど、お好きなタイミングで無料相談をご利用ください。
ただし、人気の講師はスケジュールが埋まるのも早いため、お時間には余裕を持ってご依頼いただけると安心です。
講師によっては半年~1年前に予約がいっぱいになる人や、2ヶ月前にならないとスケジュールがわからない人がいます。
講師に合わせて異なる点は、事務局よりしっかりとご案内いたします。
無料相談時に必要な情報はありますか?
「何もわからない」「何から始めればいいのか」といったご相談でも構いません。
ぜひご担当者さまの「?」をお聞かせください!
もしも決まっている内容があれば、事前にお知らせいただけるとご希望に沿った内容をご案内可能です。
例えば、
主催団体名
開催日時
会場
会合名及び開催趣旨・目的
対象者
参加人数
ご希望の講師
ご希望の講演テーマ
ご予算(消費税、交通費を含むか否か)
などをご検討ください。
講師選びでのお困りごと
聴きたい講演テーマが話せる講師がわかりません。
1つの講演テーマにしても、講師によってその伝え方や内容はさまざま。
だからこそ、自社にマッチする講師が判別できずに困ってしまいますよね。
そんなときは、当社にお気軽にご相談ください。
「安全大会」で高い評価を得ている講師、若手向け「人材育成」で成果を出した非公開講師など、ご希望に合った講師を複数ご紹介いたします。
テレビに出ているタレントやインフルエンサーなどを呼べますか?
講師の実際の評判がわからず不安です。
ご安心ください。
ご相談いただければ、講演サーチ事務局スタッフがご希望に合った講師を、実際の評判を含めてご紹介いたします。
どのような点で評価されている講師なのか、強みをしっかりご説明するので、講師選びの参考になさってください。
リハーサルとして事前に聴講できますか?
講師にも相談の上、可能な限りご協力いたしますが、必ずしもリハーサルの開催をお約束できるものではございません。
といっても、当日に機材トラブルなどがないか、聴講者が楽しめるかなど、不安は残りますよね。
不安や疑問は、抱えることなくお話くださいますと幸いです。
講演サーチ事務局ができる限りのサポートをいたします。
講師はHPに掲載されているだけですか?
講師のご都合により掲載を控えているケースが多々ございます。
非公開講師のご紹介は、お問い合わせいただいた主催者さまにご案内しております。
ご遠慮なくお問合せください。
講師のスケジュール確認だけできますか?
講師によって、スケジュール確認だけをできる講師もいらっしゃれば、正式なご依頼でなければ受け付けができない講師もおられます。
気になる講師がいらっしゃる場合は、ご相談ください。
場合によっては、正式依頼ではなくても仮押さえとしてスケジュールを確保できる可能性がございます。
気になる講師が複数いるのですが相談できますか?
もちろんです。
ご相談はいつでもご連絡ください。
複数の講師に同時に依頼するのはトラブルの要因になるため、まずは相談しながら希望講師の優先順位をつけていきましょう。
講師によって、講演料金、依頼条件、評価などが異なります。
事務局より詳細をお伝えしますので、比較検討する材料にしていただければと思います。
講演料をHPで教えてくれませんか?
講演料など、開催に必要な費用は変動するため、HPでの公開は差し控えさせていただいております。
主催者さまや開催目的、開催地、開催方法など、さまざまな条件で変動するので、お気軽にお問い合わせください。
開催準備でのお困りごと
講師決定後の流れはどうなりますか?
弊社から以下の企画書類一式をお送りします。
書類をご確認のうえ、必要な準備を進めていきましょう。
・手配書:ご依頼内容、当日の流れ、交通ルートなどを取りまとめたもの
・準備物:会場・控室の準備物、講師の嗜好、その他注意事項を取りまとめたもの
・広報関連素材:講師・出演者のプロフィールや写真
・御見積書
・講師紹介文:当日に司会の方に読み上げていただくためのもの
(講師から希望・指示があった場合のみ作成していますので、同封されていない場合はプロフィールから抜粋してください。)
準備を進めるうちに、疑問や不安がでるかもしれません。
そんなときは遠慮なく講演サーチ事務局までお問い合わせください。
時間や場所を変更したい場合、どうすればいいですか?
なるべくお早めにご相談ください。
講師への連絡・交通スケジュールの変更など迅速に対応いたしますが、交通ダイヤなどの事情によりましてはお応えできないケースもございます。
なお、変更の可能性がある場合は、事前にご連絡いただけましたら幸いです。
当日までに講師へのご挨拶は必要ですか?
弊社が講師から一任されていますので、原則として事前のご挨拶は不要です。
また、当日の進行などに関しては弊社担当者とお打ち合わせください。
広報活動は自由に行っていいですか?
広報活動はぜひ行っていただければと思います。
ただし、デザイン案などは一度講師の確認が必要となるのでご注意ください。
確認までは時間が必要なので、5営業日以上の余裕を持ってEメールやFAX等で講演サーチ事務局スタッフへお送りください。
なお広報活動とは、
・ポスターの貼り出し
・チラシの配布
・案内状、招待状の送付
などを指します。
テレビやHPでの宣伝をお考えの際は、一度ご相談ください。
データ作成で必要となる講師の顔写真等は、講演サーチ事務局よりお送りいたします。
看板に記載する講師の敬称に決まりはありますか?
原則として敬称に決まりはございません。
主催者さまにお任せいたします。
一般的には「氏」「さん」「先生」などの敬称がつけられます。
敬称について指定がある場合は事前にお知らせいたします。
記章・徽章(リボンバラ)を用意する必要がありますか?
ご用意されていてもお断りになる講師も多数いらっしゃいますので、基本的には必要ありません。
会場内やステージ上に講師席は必要ですか?
司会による講師紹介後に登壇される(初めて聴講者の前に姿を現される)スタイルが一般的ですので、基本的には必要ありません。
講師控え室は必要ですか?
原則、ご用意をお願いしています。
難しい場合は事前に担当者までご相談ください。
直前~当日でのお困りごと
開催日に悪天候などによって交通が乱れそうで心配です。
交通ダイヤの乱れがあらかじめ予測できる場合は、主催者様・講師と相談の上、前日から移動していただくなど、トラブル防止に尽力します。
会食・懇親会にも出席いただけますか?
講師や状況によって異なります。
講師にご相談させていただきますので、事前に担当者までお問合せください。
講演中の写真撮影は出来ますか?
主催者様による記録用であれば許可いただける講師がほとんどです。
しかし、一切禁止されている、用途によっては許可いただける講師もいらっしゃいますので、事前に講演サーチ事務局スタッフまでお問合せください。
また、聴講者の方がカメラや携帯電話で撮影されないように、開始前にアナウンスをお願いします。
講演の録音や録画は出来ますか?
著作権上の問題がありますので、原則としてお断りしています。
ただ、目的や用途によっては許可いただける場合もあります。
聴講者の方が録音・録画されないように、開始前にアナウンスをお願いします。
講師は講演開始時間のどのくらい前に会場入りされるのですか?
弊社では開催時間の30分前を目安にしていますが、講師や状況(交通ダイヤ)によって異なります。
悪天候などで交通網に遅れが生じそうな場合は前日入りするなど、トラブル防止に努めています。
開催後でのお困りごと
講師にお礼状をお送りしたいです。
講師に回送いたしますので、講演サーチ事務局スタッフまでお送りください。
ただし、講演当日に講師と名刺交換などをされた場合は直接お送りいただいても結構です。
なお、聴講者様からのファンレターなどについてはお取り次ぎいたしておりません。
講演料はいつ、どのように支払えばいいですか?
請求書に基づき、原則として実施後7日以内に、弊社指定の銀行口座にお振り込みください(恐れ入りますが、振込手数料はご負担ください)。
なお、法人への料金のお支払いとなりますので、源泉徴収をせずにお振込みください。
キャンセル時のお困りごと
成約後に講師が出講できなくなることはありますか?
ご依頼・成約後に講師が病気・事故・天災などによって出講できなくなることは有り得ます。
代替講師を派遣するなど、主催者様とご相談の上で対処いたします。
キャンセルすることになった場合はどうなりますか?
原則としてキャンセルはないようにお願いしておりますが、キャンセルをせざるを得ない場合は速やかにご連絡ください。
ただし、天災など不可抗力以外の事由による場合はキャンセル料をご請求いたします。
また、上記の規定にかかわらず、独自のキャンセル料・規定を設けている講師もいます。
事前に講演サーチ事務局スタッフからご説明いたしますが、詳しくはお問合せください。