講演会・セミナー会場の種類と選び方を講演依頼のプロが解説！【失敗しない会場選び】のポイントと注意点は？
講演会やセミナーを開催するとき、どのようなポイントに注意して会場を選定するとよいのでしょうか。
ひと口に会場といってもさまざまなタイプがあるため、開催の場にふさわしいシチュエーションを作り上げたいですね。特に初めての講演会やセミナー開催となると、わからないことが多くて判断しにくいかもしれません。
この記事では、講演依頼・講師派遣のプロである講演サーチスタッフが【失敗しない会場選び】のポイントと注意点をご紹介します。
対面での講演会を開くけど、会場はホテルが普通なのかな？
講演会は会社の会議室でもOKなのかな？
本記事を読むと、講師や参加者に喜ばれる会場を見極められ、講演を大成功に導けるので、ぜひ最後までご覧ください！
講演サーチは講演会やセミナーの開催をしっかりサポートいたします。講師選びや会場選び、オンライン講演会などさまざまなニーズにお応えしますので、まずはお気軽にご相談ください。
講演会・セミナー会場の種類と選び方を講演依頼のプロが解説！【失敗しない会場選び】のポイントと注意点は？
目次
講演会・セミナー開催に使える会場の種類
講演会・セミナー会場として選ばれやすい会場はどのようなタイプの部屋なのでしょうか。
会場の種類はさまざまありますが、とくに講演会や研修会の開催に向いている以下の会場タイプを紹介します。
・貸し会議室
・イベントスペース
・ホール
それぞれの特徴を詳しく解説します。
貸し会議室（セミナー会場）
講演会の会場として一般的なのが「貸し会議室」です。セミナー会場として貸し出されているケースも多く、会議室は学習の場として適した会場だといえるでしょう。
貸し会議室は、都市部であれば比較的数が多く、参加人数に応じて会議室の広さを選びやすいメリットがあります。
貸し会議室は汎用性が高く、どのような用途でも有効活用できるのが魅力ですが、設備面の確認は行うようにしましょう。
無人で貸し出しているためにトラブル対応が遅れる場合や、マイクやスクリーンなどの機材が備え付けではない場合、事前の準備や確認が必要です。
貸し会議室の料金は収容人数などさまざまな条件で設定されています。値段だけで選ばず、設備やサポート体制もチェックすることがおすすめですよ。
・広さ（収容人数）
・サポート体制（スタッフが常駐しているか）
・インターネット環境の有無
・映像配信設備（オンラインの場合）
・投影スクリーンやマイク等の機材の有無
・椅子のタイプ
・机のタイプ（ワークを行う場合は移動しやすいタイプが望ましい）
実際に開催したい講演会や研修会の流れをイメージしながら、必要なものを取捨選択すると選びやすいですね。
イベントスペース
イベントスペースとは、その名のとおり各種イベントや催事に活用できる場所を指します。
空き店舗をそのまま貸し出していたり、広場を貸し出したり、貸し会議室のような大きめの部屋を貸し出していたりと、タイプはさまざま。
貸し会議室と聞くとビジネス感が強くシンプルな部屋がイメージしやすいですが、イベントスペースのなかにはおしゃれな非日常感を放つ場所もあります。
イベントという括りのため、講演会を真面目すぎずラフな雰囲気で開催したいときなどには、イベントスペースがおすすめです。
イベントスペースを利用する場合、貸し会議室と同じようにインターネット環境や機材の有無といったポイントをチェックしておくことが重要です。
機材がそろっていないと当日になって慌てないように、会場に確認しておいて、必要があればレンタルの手配をしておきましょう。
ホール
大人数が参加するような講演会では、ホールの利用がおすすめです。大規模になるほど会場は大きくなりますが、大人数を収容できるホールはそうした場合にぴったり。
ホールは、
・自治体が運営するホール会場
・ホテル内に設置されたホール会場
・民間企業が所有するホール会場
などのタイプがあります。
運営母体やホールによって貸出できるタイミングや収容人数、料金は異なります。
大規模な会場はすぐに予約できるものではないため、できるだけ早めにスケジュールをおさえておきましょう。
ホテルにあるホールやイベントホールなどでは、同じ建物内にレストランがあったり、講演会後にそのまま泊まれたりするので便利です。
講演会後に懇親会を開きたい場合は、特におすすめですよ。
講演会・セミナー会場選びのポイント3選
会場を選択する際に大切なポイントを3つ厳選しました。
初めて講演会や研修会を開催する場合は、以下のポイントを確認しながらベストな会場を見つけてくださいね。
・開催目的や講演テーマに合う場所か
・アクセスしやすいか
・設備が充実しているか
それぞれ解説します。
開催目的や講演テーマに合う場所か
開催予定の講演会に呼び寄せる人数、講演テーマや参加者の年齢層に合わせたスペース選びは欠かせません。
例えば、参加者を50人と見込んでいる場合、広すぎても狭すぎても見栄えや居心地が今ひとつとなってしまいます。
広すぎれば空席が目立つように映り、どこか不人気で寒々しい印象をもたせてしまうでしょう。反対に、狭すぎれば隣席との距離も近いすし詰め状態になり、人によっては落ち着いて参加できなくなる事態につながりかねません。
人と空間が適度に調和したバランスを作り出すことが、主催者側の大事な役目の1つです。
また、講演のメインテーマや出席者の年代によっては、一般的な会議室系だけでなく、内装がおしゃれで高級感などの要素をプラスしてもよいでしょう。
講師や社員に喜んでもらえる雰囲気作りは、主催者の腕のみせどころといっても過言ではありませんね。
アクセスしやすいか
最寄りの駅やバス停などからスムーズにたどり着ける「行きやすさ」も、外せないポイントです。到着するまでに労力がかかり過ぎてしまえば、参加者が講演に臨む気力がそがれてしまいますよね。
JR線や私鉄など多くの路線が乗り入れる駅は利便性が高く、人も足を運びやすいので注目してみましょう。
さらに、うまく選択できれば駅直結、会場までの歩道がきちんと整備されている点など、細部まで配慮できればなお充実度が増しますよ。極力短時間で徒歩でも問題なく集合可能な場所をピックアップし、出席者全員が心おきなく参加できる条件を整えていきましょう。
アクセスしやすい場所にあることは、トラブルがおきたときにも便利です。悪天候で電車が遅れていても、交通網が発達している場所でならバスやタクシーといった他の手段を選べます。
設備が充実しているか
映像や音声、インターネットを効果的に駆使して、研修で学びや得られる効果を最大限高めたいと考えている方もいますよね。もし必要な設備が不十分ならば自前で用意しなければならないため、準備内容が大きく変わってきます。
別途利用料金を負担してでも設備を借りたい、最初から備え付けの設備を活用したい場合は、使用予定のものがきちんと準備できるか確認しましょう。
講師とすり合わせたせっかくのプログラムに不備が起きないよう、可能な場合はスタッフだけでリハーサルを試みるのも一手です。
【失敗しない会場選び】のための4つの注意点
会場を見極めていく際には、以下の4つの注意点があります。
・かかる費用は会場によってさまざま
・休憩スペースや飲食店の有無
・分煙化は徹底されているか
・会場の情報は最新のものか
それぞれ解説するので、会場選びの参考にしてくださいね。
かかる費用は会場によってさまざま
一般的にレンタル料金は固定されておらず三者三様なため、自社内の予算に見合うか良く比較検討しなければなりません。驚くほどの大きな差が生じる部分でもあるため、費用面で失敗したくない場合は特に注意すべきポイントです。
収容規模が大きくてアクセスも便利など、好条件がそろえばそれだけ金額も高くなる傾向にあります。
主催者側が希望する必須条件を残しつつ、理想的な料金で有効活用できる場所を見定めていきましょう。
休憩スペースや飲食店の有無
講演会によっては午前中から前半が始まり、お昼休みをはさんで後半に入るスケジュールもあるでしょう。
お昼休みを過ごす際は周辺に飲食店やコンビニなどがあれば選択肢が広がり、利便性が高まります。
また、会場建屋内にも持参したお弁当やテイクアウト品を食べられる、イートインスペースやレストランがあるか確認しておきましょう。
長時間にわたる研修では要チェックポイントのため、事前アナウンスをして利用してもらえれば、高評価につながりますよ。
分煙化は徹底されているか
昨今は企業内で分煙化は当たり前の取り組みであり、会場内でも分煙化が当然求められます。
たばこの値上げや路上喫煙禁止区域の設置など、喫煙者には向かい風が強まっているといえど喫煙者はゼロではありません。
非喫煙者が気持ち良く過ごせ、喫煙者もできるだけストレスがないように配慮がされていることが望ましいでしょう。
出席者全員が気持ちよく過ごせるように分煙化がされているか、忘れずにチェックしておきましょう。
会場の情報は最新のものか
インターネット上に公開されている情報は、最新ではない場合があるため注意が必要です。
施設の公式サイトや会場情報をまとめた情報サイトにある内容は、本当に正しいのか常にチェックする癖がつくと安心ですね。
特に多いのが、設備と料金の改定に気づかなかったケースです。
例えば、
・オンライン配信しようと思って選んだのにマイクがなかった
・予算内だったのに値上げで予算オーバーになった
・ケータリング可と掲載されていたのに当日不可だと聞いた
・HP記載の仮予約期間が変わっていて予約期間をオーバーしてしまった
といったトラブルが起こり得ます。
細かい点もしっかりと確認して、想定通りに講演会やセミナーを進行できるようにしましょう。
会場選びから講師派遣・講演依頼まで講演サーチ
会場選びはいくつかのポイントや注意点があって、なかなか難しいものです。
組織内で会場選定を行うには時間や人でが足りないケースは多いのではないでしょうか。
そのようなときは、ぜひ外部の講師派遣会社やサービスを利用してみましょう。
アクト・パートナーズが運営する講演サーチは、長年の経験をもとに企業や組合といった組織の課題解決に役立つ講師派遣・講演依頼を承っています。
会場選びはもちろん、講師選定や講演テーマのアドバイスなどもお届けできるプロが揃っています。
ぜひお気軽に無料相談をご活用ください。
まとめ
理想的なセミナー会場を決定するには、立地条件や設備の備え付け状況などキーポイントを欠かさずに調査しましょう。同時に、参加者全員が安心して来場できるよう下支えをし、過ごしやすい環境を提供することも忘れてはなりません。
こだわりのスペースにてハイパフォーマンスを披露してもらうため、講演サーチに所属する専門家の起用がおすすめです。
すべての人と会場が調和をとれれば、これまでにない良質な会合の開催も期待できますよ。
