講演会などのイベントを開催するにあたって、後援を申請したいケースもあるのではないでしょうか。後援を得るには、まずは後援名義申請をして、行政や団体からの後援を募ることからはじめましょう。

この記事では「後援名義」の概要を中心に申請するまでの流れや申請のメリットなどをわかりやすく解説しています。これから初めて講演会などのイベントを開催したいと考えている方はこの記事から「後援名義」の概要を把握して自身の企画に活用してみてくださいね。

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後援名義とは？講演会などのイベントで申請するメリットと申請の流れ

後援名義とは？後援と協賛の違いもわかりやすく解説

後援名義とは、講演会などのイベントに対して賛同してくれた団体の名前を記載できる権利のことです。
後援名義を得ると後援元の名称やロゴを配布する資料や広報で利用するチラシ、ポスター、ホームページなどに「〇〇後援」と明記できます。

後援してくれた団体の名前を使うことによってイベントが、社会的に認められたものだという印象を参加者や団体、企業に対して与えられるでしょう。

そもそも後援とは？

後援名義を理解するうえで「後援」の定義を確認しておきましょう。
後援とは講演会などのイベントに対して特定の組織や団体が、公式に支持や協力を表明してくれることです。

後援団体がいる事実は、開催するイベントの信頼性や健全性の証明として活用できるためイベントの協力者を募ったり参加者の集客はしやすくなる利点がありますよ。

後援と協賛の違い

後援と似たものに「協賛」があります。この2つの表記はイベントの広告やチラシ、資料などに記載するケースがあります。
協賛とは、講演会などのイベントに賛同した団体が、資金や物品、商品などを提供してくれることです。援助をするとともに、講演会などのイベントで団体の広告や宣伝を求められる場合が多いでしょう。

後援と協賛の大きな違いは、資金や物品の援助があるかどうかです。
「後援」ではイベントに対し賛同による社会的な支援を提供しますが、資金や物資などの援助は基本的に行いません。対して「協賛」は資金や物品の提供を通じて直接的な支援を行うものと押さえておきましょう。
　

後援名義を申請する3つのメリット

後援名義は申請することでどんなメリットがあるのか気になる方もいるのではないでしょうか。
ここでは後援名義を申請するメリットを3つ紹介していきます。

社会的信用を獲得できる

後援名義を取得すると、イベントに対して社会的な信用を得やすくなります。

講演会などのイベントで参加者を集めたり協賛を募ったりするためには、社会的な信用が必要です。
しかし初めてイベントを開催する場合などは、実績がないため社会的な信用を得るのは簡単ではありません。信用がないと広報に力を入れても集客がうまくいかなかったり、協賛の交渉も難航する可能性があったりします。

後援名義を得ることで、後援元の知名度やブランド力を借りて社会的な信用を短時間で獲得できるのは嬉しいポイントですよね。

イベントの認知度を向上できる

後援団体によっては団体の持つメディアでイベントの告知をしてもらえたり、広告掲載などのサービスを通常よりも低い価格で提供してもらえたりする場合があります。
後援団体のメディアを通して告知をしてもらえることで、より多くの方にイベントを認知してもらいやすくなるでしょう。

講演会などのイベントを開催するにあたって広報手段の確保は課題の1つであるため、後援団体のメディアを利用できることは大きなメリットといえます。

イベントの規模や質の向上が図れる

後援名義の獲得することによって、スポンサーや協賛の交渉がしやすくなります。スポンサーや協賛を得られれば、イベントに利用できる予算を増やせて規模の大きな講演会も開催できるでしょう。

また後援を得ることで講師との出演交渉にも役立ちます。
後援によって社会的な信用や健全なイベントであることが証明されているため、交渉を行う際に講師の不安材料を取り除けて、交渉をスムーズに進めることができるでしょう。
　

後援名義の申請する流れ

後援を募る手段として公共団体や企業などに後援名義申請を行うのが一般的な方法です。

後援名義申請をする流れとしては以下の3ステップがあります。

・後援元の選定
・申請書類の準備・作成
・申請書類の提出

それぞれポイントや注意点などを解説します。

Step1：後援元の選定

後援名義の申請を出す前に、後援先を選定するところから始めます。

後援先を選ぶ場合には

・後援団体の信頼性や影響力の高さ
・イベントのテーマや目的が後援団体の活動分野や理念と一致しているか
・申請条件や手続きの手間や難易度

などを基準に選ぶとよいでしょう。

Step2：申請書類の準備・作成

後援先の目星がつけられたら、申請書類の作成を行いましょう。後援名義に必要な書類は団体によって異なります。

後援先のホームページやブログなどに後援名義に関する申請書類の項目が記載されていることが多いので、書類を作成する前に一度確認しておきましょう。

Step3：申請書類の提出

後援してもらいたい団体のフォーマットに合わせて書類の作成ができたら提出をします。

後援名義の認可が下りる期間は団体によって異なるため、チラシやポスターの作成が間に合うようスケジュール調整はしっかりと行いましょう。余裕を持って申請を行うのがポイントです。

審査が完了すると団体から通知書やガイドラインが送付される場合があります。しっかり確認をして規約を破らぬように、名義やロゴを利用しましょう。
　

後援名義申請のあとに行うこと

後援名義申請を終えれば、後援団体の名義を利用できるようになります。しかし後援名義申請を終えれば完了というわけではありません。

後援名義を受けると決定したあとでも以下のようなアクションが必要です。

・イベントの内容に変更がある場合には報告をする
・イベント終了後に報告書の提出
・後援団体へお礼を伝える

それぞれ解説します。

イベントの内容に変更がある場合には報告をする

後援名義の申請したあとで、イベントの内容が変わった場合は後援団体へ報告をしましょう。

例えば、

・イベントの趣旨や目的が変わった場合
・日時や会場が変更された場合
・講師や出演するゲストに変更があった場合

などは報告が欠かせません。

そのほか、イベントのプログラムに変更がある場合には後援団体へ報告しましょう。
団体によっては「変更届」「内容変更通知書」というようなフォーマットが用意されている場合があります。フォーマットが用意されているのであれば、それにしたがって記入をします。
フォーマットがない場合には、メールや電話を用いて報告をしましょう。

たとえ規約に記載がなくとも、後援名義申請で提出した企画やイベントのプログラムに変更があった場合には報告をしておくのが無難です。
報告をするのは手間に感じるかもしれませんが、トラブルを避けられる効果や、後援団体と良いパートナーシップを築くきっかけにもなるため、報告するメリットは大きいでしょう。

イベント終了後は報告書を提出する

団体によっては、イベント終了後に報告書や収支決済書、名義を記載しているパンフレットやポスターなどの提出を求められる場合があります。

提出する報告書も団体によって変わってくるため、ホームページやブログなどで確認しておきましょう。

後援団体へお礼を伝える

イベント終了後には後援していただいた団体へ、謝辞を送るなどのフォローアップを忘れずに行いましょう。
フォローアップをしっかりしておけば、後援団体との良いパートナーシップを築くための基盤をつくれます。

今後も講演会やイベントを開催するのであれば、他団体とのパートナーシップの形成は重要です。所属する組織の社会的な信用を上げるためにも良いパートナーシップを築いていきましょう。
　

後援名義の申請を通しやすくするためのコツ

後援名義の申請は、これまでイベントの実績がないと承認を得るのが難しいことがあります。
ここでは後援名義の申請が承認されるためのコツを解説しています。これから紹介するポイントを押さえておけば、依頼から承認までをスムーズに行うことができるでしょう。

実際に後援名義の申請を行う際には参考にしてみてくださいね。

依頼内容を明確に伝える

後援名義の申請を行う際は、企画しているイベントの内容や趣旨、目的などは明確に伝えるのがポイントです。後援の審査で確認するポイントは、イベントの目的や趣旨、社会的な意義が後援団体の活動理念と合っているかです。

審査を通しやすくするためには、企画しているイベントが

・後援団体の理念とどのような関わりがあるのか
・後援をしてもらうことで後援団体にどのようなメリットがあるのか

を提示してアピールすることが大切です。

必要な書類はもれなく提出する

後援名義の申請に必要な書類は団体によって違います。そのため書類を用意する際には、条件を確認して漏れのないように準備をしましょう。

提出書類が足りなかったり、記入漏れなどが多かったりすると後援団体に不信感を抱かせてしまうかもしれません。
スムーズに審査を行なってもらうためにも、提出書類は記入漏れや提出忘れがないように心がけましょう。

行政や地方自治体の後援をはじめに得ておく

企業や団体へ後援名義の申請を行う前に、行政や地方自治体の後援を受けるのもおすすめです。
あらかじめ行政や地方自治体から後援名義を取得しておけば、イベントが公共的な活動であることの証明ができているためその他の審査もスムーズに進めるでしょう。

企業や団体へ後援や協賛を求めるのであれば、行政や地方自治体から後援を得て社会的な信用を獲得したのち交渉してみてはいかがでしょうか。

まとめ

後援名義はイベントに賛同してくれた団体の名義を記載できる権利のことです。講演会を開催する際に、後援名義の申請を行うことで参加者や関係者の信頼を得るのも容易となり新たに後援や協賛も得やすくなるメリットがあります。

講演会をはじめとするイベントを開催するにあたって、「講演会の企画について相談したい」と思った際には、講演サーチにご相談ください。長年講演依頼に携わってきたスタッフが担当者様のお悩みに寄り添った回答をいたします。ぜひ気軽にお問い合わせください。