講演会の成功は、入念な下準備が鍵を握っていると言っても過言ではありません。講演会を成功へ導くためには講演会開催準備をしっかりする必要があります。
例えば、テーマや目的を明確にすることはもちろん日時や会場、予算からどの講師に依頼するかなど、考えることがたくさんあります。

何が必要でどんなことをやればいいのかが理解できれば、初めて手をつける方でも立派な講演会を開催することが可能です。講演会開催に必要な準備をひとつひとつ丁寧に解説していきます。

講演会とは

そもそも講演会とはどんなものなのでしょうか。セミナーや研修となにが違うの？と思われるかもしれませんね。
本来の目的に合った講演会になるよう、それぞれの違いを理解しておきましょう。

講演会とは「ある内容に関して、経験者や有識者が参加者に向け話して伝える」ための会と定義できます。

講演会は原則的に参加者は講師の話を聞くのみで、専門性のあることを学ぶというよりも、講師の話に共感しながら新たな知見や気づきを得ることを主な目的としています。

講演会の講師には芸能人や著名人が多く、一般の人では経験できないことを自身の思いにのせて伝え、参加者の感情に訴えかける傾向があることも特徴としてみられます。

よく似た言葉「セミナー」「研修」との違い

セミナーとは、「設定されたテーマについて講師が参加者に教える場」ということができます。

テーマが決まっているので、参加者はテーマに関して何らかの課題を持っていたり向上を図ろうとする意思がある場合がほとんどです。
講師は特定の分野において専門知識を有していることが求められ、参加者は自分ごととして主体的に学びを得たうえで、仕事や生活に役立てていくことを目的としています。

研修は一般的に、「企業や団体が従業員もしくは団体員の人材育成を目的として行うもの」で、組織の発展・向上に向けて参加者のスキルアップを図るということが目的です。

そのため教育という側面が強く、講師は教えるという立場で参加者は教わるという構図になりますが、主催者側の意図する効果が得られるよう行われるという点が、セミナーとの違いです。

大切なのは講演会開催準備

講演会の趣旨や意義が理解できたら、次にどんな準備が必要でなにをするべきなのかを確認していきましょう。
ここでは準備に必要なことを項目ごとに分け、それぞれについての注意点もあわせて解説していきます。

1.予算を確認
2.講演会テーマと目的を明確化
3.講演会開催日時を決める
4.講師に講演会を依頼
5.資料などの準備

1.予算を確認

講演会を開催するには主に以下の費用がかかります。

それぞれについて細かくみてみましょう。

①講師に対する報酬

講演会に講師を招くならほぼ間違いなく発生します。知名度が高く実績のある講師ほど高額になる傾向にあり、逆の場合はリーズナブルな設定が多いです。

講演会の規模や目的などにもよりますが、一般的に講演料のみで30万円以下ならリーズナブルな部類に入ると考えられます。

その他、講師の交通費や宿泊費、専属スタッフが同行する場合の人件費なども必要になる場合があります。事前に報酬の内訳をよく調べておきましょう。

②集客するための広告・宣伝費

会社や、すでにあるコミュニティ内での開催であればポスター数枚程度の金額で済むかもしれませんが、広く参加者を募るのであれば規模に応じたチラシの枚数分、あるいはネットでの広告掲載料なども必要になるでしょう。

③運営スタッフなどの人件費

こちらも②同様、内輪での開催であればほぼかかりませんが、公募での開催となれば規模が大きくなればなるほど運営に携わるスタッフが必要になり、その分経費としてもかさんできます。

ある程度知名度のある講師による講演ならば、ボランティアを募るという方法もありかもしれません。

④会場のレンタル代

大人数を収容できる広い会場などでの開催なら、それなりの金額が必要です。参加者の人数、目的に応じてどういった会場が適切かを把握しましょう。

オンラインでの開催なら、会場は必要ないか、もっと金額を抑えることができます。

⑤当日使用する資料など配布物にかかる費用

テーマや目的によっては、当日参加者に配布するチラシや、レジュメなど内容をより理解するための資料が必要になるかもしれません。

講師から要望される可能性もあるので、事前にしっかりと確認しておきましょう。

⑥その他費用

会場の費用に含まれることもありますが使用する機材の調達、使用料、講演会終了後に懇親会などの場を設けるならその費用、運営スタッフでの打ち上げなど、ケースによって様々な費用が考えられます。

企画の段階で抜け漏れのないよう、確実にチェックしておくと安心です。

2.講演会テーマと目的を明確化

講演会のテーマは、ビジネスから文化・教養、社会問題や医療などをはじめとして、様々なジャンルから多種多様にあり、どのテーマにしようかと頭を抱えている方も多いのではないでしょうか。

しかしながら、テーマ選びに没頭するあまり肝心なことを忘れてしまっては、このあとの準備はもとより開催の成功も遠のいてしまいます。

まずは、「なぜ、何のために開催するのか？」という根本的なところを明確にしましょう。

また、自分が発案者であれば意図や目的は明確だと思いますが、もし依頼されて担当を任されているのであれば、依頼者との認識のすり合わせは念入りに行っておく必要があります。

テーマと目的が明確でなければそもそものスタートラインに立つことができません。この段階で講演会の軸、コンセプトとなる部分をしっかり作り上げておきましょう。

3.講演会開催日時を決める

開催日時を設定する際は、余裕を持ったスケジュールで動けるかを念頭に考えましょう。人気があって需要が高い講師に依頼したり会場を抑える場合は、何ヶ月も前、または1年以上前からの予約が必要なこともあります。

また参加者を募るにも、内容や講師、場所などが確定していなければ告知はできません。十分な期間での告知がなされなければ、求める層や人数が集まらない可能性があります。

開催日時がすでに決まっている場合は、開催当日から逆算して何をどう進めればれば良いかをスケジューリングしましょう。

4.講師に講演会を依頼

開催する講演会の意図や目的、テーマに基づいて講師を探しましょう。どんな経歴や実績があるのか、詳しい分野は何か、講演料はいくらか、開催日時に招けるかなどを詳しくリサーチし、該当する講師に依頼します。

講師への依頼方法としては、

①手書きの依頼状かメールで依頼する
②講師派遣会社を通して依頼する

主にこの2パターンになるかと思います。

①の方法であれば、講演会に懸けるこちらの意気込みや開催する意図、目的などがストレートに伝わり、講師としても熱量高く臨むことでより濃い内容の講演になるかもしれません。

②の講師派遣会社を利用するパターンなら、講師のリサーチや各種やりとり、必要な手配まで行ってくれるので、ミスマッチングのおそれを低減できるほか、準備にかかる時間を削減できるメリットがあります。

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5.資料などの準備

当日に必要な資料やツールはあるでしょうか？必要になりそうなものは漏れなくリストアップしておきましょう。

社内の講演会などであれば資料の作成は自分たちで行うかもしれませんが、広く一般公募する場合や人数が多い際は業者へ依頼するケースもあります。

必要なものの種類や量にもよりますが、あなどっていると業者の都合などで意外に時間がかかることもあります。
十分な余裕を持って準備をするのがベターですね。

講演会開催準備では開催方法も検討しておこう

講演会の開催方法が異なれば、講演内容、参加者の層や人数、開催にかかる費用なども変わってきます。
そのため、どの方法で開催するのかはとても重要です。目的と実現性を考えて、最適な方法を選びましょう。

1.リアル開催（対面・集合形式）

会場に実際に人が集まり対面で開催する形式です。コロナ禍以降、オンライン会議やリモートワークが広まる前はリアルでの開催が主流でした。

リアル開催では講師、参加者双方が場の空気を共有でき、特に講師としては、参加者の表情が見え、反応に応じてライブ感のある講演を行えるという恩恵があります。

参加者としても、講師に直接会える、会場全体で一体感を持ちながら参加できるといった楽しさや臨場感を味わうことができるのが魅力です。

一方、会場を抑える手間や参加者の層・人数が限定的になりやすい、費用がかさむなどのデメリットがあることも忘れないようにしましょう。

2.オンライン開催

ネット上でパソコンやスマートフォンなどの機器を介して行うため、会場代や講師の交通費、宿泊費など様々な費用を抑えられたり、地域の枠を超えて様々な層の参加者を募ることができます。

リアル開催に比べ手間や費用がかからず場所の制限もないことから、主催者側だけでなく講師、参加者にとってもメリットが多く、コロナ禍以降の社会における普及の勢いはいまだ衰えを知りません。

メリットが多いのだから「オンライン開催で良いのでは？」と思いがちですが、リアルな場での一体感やその場にいるからこそ感じられる感動などは、オンライン上ではなかなか再現できません。

デメリットとして捉えられることも少なくないということも知っておきましょう。

3.ハイブリッド開催

リアルとオンラインのデメリットを補える開催方法です。リアルの会場で開催しながら、講演の様子を撮影またはライブ配信をして、オンラインでも視聴できるようにしています。

講師はリアル会場で参加者の反応を見ながら話ができますし、会場に足を運んだ参加者はリアルならではの空気を味わえ、オンラインの選択で自由度も確保するなど、まさに「いいとこ取り」と言えそうです。

ただし主催者側にとっては、リアルとオンライン両方の準備が必要であり、費用もその分かさんでしまうというデメリットがあります。

講演会開催準備が手間ならプロに頼むのも一手

講演会の担当者になったら、企画から始まり講師の手配など、考えることややるべきことが多くて大変ですよね。

そんな思いがあるなら「講演会のプロ」に依頼してみてはいかがでしょうか。

「講演サーチ」なら、講演会の企画段階から講師派遣まで、開催を成功に導くための各種サポートが受けられます。

初めて講演会開催を担当する方はもちろん、経験者の方でもこれまで巡り会えていなかった素晴らしい講師との出会いがあるかもしれません。

気になる方は、まずは無料相談で問い合わせてみてくださいね。

まとめ

今回は講演会の開催方法として、テーマや目的を決め、予算・開催日時の設定から講師への依頼など様々なタスクがあること、それぞれどんなところに注意して進めなければいけないかについて解説しました。

開催の担当者としては不安も多いですし、講師や参加者のためにも絶対成功させたいと力が入ってしまいますよね。この記事が少しでも不安の解消や、講演会を成功に導くための一助となれば嬉しいです。