うっかりミスが多い！ケアレスミスが発生する原因と企業が取るべき具体的な対策を解説
そのうち重大なミスに繋がらないだろうか？
ミスを減らして効率的に仕事を進めたいけど、具体的にどうすればいいかわからない。
自分自身がうっかりミスが多かったり、組織内で多かったりと悩んでいる人は少なくありません。うっかりミスを起こすのは原因がある場合が多く、本人だけでなく企業側も対策を講じていくことで大幅に減少させることができます。原因を知って最適な対策をとっていきましょう。
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ケアレスミス・うっかりミスとは？
目次
ケアレスミスはいわゆる“うっかりミス”で、注意したり気をつけたりすれば避けられたミスのことを指します。
内容は簡単な計算ミスや誤字脱字などが挙げられ、意識すれば避けられるものが多いです。
また、日々の疲れや締め切りの切迫などの原因により、誰もが起こす可能性があるミスでもあります。
ミスの内容によっては信頼を失う危険性もあるため、可能な限り避けて通りたいものです。
ミスが起きる原因を知り、減らすための対策を考えていくことが大切です。
ケアレスミス・うっかりミスが発生する原因
「うっかりミスが多い」と悩んでいる人は多く、企業や組織内全体で多い場合もあります。
誰しもが起こす可能性のあるミスですが、原因として考えられる主な5つを紹介します。
メモの取り忘れや確認不足
メモの取り忘れや確認不足はうっかりミスを引き起こします。
メモの取り忘れや確認不足が発生する背景には、以下のような心理や行動が挙げられます。
・自分はメモを取らなくても大丈夫だと思っている
・どこをメモ取れば良いか分からない
・メモを取るペンやメモ帳を持っていない
・疑問点を上司に聞かない
・最後にセルフチェックを行わない
人間の記憶力には限界があり、現時点では覚えていられると思っても、時間が経つごとに忘れてしまいがちです。
その結果、間違いや言われたことができていないなどのミスが発生します。
自分の記憶力を過信せず小さなことでもメモを取ることで、うっかりミスが発生する可能性を下げることができます。
確認不足によるミスは自分で勝手に判断せず疑問点をすぐに確認・解消し、最後に今一度セルフチェックをしてみてください。
ただ、疑問点の確認は職場の環境や雰囲気によって確認しづらくなっている可能性もあります。
企業全体で確認しやすい環境づくりも大切です。
集中力が低下している
集中力の低下もうっかりミスの原因のひとつです。
集中力が低下する原因はさまざまですが、以下のようなことが挙げられます。
・作業量が多い（マルチタスクになっている）
・単純作業を続けている
・睡眠不足や疲労
・心配事や考え事がある（メンタル面の不調）
作業量が多くマルチタスクでこなしている場合や、単純作業を続けている場合は集中力が途切れがちです。
人間は集中力を長く持続させるのが難しく、最高でも90分が限界だとも言われているため、定期的に休憩を挟むことが大切です。
ただ、マルチタスクや単純作業の継続は本人だけの問題ではありません。
企業も業務量や業務内容を見直していくことで、ミスの発生率を下げることができます。
また、社員の睡眠不足や疲労、心配事や考え事の有無などによっても集中力の低下が起きます。
本人が気付いて対処できれば良いですが、企業もフォローや改善できる対策を考えていきましょう。
時間や締め切りに追われている
時間や締め切りに追われている場合もうっかりミスが発生しやすくなります。
例えば、計算間違いや数字の桁を間違えるなどは、意識していればミスをしても気づいて訂正することができますよね。
しかし、人は時間や締め切りに追われていると、入念にチェックをする余裕をなくしがちになります。
また、チェックしているつもりでも、焦りから見落としが増えてしまい、ミスにつながります。
本人の管理不足ももちろんあるかと思いますが、社内のコミュニケーション不足にも原因があるかもしれません。
進捗状況の報連相の徹底やタスク管理の徹底をして、改善していくことが必要です。
パソコン内の整理整頓ができていない
パソコン内の整理整頓ができていないことも、うっかりミスを引き起こす原因です。
業務でパソコンを使用する場合、たくさんのファイルやフォルダが入っている方も多いでしょう。
そこから必要なデータをすぐに表示させられますか？
データが埋もれてしまいすぐに表示させることができない場合、焦りや苛立ちを感じてミスを引き起こします。
また、誤ってデータを削除してしまう危険性もあるため、パソコン内の整理整頓は業務を行ううえで大切なことです。
作業効率を上げるためにも自分が探しやすく分かりやすいように、定期的に行うよう心がけてください。
ストレスや疲れ
ストレスや疲れもうっかりミスを引き起こす原因です。
日々、生活をしているとストレスや疲れが貯まっていきますよね。
定期的に発散ができていれば良いですが、貯まり続けると集中力の低下や判断力の低下を招きます。
さらに、メンタル面だけでなく食欲低下や体調不良など身体面への影響も心配です。
ストレスや疲れは誰しも抱えがちなものですが、自分自身で発散できるような取り組みが必要になります。
また、企業も業務量や職場環境の見直しをして、社員が働きやすい環境を整えることも大切です。
ケアレスミス・うっかりミスは必ず起きるもの！企業・組織側の対策が不可欠
うっかりミスは起きないに越したことはありませんが、誰でも起こす可能性があります。
企業側は“うっかりミスは必ず起きる”と思っておいてください。
しかし、起きるから仕方がないわけではありません。
今は小さなミスであっても、いずれ大きなミスにつながる危険性が潜んでいます。
もちろん、ミスをしてしまった本人が注意する必要もあるのですが、職場環境や業務量、業務内容はどうですか？
社員同士のコミュニケーション不足や、業務量過多などはありませんか？
ミスをしない環境は本人の努力だけで整うわけではありません。
本人任せにして、企業や組織側がいつまでも対策を行わないとミスが起き続けます。
完全にミスをなくすことは難しくても、予防や減少させる仕組みづくりをして最適な職場環境を作っていくことが大切です。
ケアレスミス・うっかりミスを予防する企業側の具体的な対策例
うっかりミスをなくすために、企業はどのような対策をするのが有効でしょうか？
ここからは、企業が取れる具体的な対策例を詳しく見ていきます。
業務フローの見直しと改善
業務フローの見直しと改善は、うっかりミスを減らす効果が期待できます。
特に、確認不足によるミスに有効な方法です。
マニュアルやルールをしっかりと用意している企業も多いでしょう。
しかし、業務の変更や時代の流れとともに、マニュアルやルールが変更されることも少なくありません。
また、今現在の社員数や業務量によっては、元々ある業務フローでは対応しきれないことも考えられます。
業務フローが正確でないと、曖昧な部分が増えてミスを誘発します。
現在の業務内容や量を洗い出し、改善できないかを検討してみてください。
正確な手順を用いて取り組むことができ、曖昧な部分をクリアにしていくことができます。
確認不足によるミスを減少し、効率化を図ることもできますよ。
ダブルチェック体制を整える
ダブルチェックの体制を整えることで、うっかりミスを減らす効果が期待できます。
特に、打ち間違いや計算間違いなどの単純ミスに有効な方法です。
自分自身が行った業務を自分1人だけでチェックしていると、慣れから見落とす可能性が高いです。
1度目で見落としたミスを発見できるよう、2人体制で2度チェックしていくのが有効です。
ただ、ダブルチェック体制を用いても、互いの確認に依存して業務の品質低下や見落としの危険性があります。
また、チェックに取られる時間が負担になり、“早く終わらそう”と疎かになることも考えられます。
これではチェックするのが目的になってしまい、ミスを減らすことはできません。
ミスを減らすためには、社員に実施する理由や重要性を理解してもらったうえで行っていくことが大切です。
組織でタスクを共有できる仕組みづくり
組織内でタスクを共有できる仕組みをつくることで、うっかりミスを減らす効果が期待できます。
特に、確認不足や時間などに追われて起こるミスに有効な方法です。
スタッフそれぞれの業務内容や業務量や進捗状況が把握できていない状態だと、進捗に遅れが出ても気付けず時間に追われミスを誘発します。
また、タスクの漏れにも気付くことができず、さらなるミスを引き起こすかもしれません。
表計算ソフトやITツールなどを用いて全体のタスクを管理・共有をして、ミスを発生させない仕組みづくりをしていきましょう。
全体の進捗状況や誰がどの業務を担っているかが分かり、業務の効率化にもつながりますよ。
まとめ
今回はうっかりミスについてご紹介してきました。
うっかりミスは、業務量や内容、本人の体調などにより誰しも起こす可能性があるものです。仕組みづくりをしてミスが少なくなることで組織内の雰囲気もよくなっていくかもしれません。うっかりミスは、対策とその場で働く全員の意識によって大幅に減少させることができます。
また、うっかりミスと同様に「ヒューマンエラー」への注意も欠かせません。
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