「講演依頼するときは、いつまでにするべきなの？」このようなお悩みを持つ人に向けて、講演依頼をするタイミングを紹介しています。講演依頼を出す際のポイントや注意点に至るまで、講演依頼に関わるトピックスを講演依頼のプロであるアクト・パートナーズがまとめて解説します。

本記事では、

・講演依頼をいつまでにするべきなのか
・講演依頼をする際に押さえておくべきポイント
・実際に依頼をするときに注意すること

をわかりやすく解説しています。

講演依頼をスムーズに行うためのメールテンプレートはこちらからご覧いただけます。

講演依頼はいつまでに始めるべき？

講師へ講演依頼をするタイミングは、講演日の6ヶ月前からが安心です。できれば、3ヶ月前までには講演依頼をしておきましょう。

一般的には講演当日の3ヶ月前までに依頼をしますが、それより遅くても、早くても大きな問題はありません。
開催日まで日がなくお急ぎの方は、講演サーチのような講師派遣サービスを利用するとスムーズです。講演サーチではいつでも無料相談を受け付けているので、ぜひご活用くださいね。

講演当日の6ヶ月〜3ヶ月前に講演依頼をしておくと、

・講師の予定が空いている場合が多い
・余裕を持った交渉ができる
・講演の打ち合わせや準備の時間が取れる

などのメリットが得られます。

それぞれ詳しくみてみましょう。

講師の予定が空いている場合が多い

講演の6ヶ月〜3ヶ月前から依頼をすることによって、講師の予定がまだ埋まっていない場合が多く、登壇の交渉がしやすい傾向にあります。
講演会にどうしても呼びたい講師がいる場合には、早めに問い合わせをしましょう。
　

　
講演依頼をするタイミングが難しい理由に、6ヶ月よりも前に講演依頼を出しても講師のスケジュールが未確定ですぐに確約できない場合があることが挙げられます。
早すぎる講演依頼は交渉がうまくいかないだけでなく、講師の負担や迷惑になりかねないので注意しましょう。

有名人や人気講師は例外ですが、一般的には3ヶ月前までに準備をスタートするのでそこを目安にすると安心ですね。
なおつい呼びたくなる有名人や著名人が必ずしも、組織の現状に合った講師だとはいえません。「講演会の講師選びの注意点」を参照して、ぴったりの講師を見つけてみてくださいね。

余裕を持った交渉ができる

講師に対して出演交渉を成功させるためには、講演会予定日当日までに時間的余裕があることも大切です。

時間的な余裕があることで、講師を探す際に

・企画している講演の内容と適しているのか
・依頼しようとしている講師の知名度はどれくらいか
・過去に講師が登壇した講演会の実績の有無

などのリサーチをした上で出演交渉に臨むことができます。

また時間的に余裕があれば交渉がうまくいかなくとも、次の講師に問い合わせすることもできますよね。
切羽詰まった状態では交渉する際に力が入りすぎてしまいうまくいかなかったり、講演会のテーマとマッチしていない講師に依頼を出してしまったりしてしまう恐れもあります。

講演会で講師選びは大切な要素です。講演会に適した講師を見つけるためにも、余裕を持って講演依頼を出していきましょう。

講演の打ち合わせや準備の時間が取れる

早めに講演依頼を出すことによって、依頼をした後の打ち合わせや準備に割く時間を確保できます。

講演依頼をした後にもまだまだ準備しなければいけないことがあります。

・講師との打ち合わせ
・当日使うスライドの作成や配布資料の用意
・マニュアルや台本の作成

など講演を開くまでには工程が多くあります。

上記の他にも、講演会では集客の準備も進めなければいけません。
講演会に登壇する講師が決められることで広報や告知などのマーケティングの方向性も決めることができるメリットもあります。

マーケティングの方向性が決まれば告知に必要なポスターやHPなどの作成にも十分な時間を取ることができ、販促効果の高いものをつくりあげることができるでしょう。
このように講演会を成功させるためには、講演依頼だけでなく以降の準備の時間も考慮する必要があります。

講演準備の全体像を意識して講演依頼のタイミングを考えてみてください。満足のいく準備を行うためにも講演依頼は6ヶ月〜3ヶ月前には済ませておきましょう。

チラシやポスターが必要な際は、講演サーチのテンプレートをぜひご利用ください。無料でダウンロードして改変できるので、自社らしさを残したチラシ作成が可能です。

依頼をする前にしておくこと

講師を依頼する前には、以下の点を明確にしておきましょう。

・講演会のテーマ
・開催目的
・聴講者（ターゲット像）
・予算
・開催日
・開催場所

テーマや目的が曖昧なまま講演依頼をすると、

・講演会のテーマに適していない講師にオファーをしてしまう
・企画がはっきりしていないせいで、交渉がうまくいかない

というように講演依頼がうまくいかない事態になりかねません。

講演依頼をスムーズに行うためにも、講演会のテーマや目的などを明確にしてから臨みましょう。

講演依頼する際に押さえておきたいポイント

実際に講師へ講演依頼をする際に気をつけるべきポイントを紹介していきます。

気をつけるポイントとして

・講演会の目的を簡潔に伝える
・要件がわかる件名にする
・期限に余裕がない場合には返信期限を設ける

の3つのポイントがあります。

講演会の目的を簡潔に伝える

依頼状やメールで依頼する際には内容を簡潔に伝える文面を考えましょう。

講師は多忙な人が多く、1件1件丁寧に依頼文の内容を読んでくれるとは限りません。内容が分かりにくかったり、文量の多いメールを送ったりしてしまうと最悪の場合見てもらえない恐れもあります。

そのため依頼文は必要な項目を分かりやすく簡潔にしておき、2〜3分ほどで読み終わる程度の文量に調整しましょう。
講演依頼の連絡をする際には、見やすくて分かりやすい依頼文を送り、講師の負担を減らす工夫をしてみてくださいね。

要件がわかる件名にする

メールやSNS、ブログなどのメディア経由で依頼をする際には、件名だけで要件がわかるようにしましょう。

講演会講師であれば、同じような講演依頼のメールや問い合わせを他にも何十件と貰っている人もいます。数あるメールの中から講師の目にとまるためには、件名を見ただけで内容がわかるようにすることが大切です。

例えば、「2024年7月　東京　講演依頼のお願い」という風に書いておけば件名を見ただけでどんな内容なのか分かりやすいですよね。また件名に場所や日付などを書いておけば後から検索して探しやすく、後から問い合わせなどをする際に役立ちます。

メールなどで問い合わせをする際には、件名もしっかりとつくり込んでおきましょう。

期限に余裕がない場合には返信期限を設ける

講演の準備をしていると、講演依頼を急ぎで行わなければいけない事態も起こり得ます。その場合には、講演依頼する際に「〇〇日までに返信をください」というように返信期限を依頼文に記載してみてください。

　

　
メールで講演依頼を送る時は、テンプレートを活用するとよいでしょう。こちらでは、すぐに使えるケース別のメール文面例とメール文作成のポイントを詳しくご紹介しています。

依頼する際にやってはいけないNG行動

講師に依頼をする際にやってはいけないNG行動があります。気づかずにやっている場合もあるので、講演依頼する前に確認してみてくださいね。

例えば、

・複数の講師にまとめて依頼を出さない
・一方的なコミュニケーションをとる
・不信感を与える行動をする

の3点が挙げられます。

それぞれ詳しくみていきましょう。

複数の講師にまとめて依頼をする

講演依頼を出す際には、複数の講師に同時並行で依頼は出さないようにしましょう。

主催者側から見れば、一度に複数の講師に依頼を出して承諾を得た講師に依頼をした方が効率の良いように感じますよね。しかし依頼文を送られた講師の立場で考えてみると、褒められたやり方ではありません。

講演依頼を受けた講師は送られてきた依頼文に目を通し、スケジュールや講演会の内容の確認などで時間を割いて調整や検討をしています。貴重な時間を割いて検討したにも関わらず、勝手な都合で依頼を断られたら講師が主催側に対し、抱く心象が悪くなってしまいますよね。

また別の機会に講演依頼を出しても依頼を受けてくれなくなるなど、今後の関係作りが難しくなることも考えられます。複数の講師にまとめて依頼をすることは、得られる恩恵よりもデメリットのほうがはるかに大きいといえるでしょう。依頼を出す際には効率を求めずに、講師の立場や気持ちなどに配慮して1人1人と交渉する姿勢が欠かせません。

一方的なコミュニケーションをとる

講演依頼をする際や交渉、打ち合わせなどで、主催者側の要望ばかりを通すような一方的なコミュニケーションを取らないように注意しましょう。

講演会は、主催者側と講師をはじめとして、多くの人が関わり作り上げるものです。そのため講師に依頼をする際や打ち合わせの場では、一方的に意見を言うのではなく講師の意見にも耳を傾けて柔軟な対応を心がけましょう。

講師との良好な関係をつくるためには、双方向のコミュニケーションが必要です。講演会をより良いものにするためにも、協力しながらつくりあげる姿勢を持てるとよいですね。

不信感を与える行動をする

講演依頼から開催までの工程をスムーズに行うためには、講師との信頼関係の構築が大切になります。講演会を開催するまで講師と幾度となくやり取りをしますが、その最中に不信感を与えるような振る舞いは避けるようにしてください。

例えば

・返信が遅い
・講演会の情報共有が不十分
・依頼内容にないことを要求する
・オファーした内容をコロコロ変える
・報酬の話をぼかす

このようなことを続けていると、講師は主催者側に不信感を抱いてしまうでしょう。不信感を与えてしまうと講演依頼を許諾してくれなかったり、途中でキャンセルされたりする可能性が高まります。
今後の関係づくりをするのが難しくなったり、講師の口コミなどから悪い評判が拡散されてしまったりするリスクもあるのです。

講師に講演依頼をする際には、信頼関係の構築を第一に考えたコミュニケーションをとりましょう。

まとめ｜講演依頼は講演サーチにお任せ

講演会では講師に依頼を出せば完了というわけではありません。講師に依頼した後にもやることは多くあります。そのため講演依頼は早めに打診して、登壇してくれる講師を見つけておきましょう。

もし「講演依頼や交渉をうまくやれるか不安」「講師を探している暇も時間もない」。そんな時は講演サーチの利用を検討してみてください。

講演サーチでは、講演実績が豊富な講師が多数在籍しています。条件に合わせて検索ができるほか、無料相談をいただければ非公開講師のご紹介も可能です。
ご予算や気になる講師など、さまざまな条件に合わせて講師や講演テーマをご提案いたしますので、お気軽にご相談いただけますと幸いです。