【例文あり】研修実施報告書の書き方！ポイントをテンプレート付きで紹介
「研修実施報告書にどんな項目を書けばいいの？」
「効果をどう表現すれば上司に伝わるだろう？」
「初めて書くから、何から手をつけていいかわからない…」
研修を実施した後、このような悩みを抱えていませんか？
研修実施報告書は、研修の効果を測定し上層部に報告するだけでなく、担当者が変わった際の引継ぎ資料としても重要な役割を果たします。しかし、何を盛り込むべきか、どう書けばわかりやすくなるのか、初めての担当者には難しいものです。
本記事では、研修実施報告書の目的から、含めるべき7つの項目、わかりやすく書くための5つのポイントまで実践的に解説します。新入社員研修を想定したテンプレートも用意しているので、内容を変更すればすぐに使えます。
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【例文あり】研修実施報告書の書き方とポイント
目次
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研修実施報告書とは？受講報告書との違い
研修に関する報告書には、「研修実施報告書」と「研修受講報告書」の2種類があり、作成者も目的も異なります。
研修受講報告書は、研修に参加した受講者本人が作成する報告書です。
学んだ内容や気づき、今後の業務への活かし方などを自分の言葉でまとめ、上司や人事部に提出します。報告書を書く過程で学びを整理し、理解を深める効果があります。
一方、研修実施報告書は、研修を企画・実施した人事担当者や研修担当者が作成する報告書です。
研修そのものの効果を測定し、投じた予算や工数に見合う成果が得られたかを評価します。受講者の理解度やアンケート結果などをもとに、研修を継続すべきか、改善すべきかを判断する材料となります。
受講報告書は「受講者個人の学び」、実施報告書は「研修プログラム自体の評価」を目的とした文書です。
本記事では、人事担当者が作成する研修実施報告書の書き方を解説します。
研修実施報告書の目的
研修実施報告書の目的は「研修の効果測定」と「引継ぎ資料」の2つです。
効果測定では、予算や工数に対して効果がどうだったかを測定し、報告書にまとめます。効果が得られていない場合は研修内容などの見直しや改善が必要です。研修の実施結果を今後のために活用していきましょう。
研修実施報告書は引継ぎ資料としても役立てられます。「どのような研修か」や「その効果がどうであったか」をまとめておくと、担当者が変わる場合にスムーズな引継ぎが可能です。
過去の研修実施報告書は、今後の人材育成や研修の計画などを立てる際にも役立ちますよ。
研修実施報告書に含める項目
研修実施報告書に書く項目は以下のとおりです。
・研修名
・日時と場所
・研修の目的と目標
・研修内容
・結果と効果
・課題と反省点
・改善案
まず、基本的な研修名や実施日時、場所の情報と「研修をどのような目的で実施したか」などを記載します。
研修内容は実施したプログラムなども記載し、具体的に書きましょう。
受講者の反応やテスト結果、アンケートの結果などを元に研修の効果がどうであったかを書きます。その際、できるだけ数字を用いて書くとわかりやすく、今後の目標も設定しやすいでしょう。
結果と効果の後には、そこから考えられる課題と反省点を記載し、改善案をまとめます。
これらの項目を具体的にまとめておくと次回以降に役立つ資料となるでしょう。
研修実施報告書を書く際のポイント
わかりやすい研修実施報告書にするため、どのようなポイントに気をつければよいかを解説します。
読み手のことを考える
研修実施報告書は読み手を考えて書くのがポイントです。読み手は上司だけでなく、同僚や人事担当者などさまざまであり、それぞれの立場によって報告書の注目する箇所が異なります。
報告書を読む方が自身の欲しい情報をスムーズに得られるよう配慮しましょう。専門的な言葉の使い過ぎや言葉選びには気をつけ、誰が読んでもわかりやすくするのも大切です。
先に結論から書く
分かりやすい報告書作成においては、結論から伝えるのが大切です。結論までなかなか辿り着かない文章は要点がわかりにくくなり、読み手の理解度が下がってしまいます。
結論から先に書くと、読み手は研修実施報告書の全体を素早く把握できます。結論の後に経緯や具体的な内容を書くと、簡潔でわかりやすい文章になり読み手も内容を理解しやすくなりますよ。
事実と意見を分ける
事実と意見を分けて書くのも大切なポイントです。
研修実施後は、研修の内容や結果などの「事実」とそれらを踏まえて感じた「意見（感想）」の2つが混在しがちです。意見はあくまでも主観であり、事実に基づいていても感じ方は人それぞれです。
事実と意見が混ざってしまうと、伝えるべき事実がうまく伝わりません。報告書の価値を高めるためにも事実と意見は分けて書くようにしましょう。
具体的な数字でわかりやすく
具体的な数字を用いてわかりやすく書くのも大切なポイントです。数字を用いて書くと、効果がわかりやすく説得力が増します。
例えば、効果の報告に「最初よりも理解度が上がった」と書かれていても、実際どの程度上がったかは見えません。
しかし、テスト結果などの点数を用いて「最初よりも〇〇点ほど上がったため、理解度が上がったと考えられる」とすれば、効果がわかりやすく説得力がありますね。数字が示せる場合は、積極的に記載しましょう。
見やすいレイアウトにする
研修実施報告書は見やすいレイアウトにするのも大切なポイントです。長い文章が書かれているだけでは読むのが大変なうえに、今後の資料として活用しにくくなります。
そのため、見出しや文章のまとまりで段落を入れたり、項目によっては箇条書きにしたりして見やすいレイアウトになるよう意識しましょう。
文章ばかりにならないよう図や表を用いるのも見やすくするために効果的です。
研修実施報告書のテンプレート
研修実施報告書のテンプレートを紹介します。新入社員研修を想定した内容ですが、内容や文言を変更してぜひ他の研修でも活用してくださいね。
研修実施報告書
〇年〇月〇日に「新入社員向けコミュニケーションスキル研修」を実施しましたので、以下のとおり報告します。
記
研修名：新入社員向けビジネスマナー研修
実施日：〇年〇月〇日
実施場所：本社3階 大会議室
講師：（講師氏名）
参加者：〇年4月1日入社 新卒社員10名、人事部主任（氏名）
【研修目的と目標】
目的
・社会人として必要なビジネスマナーを身につける
目標
・正しい言葉遣いや電話応対、名刺交換などの必要なビジネスマナーを身につける
・研修後のテストで全員が80点以上を獲得する
・1か月後の現場上長アンケートで「ビジネスマナーに問題なし」との回答を90％以上にする
【研修内容】
・ビジネスマナーの講義
・ロールプレイング（電話応対、名刺交換）
・レクリエーション（正しい言葉遣いでの対話練習）
【研修の結果と効果】
講義などを通してビジネスマナーを身につけ、目標である研修後のテストで全員が80点以上を獲得。
ロールプレイングとフィードバックの時間を多くとった結果、一人ひとりが実際にやってみて、すぐにフィードバックをしたことで即改善でき、より身につきやすくなったと考える。
特にロールプレイング中も正しい言葉遣いを意識させたため、テスト内の正しい言葉遣いの項目では10名全員が満点。
研修後のアンケートでは、満足度は94％と高く、受講者の約9割が「ビジネスマナーが身についた」と回答。
【研修の問題と改善点】
・部署別ケーススタディを作成し、より実践的なビジネスマナーを身につける
・次回実施候補日：〇年〇月中旬（入社半年フォロー研修）
以上
上記、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
まとめ
研修実施報告書の書き方を解説しました。研修実施報告書は、研修実施者が「どのような研修をして、どの程度の効果が得られたか」を報告するものです。
作成された研修実施報告書は今後の研修の参考資料にも使われます。書く際のポイントをおさえて記載し、今後の研修をよりよくするために活用しましょう。
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