オンライン講演会とは？開催のメリットとデメリットを講師派遣のプロが解説
新型コロナウイルスの蔓延によって増えたオンライン講演会ですが、人との接触を避けられるだけがメリットではありません。他にもさまざまなメリットがあり、内容や状況によっては対面よりも効果を感じられます。ただ、デメリットがあるのも事実です。
本記事ではオンライン講演会のメリットとデメリットをご紹介します。オンライン講演を開催するかどうか迷っている方におすすめの内容です、ぜひご覧ください。
オンライン講演会とは？開催のメリットとデメリットを講師派遣のプロが解説
目次
オンライン講演会とは？
オンライン講演会とは、Zoomなどのツールを使用してオンライン上で行なう講演会のことです。
新型コロナウイルスの蔓延により、仕事もイベントも対面では難しくなりました。その影響により、多くの企業や組織はテレワークやオンライン上でのイベント開催を取り入れて、柔軟に対応してきたのではないでしょうか。
オンラインならではのメリットは数多くあるため、対面での業務やイベントが復活した現在もオンラインでの講演会やセミナーは数多く開催されています。
オンライン講演会が全ての講演会に最適とは言えませんが、内容や状況に合わせて開催方法を変えれば、講演会の効果を最大限得られますよ。
オンライン講演会のメリット
オンライン講演会には、オンラインならではの多くのメリットがあります。
今現在は対面での講演会も復活していますが、状況によってはオンラインを選択したほうがよい場合もあります。どのようなメリットがあるのかを解説します。
コストを抑えられる
オンライン講演会ならインターネット環境が整っていれば配信できるため、コストを抑えられる利点があります。
対面の講演会では、会場費や交通費などの多くのコストがかかります。そのため、講演会の開催を躊躇してしまうケースも少なくありません。オンライン講演なら、会場は企業や組織の会議室などの一室を利用でき、会場までの移動の必要もないため、交通費もかかりません。
もちろん、インターネット環境を整える費用や録画に必要なカメラやマイクなどの費用はかかりますが、会場ごとに購入する必要はありません。
対面の講演会で使用する資料を印刷して配布する場合は、印刷費用などのコストがかかります。オンラインであれば配布する資料は印刷する必要がなく、データを参加者にダウンロードして使用可能です。
天候などの影響による中止のリスクが低い
対面の講演会は、会場まで出向かなければなりませんが、天候や交通状況などの影響で中止にしなければならないケースもあります。
せっかく準備をしてきた講演会が中止となれば、ガッカリしてしまいますよね。オンライン講演会であれば、天候や交通状況などに振り回されずに開催でき、中止のリスクが低くなります。
新型コロナウイルス感染症に限らず、インフルエンザなどの感染症が猛威を振るう時期は、集客に影響が出て中止に追い込まれる可能性もあります。
その点、オンラインなら人との接触を避けられるため、中止せずとも開催でき、主催者も参加者も安心です。オンライン講演会は対面よりも中止のリスクが低くなります。
スタッフの人数が少なくて済む
オンライン講演会ならスタッフの人数が少なくて済みます。
対面の講演会では、会場で受付をする方、講師のアテンドをする方、会場設営に携わる方など多くのスタッフが必要です。企業や組織によってはスタッフ人数が確保できず、外部に依頼して余計に費用がかかる場合もあるかもしれません。
オンラインなら当日司会をする方や機材などのトラブルに対応する方の最低2人でも開催ができ、サポート役を入れても3人ほどで済むケースが多いでしょう。スタッフ人数が多く必要な対面の講演会では、それぞれの役割決めや事前打ち合わせなども大変ですが、少ない人数ならそんな負担も軽減できますね。
場所にとらわれないため参加しやすい
オンライン講演会なら場所にとらわれずに参加可能です。
対面の講演会では、講師や参加者は会場まで移動しなければなりません。移動時間が拘束されるうえ、場所によっては物理的な距離が障害となって参加が難しいケースもありますね。
オンラインならインターネット環境さえあれば、自分のスマホやパソコンからどこからでも気軽に参加できます。物理的な距離を理由に参加できない講演会でも参加できるのは、オンラインならではの利点です。
さまざまな層にアプローチできる
オンライン講演会ならインターネット環境があれば簡単に参加可能です。移動の手間がないため、自力で会場まで行けない方や遠方の方などにもアプローチができ、新規顧客もほぼ限界なく開拓できます。
また、アプローチできる層は日本だけに留まりません。インターネットを使用すれば、海外に住む方にも参加してもらえるため、範囲はさらに広がりますよ。
会場の場所にとらわれず、さまざまな層にアプローチできるのは集客率や顧客獲得に悩む企業に大きなメリットとなります。
オンライン講演会のデメリット
オンライン講演会はさまざまなメリットがありますが、残念ながらデメリットも存在します。
どのようなデメリットがあるかを知っておけば、対処法も見えてくるため詳しく紹介します。
参加者の集中力が持続しにくい
オンライン講演会は参加者は基本的に一人で参加します。対面の講演会と違って周りに同じような参加者がおらず、緊張感がないために集中力が持続しにくいです。周辺の音や配信中の音声途切れなども集中力が途切れてしまう原因となり、最悪の場合参加者は退席してしまいます。
集中力を途切れさせないためには、内容の工夫や配信環境の徹底が大切です。
講演会では、ただ講師が話すだけでは飽きてしまうため、見やすい資料や演出を取り入れて飽きないような工夫をしてみましょう。配信側のインターネット環境を整え、映像の乱れや音声の途切れが起きにくくする対策も必要です。音声の大きさや画面の明るさが適正かどうかも事前にチェックしておいてください。
配信者側が気をつけていても、参加者側の通信環境などにも左右されます。参加者側の問題をどうにかするのは難しいですが、ブラウザやOSの推奨環境を事前通知しておけばリスクを回避でき、参加者側も安心ですよ。
臨場感に欠け、香りや食感は伝えられない
オンライン講演会は臨場感に欠け、香りや食感は伝えられないのが懸念点です。
テレビなどで出演者が味や香り、食感を伝えてくれる“食レポ”を見たことがあるでしょうか。画面の向こう側のことは本当の香りなどは伝わりにくいですね。
オンライン講演会も同様、紹介したい商品が食品だった場合、いくら講師や配信者が言葉を尽くして紹介しても参加者には生の感覚は伝わりません。サンプル品を事前に参加者に発送して講演会当日に使用するなどして、一緒に香りや食感を感じてもらえば、言葉だけでは伝わらない点を伝えられるため、魅力を最大限アピールできます。
サンプル品の用意や発送が難しい場合は、対面の講演会への変更を検討してもよいですね。
通信環境によって満足度が変わる
オンライン講演会開催中の通信環境はとても重要です。通信環境が悪いと音声途切れや映像の乱れが起き、参加者の集中力が途切れてストレスを与えてしまいます。そのようなことが起きてしまうと、満足度は低くなり講演会の効果を最大限得られません。
通信環境は事前に何度か確認をしておき、問題なく配信できるようにしておきましょう。
ただし、当日不具合が起きる可能性はゼロにはなりません。そのため機材や通信機器のトラブルに対応できるスタッフを配備すると安心です。トラブルが起きても早期解決できるようにしておけば、満足度が下がるリスクを軽減できますよ。
オンライン講演会成功のコツ
オンライン講演会を成功させるには、オンライン講演会成功のコツを押さえ、手順に沿って準備を進めることが大切です。
準備から当日までの手順は以下のとおりです。
| No. | オンライン講演会 準備・実施手順 |
|---|---|
| 1 | 講演会開催の目的や目標を明確にする |
| 2 | 目的や目標に最適な講師の選定 |
| 3 | 講師の手配 |
| 4 | 配信場所の選定 |
| 5 | スタッフの役割分担（司会、機材担当、サポートなど） |
| 6 | 司会の原稿作成 |
| 7 | 配信ツールの選定や通信環境の整備 |
| 8 | 配信機材の準備 |
| 9 | 配布する資料の作成 |
| 10 | アンケートの作成 |
| 11 | 講師と講演会内容の共有、打ち合わせ |
| 12 | リハーサルの実施 |
| 13 | 配信チェック |
| 14 | 段取りを再確認（講師、スタッフ） |
| 15 | 参加者の対応 |
| No. | オンライン講演会 当日の手順 |
|---|---|
| 1 | 配信チェック |
| 2 | 段取りを再確認（講師、スタッフ） |
| 3 | 参加者への対応 |
準備から当日までは上記のような手順で行うと失敗しにくいです。特に通信環境の整備は参加者の満足度を左右するため、当日の配信チェックまで抜かりなく行いましょう。
オンライン講演会終了後は、講師や参加者へのお礼を忘れず、回収したアンケートも結果をまとめてフィードバックすることをおすすめします。
まとめ
オンライン講演会のメリットデメリットをご紹介しました。オンライン講演会にはさまざまなメリットがある一方、デメリットがあるのも事実です。場合によっては参加者の満足度が低くなり、失敗に終わるケースも少なくありません。
オンライン講演会を成功させるためには、ポイントを押さえてデメリットを最小化し、手順に沿って準備していくのが大切です。自社での開催が難しく感じる場合は、講演サーチにご相談ください。
講演サーチでは、いつでも無料で講演会やオンライン講演の開催についての相談を受け付けています。
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