【例文付き】講演依頼に返信がないときの催促メールの書き方を解説
講師に講演依頼メールを送ったのに、返信がもらえず困っていませんか。講演会の準備を進めたいのに、講師からの連絡がないと次のステップに進めず焦ってしまう方もいるでしょう。
本記事では、講演依頼に返信がないときの対処法や、適切な催促メールの書き方をお伝えします。
相手に配慮した催促メールを作成して、メールの返信率を高めましょう。
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【例文付き】講演依頼に返信がないときの催促メールの書き方を解説
目次
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催促メールを送る前に確認すべき3つのこと
講師から返信がない場合は、催促メールを送る前にこれからお伝えする3つを確認しましょう。送った側の連絡不足や確認ミスが原因の可能性があるためです。
確認すべき3つは下記のとおりです。
1.依頼メールが相手に送信されているか
2.返信期限を明記していたか
3.迷惑メールフォルダに振り分けられていないか
確認せず催促してしまうと、相手に失礼な印象を与えてしまいます。それぞれ詳しくお伝えします。
1.依頼メールが相手に送信されているか
依頼メールが講師に送信されているか確認しましょう。メールアドレスの入力ミスや送信エラーが原因で、メールが届いていない可能性があるためです。
送信済みフォルダを開いて、講師宛のメールが送信フォルダに入った状態になっていないかチェックします。
メールが見つからない場合は、送信に失敗している可能性があります。
入力したアドレスに誤字脱字がないかも同時に確認が必要です。
2.返信期限を明記していたか
事前に送信したメールに返信期限を明記していたかを確認します。期限がない依頼は、講師側が無期限だから検討しようと、後回しにしている可能性があるためです。
期限の明記がないとこちらが期待する返信期日と講師が思うタイミングが異なる場合もあります。
もし返信期限を明記していなかった場合は、次のメールで具体的な期限を設定しましょう。
3.迷惑メールフォルダに振り分けられていないか
講師の返信メールが、迷惑メールフォルダに振り分けられていないか確認が必要です。初回のやり取りや馴染みのないドメインからのメールは、迷惑メールと判定される可能性があるためです。
迷惑メールフォルダに返信があった場合は、今後のために、送信者を信頼できる連絡先として登録しておきましょう。
講師から返信がないときの催促メールの書き方
講師から返信がないときの催促メールは、相手への配慮を示しながら、こちらの状況も伝える必要があります。
催促メールを書く際は、件名の工夫から本文の構成までここでお伝えする5つのポイントを押さえましょう。相手に負担をかけず、かつ返信を促す効果的な催促メールの書き方をお伝えします。
件名は「再送」や「ご確認のお願い」にする
メールの件名は「再送」や「ご確認のお願い」などの表現にすると効果的です。相手に威圧感を与えず、やわらかい印象で返信を促せます。
このとき、「催促」や「至急」など強い表現は避けましょう。相手にプレッシャーを与えてしまい、良好な関係を保てなくなる可能性があるためです。
具体的な件名の書き方例は次のとおりです。
【再送】講演依頼の件についてご確認のお願い」
「講演依頼についてご確認をお願いいたします」
件名を見ただけで、催促メールだとわかりながらも相手が不快に感じない表現を心がけましょう。
やんわり伝える
催促メールの本文は、相手を責めるような表現を避けてやんわりと伝えるのが大切です。やわらかい表現を使うと、相手に配慮した印象を与えながら返信を促せます。
下記の表を参考に、適切な言葉選びを心がけましょう。
| やわらかい表現 | 避けるべき表現 |
|---|---|
| ご検討いただけましたでしょうか | 返事をください |
| お聞かせいただければ幸いです | 連絡してください |
| お忙しい中恐れ入ります | 忙しいと思いますが |
直接的な催促ではなく、相手の状況に配慮した丁寧な表現を使うと印象が良くなります。
行き違いの可能性に配慮する
催促メールでは、メールの行き違いが起きている可能性に配慮した文章を入れましょう。なぜなら、相手がすでに返信していたり、なにかの事情でメールを見れていなかったりするためです。
次の表現を一文加えると、相手を責めない配慮ある文章が作成できます。
| 状況 | 使える表現例 |
|---|---|
| 行き違いの場合 | もしすでにご返信をいただいている場合は、行き違いとなり申し訳ございません |
| メール未達の場合 | メールが届いていない可能性もございます |
| システムトラブルの場合 | システムトラブルでメールが受信できていない場合もあるかもしれません |
技術的な問題や通信エラーの可能性を示すと、相手に責任を押し付けない配慮ある姿勢を伝えられます。
断りの場合も返信をお願いする
断りの場合でも返信をもらえるようお願いする文言を盛り込みます。多くの人は断りの連絡に気まずさを感じ、返信を避けてしまう傾向があるためです。
そのため「ご都合が合わない場合でも、一言お知らせいただけると助かります」と明記しておくとよいでしょう。この一文があると相手は断りやすくなり、返信率が向上します。
また、「辞退のご連絡でも構いませんので」の表現もおすすめです。断りの返信をもらえば、他の講師を探す時間を有効活用できます。
返事がないまま待ち続けるよりも、早めに次の行動に移れるため、講演会の準備が効率的に進むでしょう。
前回の依頼メールを引用する
催促メールは、先方が見つけやすいようすでに送っている依頼メールに対して返信するか、前回の内容を添付したうえで再送しましょう。相手が元のメールを探す手間を省き、内容を思い出しやすくなります。
やり方は、メールソフトの返信機能を使って元メールに返信する、または新規メールで前回の依頼内容をコピーして貼りつける方法です。どちらの場合も、要点を本文で再度まとめるとより丁寧です。件名や送信日時もあわせて記載すると、よりわかりやすいでしょう。
講演日程や条件などの詳細情報をすぐに把握できるため、返信しやすい環境をつくれます。
返信がないときに送る催促メールの適切な送信回数と頻度
催促メールは送りすぎると相手に迷惑をかけてしまうため、適切な回数と頻度を守ることが重要です。
催促メールの送信回数や頻度にルールを設け、相手への配慮を示しながら適切に連絡を取りましょう。
再送は2回までが一般的
メールに返信がないときの催促は2回までに留めましょう。それ以上送ると相手にプレッシャーを与えてしまい、逆効果になる恐れがあります。
催促メールは2回までが一般的なビジネスマナーの範囲です。しかし、2回催促しても返信がない場合は、相手になんらかの事情があると考えられます。
無理に連絡を続けるよりも、他の講師を検討する方が建設的です。講師派遣エージェントに相談すると、講師選定や講師とのやり取りを代行してくれるのでおすすめです。
2回目以降の催促は1週間程度空ける
2回目以降の催促メールは、1回目の催促から、1週間程度の間隔を空けて送信するようにしましょう。短期間で何度も催促すると、相手に急かされている印象を与えてしまいます。
土日を挟めば、平日の業務に追われている講師にも配慮できます。
講演日程が迫っている場合は、もう少し短い間隔で送っても構いません。状況に応じて柔軟に調整しましょう。
【例文＆テンプレート】返信がない講師への催促メール
講師に催促メールを送る際の具体的な書き方を、実際に使える例文とテンプレートでお伝えします。
【例文】講師への催促メール
講師へ催促メールを送る際の例文をお伝えします。相手に配慮しながら、適切に返信を促す例文として、ぜひ参考にしてください。
| 件名：【再送】講演依頼についてのご確認のお願い（〇月〇日開催予定／株式会社〇〇） 株式会社〇〇〇〇〇様 株式会社アクト・パートナーズ 人事部〇〇と申します。 先日（〇月〇日）、講演会のご依頼についてメールをお送りいたしましたが、まだご返信をいただいていないようでしたので、念のため再度ご連絡申し上げます。 万が一行き違い等ございましたら申し訳ございません。その場合もご一報いただけますと幸いです。 講演会準備の都合上、誠に恐れ入りますが〇月〇日（〇）までにご返答をいただけますと大変助かります。 以下に、講演会の概要をあらためて記載いたしますので、ご確認のほどお願いいたします。 ■ 講演会概要 ・開催日時：20XX年10月1日（水）13:00〜15:00 ・会場：XXホールまたはオンライン（Zoom） ・対象者：管理職向け（約50名） ・講演テーマ：部下のモチベーションを高めるマネジメント術 ・謝礼：30万円（税別）＋交通費別途 ご不明点等ございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。 ご多忙のところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 株式会社アクト・パートナーズ 人事部 〇〇 〇〇 TEL：03-0000-0000 MAIL：Koen-search.act@mail.com |
【テンプレート】催促メールのひな形
催促メールをすぐに作成できるテンプレートです。〇〇を自分の情報に置き換えるだけで、適切な催促メールが完成します。
| 件名：【再送】〇月〇日講演依頼の件（株式会社〇〇） 〇〇〇〇様 お世話になっております。 〇〇（あなたの社名・所属）／〇〇（あなたの名前）です。 先日（〇月〇日）、貴社お問い合わせフォーム（またはメール）よりセミナー登壇のご依頼についてご連絡させていただきましたが、その後ご返信をいただいておりませんでしたので、 念のため再度ご連絡差し上げました。 お忙しい中恐縮ではございますが、 〇月〇日（曜日）までにご検討状況をお知らせいただけますと幸いです。 ■ 講演会概要 ・開催日時：〇月〇日（〇） ・会場：〇〇ホール（東京都〇〇区）またはオンライン（Zoom） ・対象者：〇〇向け（約〇名） ・講演テーマ：〇〇〇〇 ・謝礼：〇万円（税別）＋交通費別途 ご都合が合わない場合も、その旨お知らせいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 〇〇〇〇（あなたの名前） 〇〇株式会社／〇〇部 TEL：03-0000-0000 MAIL：Koen-search.act@mail.com |
講師への返信メールにお悩みの方は講師派遣のプロにお任せ
講師から返信がないときの催促メールは、相手への配慮を忘れずに適切な方法で送りましょう。まずは送信ミスや迷惑メールフォルダを確認し、やわらかい表現で催促メールを作成します。
もし講師とのやりとりに不安が残る場合は、講演依頼のプロである講演サーチの活用もご検討ください。専門的なサポートで、スムーズな講演会開催をお手伝いいたします。
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