講演依頼の時期はいつがいい？依頼前後の確認事項や講演会の準備期間を解説
「講演会の企画を任されたけど、講師への依頼はいつ頃すればいいの？」
「人気の講師を呼びたいけど、スケジュールが埋まっていたらどうしよう…」
講演会の企画担当になって、このような不安を抱えている方は少なくありません。結論から言うと、講演依頼は開催日の6ヶ月前から3ヶ月前までに行うのが適しています。
この記事では、講演依頼を行う最適な時期はもちろん、依頼前に確認すべき事項、講師との打ち合わせ内容、講演会全体の準備スケジュールまで、時系列に沿って詳しく解説します。
本記事を読むことで、講演依頼のベストタイミングがわかり、余裕を持って講演会の準備を進められるようになります。初めて講演会を企画する方も、この記事を参考にすれば、スムーズに準備を進めることができるでしょう。
講演会の開催をお考えの方や講師選び・準備にお悩みの場合は、ぜひ講演サーチにご相談ください。
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講演依頼の時期はいつ？確認事項や準備期間
目次
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講演依頼を行う時期はいつがいい？
講演会依頼は、講演会の開催日から3〜6ヶ月前までに行うとよいでしょう。余裕を持って準備を進めたい場合は、3ヶ月前までに動き出すことをおすすめします。
6ヶ月前〜3ヶ月前をすぎると、依頼したい講師のスケジュールを確保しにくくなります。早めに講師依頼を行うと、講師との打ち合わせや必要な物品の用意などの準備も余裕を持って行えるでしょう。
ただし、著名人や人気の講師に依頼する場合は、6ヶ月前ですでにスケジュールがいっぱいの可能性があります。そのため、多忙な講師に依頼する場合などは、開催が決まった時点で登壇を打診してもよいですね。
講演会の準備はいつから？
講演会の企画、事前準備、告知まで、どのようなスケジュール感で進行すればいいのか具体的に解説します。
講演会の準備がはじめてで不安を抱えている方は、余裕をもってスケジュールを組み立てるための参考にしてください。
企画
講演会の企画は、6ヶ月前〜3ヶ月前までには終わらせておく必要があります。
講演会の企画では以下の項目について決定します。
1.講演会の趣旨・目的・テーマを決める
2.ターゲットを決める
3.内容を決める
4.予算・講師を決める
5.会場・開催時期を決める
講演会を行う上で決定しておく必要のある重要な項目を決定するのが企画の段階です。とくに講演会の目的・テーマに沿ったターゲット・内容の設定は、講演会を成功させるうえで重要です。
事前準備
講演会の事前準備は3ヶ月前〜1ヶ月前までを目安に進めていきましょう。
事前準備で行うことは以下です。
・開催会場の日程確保
・必要な備品の準備・確認
・音響機材の確認
・スタッフ・参加者名簿
・進行表・台本の用意
・運営スタッフの手配
・当日の資料の作成
・配布資料の準備
他にも、心配なことや事前に確認したいことがあれば、この期間中に確認しましょう。当日のトラブルを未然に防ぐためにも、なるべく余裕を持って事前準備を行う必要があります。
告知・宣伝
講演会当日まで2ヶ月前〜1ヶ月前になったら、告知や宣伝を開始しましょう。告知や宣伝は、講演会の詳細が決定し、準備がある程度進んだ段階で行うためこの時期が適しています。
告知や宣伝の主な方法は以下です。
・ポスターやチラシの掲示・配布
・InstagramやLINEなどのSNSでの情報公開
・ブログやホームページへの掲載
・Googleなどのリスティング広告
・顧客へのメール送信
・メディアのプレスリリース
また、講演会のおよそ1週間前には、参加予定者へリマインドの連絡を入れると、当日のキャンセルなども防げるでしょう。ターゲットに適切に情報を届けるために、2ヶ月前〜1ヶ月前から告知や宣伝を行って多くの人の目に触れる工夫が大切です。
講演会の時期を考えるコツ
参加者が見込めない時期や講師の都合がつきにくい時期は避ける必要があります。
講演会の開催日を設定する際は、以下のポイントに注意しましょう。
年度はじめや期末は避ける
講演会を年度はじめや期末に設定することは避けましょう。年度末や期末は、講師も参加者も仕事が忙しいことが多く、講演会に参加している場合ではないことが多いためです。
具体的には、年度はじめにあたる4月や、多くの会社が期末に設定する3月・9月・12月末は、講演会を行わない方が無難です。
年度はじめや期末は避け、適切な時期の講演会開催を心がけましょう。
競合する講演会やイベントと開催時期をずらす
内容やテーマが共通する講演会やイベントが、開催予定日と近い日程である場合は、他の開催日への変更を検討しましょう。
内容の似た講演会と日程が近いと競合する可能性があるため、参加者が集まらず思うように集客できない事態に陥りかねません。
講演会場の近隣で似た講演会が同時期に行われていないか調査することをおすすめします。複数の講演会が近い日程で競合することを避けるために、開催日の設定は慎重に行いましょう。
講演依頼する前の確認
講師に講演依頼を行う前の準備として、事前に確認する内容を紹介します。
講師への依頼内容
講演依頼を行う前に依頼文で伝える重要事項を関係者内で共有し、内容を確定させておくことが大切です。依頼が承諾されてから内容を変更すると、講師が事前に聞いていた話と異なると感じ、主催者側に不信感を覚える可能性があります。
具体的には、以下の内容を確定させておきましょう。
・講演テーマ
・講演会の日時
・講演会の会場
・講演会の目的
・ターゲットや参加者の属性
・講演会の予算
講演依頼後は、トラブルが発生しない限りは依頼内容の変更は行わないことを心がけましょう。講演依頼を行う前に、社内で依頼内容を共有し、問題ないか確認しておくことをおすすめします。
講師選びが適切か
講演依頼する前に、講演内容に合った講師選びができているか確認しましょう。講演会は、講師の話を聞くことで参加者が知識や情報、意欲を得ることを目的とした場です。
参加者に満足してもらうためにも、テーマや内容に合った講師選びが不可欠です。講師が講演内容や開催趣旨と合っているかよく確認してから、講演依頼を行いましょう。
現在どの講師に講演依頼すればよいかわからず困っている方は、講演サーチにご連絡ください。
講演サーチは、講師派遣・講演依頼のプロとして、お客様の要望をお伺いしながら講師を提案いたします。無料相談も受け付けておりますので、ぜひ一度ご相談ください。
講演依頼後に講師とやっておくべきこと
講師に講演依頼をして出講が確定後、講演会当日までにやっておくべきことを解説します。
打ち合わせ
講演を成功させるためには、講師との事前打ち合わせが重要です。打ち合わせは講師に対する要望を直接伝えられるため、講演会の具体的なイメージを共有する場として意義があります。
具体的には、以下の内容を確認しましょう。
・講演会のテーマ
・講演会の開催目的
・講演会の概要
・講演内容
・司会進行
・参加者について（人数やターゲットなど）
・会場の配置（間取りや座席の配置）
・予想される質問内容
この他、お互いが不安に感じていることがあれば、打ち合わせの場を使って確認しておきましょう。打ち合わせを行うことで、講師との信頼関係を築けるため安心して当日を迎えられます。
講師へ必要物品等の確認
講師に事前に確認しておくべきことは、なるべく早くメールや打ち合わせを利用して聞いておきましょう。講師が必要とするものを講演会当日に用意できていないと、講演に支障をきたす可能性があります。
たとえば、以下のことは事前に確認しておきましょう。
・パソコンを使用するか
・パソコンは講師が持参するかこちらが用意するか
・マイクの希望はあるか（ピンマイク、ハンドマイクなど）
・配布物はあるか
・講師のプロフィール・写真
・会場の場所・使用する交通機関
・講師の宿泊先
・講演の講師料・交通費・宿泊費などの具体的な内容
・その他、講師が用意してほしいもの
本来講師の意向を確認しておくべきことを企画側が独断で決めてしまうと、トラブルに発展する可能性があります。確認漏れを防ぐために、確認事項はチェックリスト形式で用意して管理するのがおすすめです。
講師への確認事項を早めに確認しておくと、講演会の準備も余裕を持って進められます。
台本の共有
講師依頼が終わったら、講師に台本の共有を行いましょう。事前に内容を確認してもらうと、当日のイメージをしやすくなり、講師が講演内容を考える手助けにもなります。
司会者が公演前に講師や講演内容を紹介する場合、紹介内容を台本に記載し、問題無いか講師に確認してもらいましょう。
また、会場入り時間から終演までの流れを書いた進行表を渡しておくと、当日の流れがわかり、講師も安心感を得られます。
講師のキャスティング方法2選
講師をキャスティングする方法を2つ解説します。
直接依頼する
講演会の企画担当者が自ら講師と連絡を取り合って、講演を依頼する方法です。直接依頼する場合は、外部の誰かに任せるのではなく自分たちでどの講師に依頼するか決めた上で連絡を取る必要があります。
たとえば、具体的に誰に講師を依頼したいかが決まっており、その講師と連絡が取り合える状況の場合は、直接依頼しやすいでしょう。しかし、講師と面識がない場合や、講師と連絡を取り合うのが難しい場合は、直接依頼を成功させるのが難しい可能性があります。
講師への直接依頼は、講師と面識がある場合や、講師への連絡手段がある場合などにおすすめです。
講師派遣会社へ依頼する
講師派遣会社に依頼して、講師への講演依頼を行ってもらう方法です。自分たちで直接講演依頼をするのが難しい場合は、講師派遣の専門会社を利用すると、やりとりを任せられ、スムーズに講演準備を進められます。
講演会企画がはじめてだと、テーマに沿った講師選びをするのが難しかったり、講師への連絡の仕方に困ったりすることがあるでしょう。講師派遣会社なら、今まで培ってきた専門知識を活かして、講演会の成功に向けてサポートをしてくれます。
まとめ
今回は講演依頼を行う時期や、講演会の最適な準備期間、講演会の時期を決めるコツなどについてご紹介しました。講演依頼は6ヶ月前〜3ヶ月前までに行うと、講師もスケジュールが合わせやすく、講演会の準備も余裕を持って進められます。
しかし、講師へはじめて講演依頼を行う場合、講師選びや講師への連絡の仕方について不安を抱える方が多いでしょう。
講師とのやりとりを外部に委託して社内リソースを確保するなら、講師派遣会社のエージェントに依頼するのがおすすめです。講演サーチでは、組織課題に合わせた講師の派遣・講演依頼を承っております。
ご希望やご予算を伺ったうえで業界経験豊富なエージェントがおすすめの講師や講演テーマを複数ご提案いたします。ぜひお気軽にご相談ください。
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