【例文あり】印象がよい依頼メールの書き方｜講師から承諾される4つのコツ
「講演講師に依頼メールを送りたいけれど、どう書けば印象がよくなるの？」
「せっかく希望の講師を見つけても、メールの書き方が悪くて断られたらどうしよう…」
このような不安を抱えていませんか。
実は、依頼メールで押さえるべきポイントはシンプルです。件名の付け方、本文構成、相手への配慮の示し方を知るだけで、講師からの承諾率は変わります。
本記事では、印象アップする依頼メールの書き方を具体例とともに解説します。
講師に直接連絡するには人手や経験が足りていない、講師とのやり取りは面倒、そのような方は講演サーチにお任せください。
講演サーチは、ご予算やご希望に合わせた講師・講演テーマを複数ご提案いたします。お気軽にご相談ください。
【例文あり】印象がよい依頼メールの書き方｜講演依頼のコツ
目次
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印象アップする依頼メールの書き方
印象をアップする依頼メールの書き方は以下4つのとおりです。
1.件名は簡潔にわかりやすく書く
2.結論を先に伝える
3.依頼目的や背景を具体的に伝える
4.条件は明確に記載する
上記のポイントを意識した依頼メールを作成すれば、相手によい印象を与え、承諾してもらえる可能性が高まります。1つずつ解説します。
件名は簡潔にわかりやすく書く
印象アップする依頼メールにするには、件名は簡潔にわかりやすく書きます。相手が一目で内容を把握できる件名にすると、メールを開封してもらいやすいためです。
具体的な件名の書き方は次の表を参考にしてください。
| よい例 | 悪い例 |
|---|---|
| 〇月〇日講演依頼の件 | 問い合わせ |
| 研修講師のご相談 | ご相談があります |
| セミナー開催のお願い | いつもお世話になっております。 |
抽象的な表現や長すぎる件名は避け、簡潔に要点をまとめるのがポイントです。件名で依頼内容が伝われば、相手も返信の準備がしやすく、スムーズなやり取りにつながります。
結論を先に伝える
印象を上げる依頼メールは、結論を先に伝えることも大切です。相手は忙しい中でメールを読むため、最初に要点を伝えると理解しやすくなります。
具体的には、メールの冒頭で「〇月〇日に講演をお願いしたく、ご連絡いたしました」のように依頼内容を明確に述べましょう。その後で詳しい背景や条件を説明する構成にします。
結論を先に示すと相手は全体の流れを把握しながら読めるため、ストレスなく内容を理解でき、印象アップにつながります。
講演テーマや実施背景を具体的に伝える
印象のよい依頼メールにするには、依頼目的や背景を具体的に伝えましょう。希望する講演が抽象的だと、相手が提案内容をイメージできず、的外れな回答になってしまうためです。
相手が依頼の重要性や必要性を理解できると、前向きに検討してもらいやすくなるでしょう。たとえば「新入社員のビジネスマナー向上を目的とした研修を実施します」と伝えます。そのうえで「入社3年以内の離職率を改善したい」と課題も明確に説明しましょう。
具体的な依頼背景があると、講師も適切な提案をしやすくなり、双方にとって有意義なやり取りができます。
条件は明確に記載する
印象を上げる依頼メールは、条件を明確に記載することも重要です。曖昧な条件では相手が判断しにくく、何度もやり取りが必要になってしまうためです。次の基本条件は明記しましょう。
・日時
・場所
・参加人数
・講演時間
・予算
たとえば「2025年4月15日（火）13:00〜16:00、〇〇会館、参加者30名、予算20万円」のように具体的に書きます。
条件が明確だと相手もスケジュールや必要な準備を判断しやすく、スムーズに返事をもらえる可能性が高まります。
印象をさらにアップする依頼メール作成4つのコツ
基本ポイントに加えて、依頼メールの印象をさらによくする3つのコツがあります。
1.依頼相手の強みや魅力に触れる
2.読みやすい長さを意識して書く
3.返信期限を明確にする
4.テンプレートは参考程度にとどめる
相手によい印象を与え、依頼を快く受けてもらえるでしょう。1つずつお伝えします。
依頼相手の強みや魅力に触れる
相手の強みや魅力に触れる一言を加えるだけで、依頼メールの印象は大きく変わります。「〇〇様の著書を拝読し、実践的なマネジメント手法に感銘を受けました」のように具体的に伝えましょう。
なぜなら、自分の専門性や実績を認められていると感じると、相手も前向きに検討してくれるためです。単なるお世辞ではなく、本当に魅力を感じた点を伝えるのがポイントです。
相手への敬意を示すと信頼関係も築きやすくなり、承諾してもらえる確率が上がるでしょう。
読みやすい長さを意識して書く
依頼メールは、忙しい相手でも最後まで読めるよう、適切な長さにまとめましょう。長すぎると、相手に負担をかけてしまい印象を下げる可能性があるためです。
理想は、スマートフォンの画面でもスムーズに確認できる程度の長さです。箇条書きや段落分けを活用し視覚的に読みやすくします。要点を整理して無駄な説明は省きましょう。
簡潔で読みやすいメールは相手の時間を尊重している印象を与え、好感度アップにつながります。
返信期限を明確にする
返信期限を明確に設定すると、双方にとってメリットのある依頼メールが作成できます。「〇月〇日までにご返信いただけますでしょうか」のように、具体的な日付を示しましょう。
期限を設ける理由は、お互いの時間を有効活用するためです。講師側は判断のタイミングが明確になり、他の仕事との調整ができます。そして依頼者側は、次の準備や会場手配を効率的に進められ、スムーズに運営できます。
ただし、相手が十分検討できるよう余裕をもった期限設定をしましょう。適切な期限設定は、相手への配慮を示しながら効率的な依頼メールの作成に役立ちます。
テンプレートは参考程度にとどめる
テンプレートをそのまま使った依頼メールは、相手に機械的な印象を与えます。自分に向けた特別なオファーではないと感じるため、スルーされてしまいます。テンプレートは基本的な構成や表現の参考として活用し、自社の状況や相手に応じてカスタマイズしましょう。
そして、講演依頼の背景や条件は必ず自分の言葉で書き直します。とは言っても、はじめて講師への依頼を担当する方にとって、印象のよい文章を最初から作成するのは難しいかもしれません。
印象のよい依頼メールに困ったときは、講師紹介のプロに相談するのも選択肢の1つです。「講演サーチ」は、希望に合う講師の選定から依頼文作成のサポートまでご相談いただけます。
依頼メール送信前に確認すべき3つの注意点
依頼メールを送信する前に、以下3つの注意点を確認しましょう。
メールの目的が整理されているか？
相手のスケジュールや立場への配慮はあるか？
返信しやすい文面になっているか？
チェックを見落とすと、丁寧に作成した依頼メールも相手に負担をかけてしまう場合があります。送信前の最終確認で、よりよい印象の依頼メールに仕上げましょう。
注意点1：メールの目的が整理されているか？
送信前に、メールの目的が明確に整理されているか確認しましょう。目的があいまいなメールは、相手を混乱させるためです。相手に何を求めているかをはっきりさせましょう。
依頼は確定しているのか
まずは相談したいのか
見積もりが欲しいのか
もし複数の目的がある場合は、優先順位をつけて整理するのがおすすめです。その場合は「まずは講演料の見積もりを確認してから、正式な依頼を検討したい」のように順序を明確にします。
目的が明確なメールは相手にとって返信しやすく、スムーズなコミュニケーションにつながります。
注意点2：スケジュールへの配慮はあるか？
相手への配慮が感じられる依頼メールかどうか、送信前にチェックしてください。忙しい講師に対して無理な要求をしていないか、立場を理解した表現になっているかが重要なポイントです。
| 配慮のある例 | 配慮が不足している例 |
|---|---|
| 十分な余裕を持った日程で依頼する | 直前の日程依頼している |
| 相手の専門分野に合った内容を依頼する | 専門外の内容で依頼している |
| 「ご多忙とは存じますが」「お時間の許す範囲で」などの一言を入れる | 配慮の言葉なしで要求している |
配慮の姿勢が伝わると、相手も気持ちよく検討してくれ、良好な関係を築けるでしょう。
注意点3：返信しやすい文面になっているか？
最後に、相手が返信しやすい文面になっているかも確認しましょう。返信のハードルが高いと、忙しい講師は後回しにしてしまう可能性があるためです。後回しにされると他の案件で埋まってしまい、最終的に断られる場合もあります。
相手が返信しやすくなるポイントは以下のとおりです。
・具体的な選択肢を提示する
・「はい/いいえ」で答えられる質問も併用する
・連絡先を明記する
・返信方法や返信先を指定する
たとえば「ご都合はいかがでしょうか？」ではなく「4月15日または22日のご都合はいかがでしょうか？」など具体的に聞くとよいでしょう。相手の負担を減らす工夫により、迅速な返信が期待できます。
印象のよい依頼メールに不安があるなら外部に委託するのもあり
印象のよい依頼メールを作成するには件名の明確化や結論を先に述べる構成、条件の明記が重要です。さらに相手への配慮や読みやすさを意識するとよい返事をもらえる可能性が高まります。
しかし、はじめて講師依頼を担当する方にとって、すべてのポイントを押さえた依頼メールを作成するのは簡単ではありません。また、日常業務をこなしながら講師を探すのは負担が大きいでしょう。
講演サーチでは、講師派遣のプロが企画段階からサポートし、組織のニーズに最適な講師をご提案いたします。希望に合う講師の選定から依頼文作成のアドバイスまで、安心してお任せください。
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