【例文あり】講演会の案内状の具体的な作り方とすぐに使えるテンプレートを紹介
講演会の案内状作成で、
「どんな文章を書けば参加者が興味を持ってくれるのか」
「失礼のない案内状はどう作ればいいのか」
とお悩みではありませんか？
案内状は単なるお知らせではなく、自社を知ってもらう重要な入口です。魅力的な案内状が作れないと、集客に苦戦してしまいます。
本記事では、講演会運営の専門知識をもとに、参加者が「参加したい」と思える案内状の作成方法を解説します。対面・オンライン・ハイブリッド形式など、さまざまなパターンに対応したテンプレートも豊富に用意しており、初心者でもすぐに実践可能です。
この記事を読めば、効果的な案内状が短時間で作成でき、講演会の集客力向上が期待できます。
講演サーチは、組織の課題やご予算など、ご希望に合わせた講師・講演テーマをご提案いたします。講演会の開催をご検討中の方や講演テーマ選びにお困りの方は、ぜひご相談ください。
【例文あり】講演会の案内状の作り方とすぐに使えるテンプレート
目次
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講演会の案内状の役割は？
講演会の案内状は、手紙やメールなどで参加者を募り、開催場所や参加方法をお知らせするものです。
顧客や取引先を対象として実施する講演会は、集客がうまくいかないケースがあります。集客方法は、チラシやポスターを掲示する、案内状を送付して参加を検討してもらうなどがあります。
講演会は企業のことを知ってもらう大事な機会です。
案内状は自社の製品やサービスを知ってもらったり、顧客になってもらったりする入口の役割もあります。そのため、案内状は参加者が「参加したい」と思えるような、魅力的なものを目指すことが大切です。
講演会の案内状の作り方は？
案内状を受け取った方に「参加したい」と思ってもらうためには、興味をそそる魅力的な案内状をつくる必要があります。
では、案内状はどのようにつくるとよいでしょうか？案内状の作り方を解説します。
テンプレートをつかう
案内状の作成で悩みやすいのが、案内状の文章です。「この文章で伝わるだろうか」「失礼がないか」と何度も書き直す方もいるかもしれません。
文章に悩んでしまう場合は、テンプレートをつかうと効率的です。
インターネットで検索すると、講演会の案内状のテンプレートが載っているサイトがいくつか見つかります。
テンプレートは状況に合わせていくつかのパターンが用意されているため、講演会の「開催方法」や「対象者」に合わせて選ぶとよいでしょう。
印刷所に依頼する
案内状を郵送で送りたい場合、自ら案内状を作成し送付するのは手間と労力がかかりますね。負担を軽減するためには、印刷所に依頼するとよいでしょう。
多くの印刷所では、講演会の案内状のテンプレートも用意されています。そのため、文章作成に頭を悩ませる必要はありません。
また、宛名や別納郵便マークの印刷をしてくれるところもあるため、主催者は完成した案内状をポストに投函するだけで済むケースが多いです。自ら案内状を作成して送付するよりも負担軽減が期待できます。
Web上で案内状を作成する
近年は郵送よりも、メールやインターネットを利用して申し込みを済ませるケースが多いでしょう。
案内状もWeb上で作成し、そのURLを送付するサービスがあります。結婚式の案内状用につくられたサービスなどを、講演会などの案内状に利用するといった工夫も可能です。
主催者は、スマートフォンから案内状を作成し、対象者にメールでURLを送付します。メールを受け取った対象者は、記載のURLから参加可否を返答でき、主催者側はリアルタイムで回答状況を確認できます。
簡単に案内状が作成でき、印刷代がかからないためコストも抑えられる点がメリットです。メールを受け取った側も返答の手間が少ないため、返答しやすいですね。
対象者の年代によってはインターネットに苦手意識がある方もいるため、対象者に合わせて利用を検討してみてください。
講師派遣会社に相談する
講演会を開催するにあたり、講師派遣会社に講師の派遣をお願いしている場合もあるかと思います。その場合、講師派遣会社に案内状の相談をしてみましょう。
会社によって異なりますが、講師派遣会社では講演会などに向けたさまざまな準備をサポートしています。案内状の作成そのものではなく、印刷所の紹介や実際に使われる文章やテンプレートを紹介してくれるでしょう。
講師派遣会社は、講演会などのプロが多くさまざまな点で役立ちます。ぜひ一度相談してみてください。
講演会の案内状の例文
講演会の案内状をコストを抑えて作成したい場合は、テンプレートを使うのがおすすめです。
ここでは、さまざまなパターンで使える講演会の案内状テンプレートを紹介します。ぜひ使ってくださいね。
対面講演会の案内状
一般的な対面講演会の案内状を書状で送る場合のテンプレートです。
「〇〇について」の講演会のお知らせ
拝啓 〇〇の候 ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、このたび下記のとおり、〇〇について（講演会名）の講演会を開催いたします。
近年問題となっている〇〇に対応すべく、皆様にさらに知識をつけていただき、対策を考えられるような講演会となればと思っております。
講師には、メディアでもご活躍の〇〇（講師名）先生をお迎えし、〇〇の基礎からお話していただきます。
〇〇をよく知らない方でも楽しんでいただける内容となっておりますので、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇
担当者 〇〇
記
開 催 日 時 ：令和〇年〇月〇日（曜日）
13時より受付開始
13時30分より講演開始 15時30分終了予定
会 場：〇〇ホール 〇〇市〇〇123番地
交 通：JR〇〇駅 南口より徒歩5分
講演 テーマ：〇〇について
講 師：〇〇先生
参 加 費 ：無料
申 込 方 法 ：（メール、郵送などの申込方法を記載）
申 込 期 限 ：〇月〇日（曜日）
※郵送の場合は必着なのか消印有効なのか記載
以上
オンライン講演会の案内状
オンライン講演会の案内状のテンプレートです。
文章の違いはほぼありませんが、オンライン講演会の場合は案内状はメールで送るのが一般的なため、案内メールのテンプレートを用意しました。もし書状で送る場合は、上の対面講演会の案内状の詳細部分を変更して使ってください。
件名：【〇〇について】オンライン講演会のご案内
本文：
株式会社〇〇
〇〇課 課長
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇（氏名）です。
このたび、弊社で〇〇についてのオンライン講演会を開催する運びとなりました。
近年、業界全体で課題となっている〇〇をテーマとしており、皆様の知識向上や新たな価値をもたらす機会となればと思っております。
講師には、業界の第一線で活躍されている〇〇（講師氏名）先生をお招きし、〇〇の最新データを元に現状とこれからについてお話いただきます。
ご多用かとは存じますが、奮ってご参加いただきますようお願い申し上げます。
〇〇講演会詳細
開催日時：令和〇年〇月〇日（曜日）13：30～15：30
配信方法：Zoom 開始時間の5分前からZoomへ参加
講演テーマ：〇〇について
講師：〇〇（講師氏名）先生
参加費：無料
申込方法：下記の申し込みフォームよりお願いします
申込期限：〇月〇日（曜日） 17：00まで
※申し込みはこちらからお願いします
（申し込みフォームURL）
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
株式会社〇〇
担当：〇〇（氏名）
電話番号：0123-456-789
メールアドレス：abc123@defghi.com
ハイブリッド講演会の案内状（社外向け）
ハイブリッド講演会は、対面とオンラインのいいとこ取りができると人気の開催方法です。
社外向けのハイブリッド講演会の案内状のテンプレートを用意しました。
「〇〇」の講演会のお知らせ
拝啓 〇〇の候 ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度弊社が主催する講演会「〇〇」を下記の日程で開催する運びとなりました。
今回はZoomを使用したWeb参加方式を併用するハイブリッド方式で開催いたします。
近年、業界で注目を集める〇〇について、業界の第一線で活躍されている〇〇（講師名）先生にお話をしていただきます。
初心者の方にもわかるよう、基礎からお話していただきますので、皆様の知識向上につながる講演会です。
最新データを元に実践的な学びが得られる場となればと思っております。
ご多用かとは存じますが、ぜひ奮ってご参加くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
開 催 日 時 ：令和〇年〇月〇日（曜日）13時30分から15時30分
〔対面〕13時より受付開始
〔オンライン〕13時20分よりZoomにて参加
会 場：〔対面〕〇〇ホール 〇〇市〇〇1234番地
〔オンライン〕Zoom（ご回答後お送りするリンクより参加ください）
参 加 費：無料
講演テーマ：〇〇
講 師：〇〇（講師名）先生
申 込 方 法 ：（メール、郵送、Webなどの申込方法を記載）
※オンライン参加の場合は、安定したインターネット環境でご参加お願いいたします。
※本講演会ではアーカイブ配信はいたしませんので、ご了承ください。
以上
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
株式会社〇〇
担当：〇〇（氏名）
電話番号：0123-456-789
メールアドレス：abc123@defghi.com
ハイブリッド講演会の案内状（社内向け）
ハイブリッド講演会を社内向けに開催する場合の案内状のテンプレートです。
「〇〇講演会」のお知らせ
社員各位
お疲れ様です。〇〇部の〇〇（氏名）です。
昨今、業界内で〇〇が注目を集めており、2027年には大きな課題となるとされています。そこで、社員の皆様にも〇〇に対する知識と危機感を改めてもっていただきたく、〇〇についての講演会をハイブリッド形式で開催いたします。
本講演会では業界の第一線で活躍されている〇〇（講師名）先生を講師としてお招きし、〇〇の基礎や最新データから見る対策などをお話いただきます。
実践的な学びが得られる講演会となっておりますので、皆様の積極的なご参加をお待ちしております。
以上
記
開 催 日 時 ：令和〇年〇月〇日（曜日）14時から15時30分
〔対面〕13時より受付開始
〔オンライン〕13時20分よりZoomにて参加
会 場：本社 第一会議室（〇階）
〔対面〕開始時間の10分前までにお越しください。
〔オンライン〕Zoom（開始時間の5分前までにログインをお願いいたします。）
講演テーマ：〇〇
講 師：〇〇（講師名）先生
対 象 者：全社員
※アーカイブで視聴されたい方は下記の申込フォームより「アーカイブ視聴希望」にチェックをお願いいたします。
以上
不明な点がありましたら、〇〇部〇〇（氏名）までお気軽にお問い合わせください。
〇〇部
担当：〇〇（氏名）
電話番号：0123-456-789（内線012）
メールアドレス：abc123@defghi.com
毎年実施する講演会の案内状
毎年実施する講演会の案内状のテンプレートです。
「〇〇講演会」のご案内
拝啓 〇〇の候 ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、この度弊社では毎年恒例の〇〇講演会を下記のとおり、開催することとなりました。
今回は、〇〇大学教授の〇〇（講師名）先生をお迎えし、〇〇についてご講演いただきます。
ご多用とは存じますが、お繰り合わせのうえご参加くださいますようお願い申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇
代表取締役〇〇（氏名）
記
開 催 日 時 ：令和〇年〇月〇日 13時から15時
会 場：〇〇ホール 〇〇市〇〇1234番地
講演テーマ：〇〇
講 師：〇〇（講師名）先生
同封の返信ハガキに会社・団体・所属部署・役職・ご氏名をご記入のうえ、ご返信ください。
折り返し入場券をお送りいたします。
以上
展示会も兼ねた講演会の案内状
展示会も兼ねた講演会の案内状のテンプレートです。
「〇〇講演会」のご案内
拝啓 〇〇の候 ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度弊社では新製品の展示会ならびに講演会を下記のとおり開催いたします。
講演会では、業界の第一線で活動され、メディアでもご活躍中の〇〇（講師名）先生をお招きし、〇〇についてご講演いただきます。
お忙しいとは存じますが、何卒ご参加くださいますようお願い申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇
代表取締役〇〇（氏名）
記
開 催 日 時 ：令和〇年〇月〇日 10時から16時
〔講演会〕13時から14時30分
会 場：〇〇ホール 〇〇市〇〇1234番地
〔講演会〕〇〇ホール内 大ホール
参 加 費：無料
展 示 内 容 ：弊社新製品
講演テーマ：〇〇について
講 師：〇〇（講師名）先生
以上
まとめ
今回は、案内状の作り方やテンプレートを紹介しました。講演会を開催するにあたり、案内状を送付して参加者を募らなければなりません。案内状は講演会をお知らせする役割もありますが、これから自社のことを知ってもらう大切な入口です。
受け取った側が「参加したい」と思えるような丁寧で魅力ある案内状にしていきましょう。テンプレートは、さまざまなパターンを想定していますが、内容を少し変更するだけで他のパターンにも使用できます。
ぜひ、活用して案内状を作成してみてくださいね。
講演サーチは、講演会の開催や講師との連絡など、講演会開催にかかわる業務を丁寧にサポートいたします。講師・講演テーマ選びから、実施後のフォローまでサポートするため、講演サーチとともに組織の課題解決につながる講演会を実現しませんか？まずはお気軽にご相談ください。
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