【例文あり】講演依頼キャンセル時のお詫びマナーとメールの書き方5つのポイント
やむを得ない事情で講演をキャンセルしなければならないとき、「講師にどう伝えればいいのか」「失礼にならない言い方は?」と悩んでいませんか。
「よくあるお困りごと」で紹介するように、天候などの影響で講演開催が難しいケースは起こりえます。
本記事では、講演依頼キャンセル時のお詫びマナーとメールの書き方5つのポイントを解説します。
講演会にかける時間の適正な長さは、組織の課題や講演テーマ、講師などの条件によって異なります。
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【例文あり】講演依頼キャンセル時のお詫びマナー
目次
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講演依頼をキャンセルしたいときのお詫びマナー
講演依頼をキャンセルする際は、相手に失礼のない対応が求められます。誠意が伝わるお詫びには連絡のタイミングや理由の伝え方、言葉選びの3つが重要です。
一つずつお伝えします。
できるだけ早く連絡する
キャンセルが決まったら、できるだけ早く連絡しましょう。
講師は依頼を受けた時点で、スケジュールを確保し、講演の準備をはじめています。他の仕事を断っている場合や、資料作成を進めている場合もあるため、連絡が遅れるほど、講師に与える損失は大きくなります。
メールを送って終わりにせず、講師からの返信を確認することも大切です。見落としや配信エラーの可能性もあるため、返信がない場合は電話確認も視野に入れましょう。
キャンセル理由は正直かつ簡潔に伝える
キャンセル理由は、正直かつ簡潔に伝えます。曖昧な表現や嘘の理由は、相手に不信感を与えるためです。
天候不良や参加者が集まらないなど、事実をそのまま伝えましょう。「社内の事情により」など簡潔な表現もありますが、誠実に対応する姿勢が重要です。
相手への配慮が伝わる言葉を選ぶ
相手への配慮が伝わる言葉選びも、依頼キャンセル時に気をつけたいポイントです。講師は時間を割いて準備を進めています。その労力を理解した表現を心がけましょう。
一方的な通告にならないよう、丁寧な言い回しを使うことも大切です。キャンセルの連絡だけでなくこれまでの対応への感謝も添え、相手を尊重する姿勢を示せば、今後の関係も良好に保てるでしょう。
講演依頼キャンセルお詫びメール書き方5つのポイント
講演依頼キャンセルのお詫びメールには、押さえるべきポイントがあります。
具体的な書き方のポイントは以下5つのとおりです。
・メール件名はわかりやすさを重視する
・基本構成に従って簡潔に伝える
・言葉の使い分けを意識する
・クッション言葉を活用する
・感謝と再依頼につながる一言を入れる
件名はわかりやすさを重視する
件名は、用件とお詫びの意図が一目でわかる書き方にするのがポイントです。
具体的な件名の書き方の例は以下を参考にしてみましょう。
・〇月〇日講演のキャンセルについてのお詫び（株式会社〇〇）
・講演依頼キャンセルのお詫び（〇月〇日開催分）
・【重要】〇月〇日講演会中止のご連絡とお詫び
日付や社名を入れると、講師が複数の依頼を抱えていても、どの案件かをすぐに判断できます。「お詫び」や「キャンセル」などの言葉を件名に含めれば、メールの緊急性も伝わるでしょう。
基本構成に従って簡潔に伝える
お詫びメールは、冒頭・本文・結びの3部構成で書きましょう。
冒頭は、相手の名前と自分の所属・名前を明記します。本文は、最初にお詫びの言葉を述べ、次にキャンセル理由を簡潔に伝えます。相手の準備や調整に対する配慮も忘れずに記載しましょう。最後の結びは、あらためてお詫びの言葉を述べます。
今後の関係継続を願う一文や、相手の健康を気づかう言葉で締めくくると丁寧な印象になるでしょう。
言葉の使い分けを意識する
お詫びの言い回しは同じ言葉を使うのではなく、回数や場面によって使い分けましょう。
・お詫び申し上げます
・恐縮ではございますが
・申し訳ございません
同じ言い回しを何度も使うとマニュアル的に感じるため、使い分けると真摯さが伝わります。
クッション言葉を活用する
クッション言葉を活用すると、相手への配慮が伝わります。クッション言葉がないと、事務的で冷たい印象を与えてしまうためです。
「ご多忙の中」「突然のご連絡で恐縮ですが」のような言葉を添えると、文章が柔らかくなります。キャンセルや日程の再調整など悪い知らせを伝える際は、クッション言葉が重要です。
相手の立場や状況を思いやる姿勢を示すことで、誠意あるお詫びメールになるでしょう。
感謝と再依頼につながる一言を入れる
結びの一文では、感謝の気持ちと関係継続への意思を表す一文を入れましょう。キャンセルの謝罪だけで終わると、相手に冷たい印象を与えます。
たとえば「これまでのご対応に心より御礼申し上げます」のようなお礼の一文を入れるとよいでしょう。
再依頼の意思を伝える一文も効果的です。先方の健勝や発展を祈る文章で結ぶことで、今後も良好な関係が維持できます。
【例文】講演依頼キャンセルのお詫びメール
講演依頼キャンセルのお詫びメールは、実際の例文を参考にすると書きやすくなります。具体的な文面を見ると、適切な表現や構成が理解できるでしょう。
ここでは、台風等の自然災害により参加者が集まらないと予想された場合のキャンセルの例文をお伝えします。
| 件名：〇月〇日講演のキャンセルについてのお詫び（株式会社〇〇） 〇〇様 株式会社〇〇 〇〇部の〇〇です。このたび、〇月〇日に予定しておりました講演会につきまして、誠に恐縮ではございますが、天候悪化の影響で、今回は講演を見送らせていただくこととなりました。 ご多忙の中、日程のご調整や準備を進めていただいていたにもかかわらず、このようなご連絡を差し上げる結果となり、誠に申し訳ございません。 〇〇様には、これまで貴重なお時間を割いてご対応いただきましたこと、心より感謝いたします。突然のご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。 今後、予算調整が整いました際には、〇〇先生にあらためて講演のご依頼をさせていただきたく存じます。 末筆ながら、先生のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。 このたびはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。ご不明な点等ございましたら、いつでもご連絡くださいませ。 〇〇様がお住まいの地域は天気の乱れも落ち着いているようですが、寒い折でもありますので、どうぞご自愛ください。 今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――署名――――――――――― |
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