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初めての講演会

講演会のトラブル対応はどうする?よくあるトラブルと対処法、事前準備のポイント

講演会のトラブル対応はどうする?よくあるトラブルと対処法、事前準備のポイント

講演会を開催する際には「トラブルがつきもの」と聞いたことがある方もいるかもしれません。確かに講演会のようなライブ感のあるイベントでトラブルが起きる可能性はゼロではありません。主催者は、トラブルが「起きるかもしれない」と意識して、しっかりと準備をしておくことが大切です。

本記事では、講演会運営でよくあるトラブルと対処法、トラブル対応のポイントや事前準備の重要性をご紹介します。トラブルを未然に防ぎ、仮にトラブルが起きても冷静に対処できるようになるので、ぜひ最後までご覧ください。

アクト・パートナーズが運営する講演サーチは、講演会のテーマや講師選びからアフタフォローまで丁寧にサポートいたします。経験豊富なスタッフがトラブルを未然に防ぐポイントをしっかりお伝えします。講演会や研修会の開催をお考えの方は、ぜひお気軽に無料相談フォームよりご相談ください。

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講演会のトラブル対応はどうする?よくあるトラブルと対処法、事前準備のポイント


1位

多湖 弘明

【株式会社Office Hit 代表取締役】

 

2位

大久保 雅士

【メンタリスト/ビジネス心理コンサルタント】

 

3位

斎藤 幸平

【東京大学大学院総合文化研究科准教授】

 
安藤美希子さんお写真

4位

安藤 美希子

【株式会社日動電設/ウエイトリフティング選手/オリンピアン】


5位

今井 千尋

【株式会社ワンダーイマジニア 代表取締役/テーマパークV字回復人財育成トレーナー】

 

 

講演会にはトラブルがつきもの!?事前の準備が大切

講演会のトラブル対応はどうする?よくあるトラブルと対処法、事前準備のポイント
講演会を開催する場合、失敗せずに実りある講演会をめざしたいですよね。しかし、どれだけ準備をしていてもトラブルは予期せず起きてしまうものです。

機材の故障や自然災害、講師の欠席など、起こりえるトラブルは多くあります。このようなトラブルが「起きるかもしれない」と、事前に心構えができているだけでも焦らずに対応できますよ。

トラブルが起きたときの対応は講演会の成功を左右するため、『事前準備』と『バックアッププランの作成』が大切です。

事前準備

事前準備では、以下の項目をチェックして準備しておきましょう。

・機材のチェックと予備機材の準備
全ての機材をチェックするとともに、当日故障してしまう可能性を考えて予備の機材も準備しておくと安心です。

・スタッフの役割分担と配置のチェック
講演会は多くのスタッフにより成り立っています。
緊急時の対応フローやトラブルに対応するスタッフも、万が一のために決めておくと当日慌てずに対応できますね。

・講師との打ち合わせ
講師とは念入りな打ち合わせをしていても、当日急に来られなくなったり遅刻したりする可能性はゼロではありません。
そういった場合にどう対処していくかも講師も交えて決めておくとよいですね。

・リハーサルの実施
当日までにリハーサルを行うのはとても大切です。
リハーサルによってトラブルになりそうな点が見えてくるため、流れを掴むだけでなくしっかりとチェックしておいてください。

・会場変更の対応策
急な災害やトラブルによって会場が使えなくなる可能性もあります。
代わりの会場を事前に決めておくことや、オンライン講演会への変更ができるように準備しておくと盤石です。

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講演会でよくあるトラブル5選と対応方法

講演会のトラブル対応はどうする?よくあるトラブルと対処法、事前準備のポイント
講演会ではトラブルが起こる可能性をゼロにできません。では、よくあるトラブルにはどのようなものがあるでしょうか?
よくあるトラブル5選とその対応方法を紹介します。

講師が講演時間までに来れない!

講師も当日会場まで来ていただく必要がありますが、必ず開演時間までに来れるとは限りません。
急な体調不良や交通状況によって遅れてくるケースや来られないケースが考えられます。
そういった場合には、以下の対応方法を事前に決めておくと安心です。

代替講師の準備やオンライン対応の準備

講師が会場に全く来られないときのために、代わりの講師を準備しておきましょう。
また、会場までは来られないが自宅などからオンラインでの配信が可能な場合は、オンライン講演会へ切り替えれば対応できるかもしれません。
講師だけをオンラインにし、会場で配信できるような機材の準備などをしておいてください。

プログラムの順番変更

交通状況などにより、講師が時間までに来られない場合はプログラムの順番変更で対応できます。
そのためには、余裕をもったタイムスケジュールにしておく必要があり、当日の状況に合わせて柔軟に対応してください。

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司会者が講演開始に間に合わない!

講演会では、滞りなく進行するために司会者の存在も欠かせません。
司会者が外部の方でも内部の方でも、交通状況などによって講演開始に間に合わない可能性もあり、代替司会者の準備をしておくと安心です。

代替司会者の準備

司会は台本があれば、急な交代でも最低限の対応ができます。
そのため、事前にスタッフの中から代わりの司会者を決めておくとよいですね。
また、台本を代替司会者に事前に渡しておき、全体の流れや言葉を把握しておいてもらうと急な交代でも安心して司会ができます。

音響・映像機材が動かない!

講演会では機材トラブルもよくあり、音声が流れないや映像が映らないなどが起きるかもしれません。
そのような場合に備えて、以下のような対応方法を事前に準備しておきましょう。

事前に機材を確認しておく

機材の事前確認は前日のみならず、当日もしっかりと行ないます。
不具合だけでなく、音量や映像表示が正常かどうかもチェックしてください。

機材トラブル対応のスタッフの配置

機材トラブルが起きたとき、対応できる方がいないと余計慌ててしまいます。
事前に対応するスタッフを決めておけば、当日急なトラブルも速やかに対応できますね。
内部の人間では対応が難しいケースも考え、対応してくれる業者を事前に決めておくとさらに安心です。

予備の機材の準備

機材の故障などにより、すぐに回復が難しい場合は予備の機材が必要になります。
事前に用意しておき、速やかに交換して対応できるようにしておくと安心です。
トラブルはどのタイミングで起きるかも分からないため、事前に予備の機材もチェックしておくとよいですね。
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参加者から不満やクレームがきた!

講演会では、講演途中であっても視聴環境の悪さや進行の遅れなどにより、参加者から不満やクレームがくる可能性があります。
そういった場合に備えて、以下の対応方法を事前に準備しておきましょう。

クレーム対応スタッフの配置

講演会中は多くのスタッフがいますが、それぞれに役割があるためクレーム対応していると他の対応が疎かになってしまいます。
そのため、クレーム対応スタッフを用意しておき、専属で対応にあたると他の対応が疎かにならずよいですね。

アンケートの準備

不満やクレームは、アンケートを用意しておけばリアルタイムで対応可能です。
その場ですぐに対応できるものはなるべく早く対応すれば、参加者の満足度は高まります。

緊急事態が起きた!(自然災害、病人や怪我人の発生)

近年は、大きな自然災害が多くあり、予知はできません。
また、講演会中に病人などが発生する可能性もあります。
このような緊急事態に対応するためには、緊急事態の対応フロー作成が必要です。

緊急事態対応フローの作成

緊急事態は誰にも予期できないため、事前の準備が特に大切です。
緊急時に「誰が・何をするか」を決めておけば、慌てずに対応できますね。
また、緊急事態は自然災害だけでなく、急病人や怪我人の発生も考えられるため、さまざまなケースに対応できるフローを作成してください。
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講演会のトラブルを未然に防ぐポイント

講演会のトラブル対応はどうする?よくあるトラブルと対処法、事前準備のポイント
講演会でトラブルが起きる可能性をゼロにはできません。
そのため、未然に防ぐ準備が必要です。ここでは、トラブル予防に役立つポイントを詳しく紹介します。

スタッフの役割分担をはっきりさせ連携を強化する

トラブル防止には、スタッフの役割分担をはっきりとさせておく必要があります。
スタッフの役割がはっきりしていないと、当日何をすればよいか分からない方やトラブル発生時に右往左往するだけになってしまいます。そうなると参加者の満足度も必然的に下がってしまい、よい講演会にはなりません。

役割分担の他にも、連携を強化しておくのも大切です。
例えば、無線機や携帯ですぐに連絡が取れるようにしておけば、連携がとりやすくなります。トラブル発生時に誰に連絡をすればよいかも指示しておけば、スムーズに対処できて安心ですよ。

タイムスケジュールは余裕を持って作成する

タイトなタイムスケジュールは時間を有効活用できてよいと感じるかもしれません。しかし、それはあくまでもトラブルが全く起きない場合に限ります。

トラブルが発生すると、それに対応するための時間が必要となり、タイムスケジュールに余裕がないと落ち着いて対応できません。そのため、小休憩を合間に挟むなどして余裕を持ったタイムスケジュールの作成が大切です。

また、トラブルによってはプログラムの順番変更が必要になる可能性もあります。柔軟に対応するためにも、余裕のないタイムスケジュールを組むのはやめておいたほうが無難です。

トラブルはあるものだという共通意識を持つ

トラブルは起きる可能性も起きない可能性もゼロではありません。ただし、“起きるもの”だと認識しておけば、実際に起きたときに冷静に対応できます。
さまざまなシーンでのトラブルを想定して動けるように、対応フローを作成して各々が行動できるようにしておきましょう

また、事前にトラブルシューティングをしておけば、実際のトラブルにスムーズに対応できます。いきなり起きた場合に冷静かつスムーズに対応するためにも、全員が「トラブルはあるもの」と認識しておくのが大切です。

講演会のトラブルに慌てないためにもプロの力を借りよう

講演会のトラブル対応はどうする?よくあるトラブルと対処法、事前準備のポイント
講演会のトラブルはあるものですが、事前の準備も大変で、実際に起きると冷静に対処できるか不安になる方が少なくありません。スタッフが多くない場合は、自分たちだけではトラブルにまで対応できない場合もあるでしょう。

講演会や研修会を開催する際は、プロの力を借りることを検討してみてはいかがでしょうか。

講師派遣サービスの講演サーチなら、開催サポートの経験豊富な専門スタッフが、起こりえるトラブルや事前準備についてアドバイスをお届けします。
講演テーマ選びや講師選びなど、本当に効果が得られる講演会・研修会を目指して並走いたします。ぜひ組織の悩みを聞かせてください。

講演会や研修会開催のご相談は、お電話または問い合わせフォームから受け付けています。お気軽にご相談ください。
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まとめ

講演会のトラブルを紹介しました。講演会当日は講師の欠席や機材の不具合など、さまざまなケースで問題が起きる可能性があります。対応できるようにするために、対応方法を事前に考えておく必要があります。
未然に防ぐためにもスタッフの役割分担をはっきりとさせ、タイトなタイムスケジュールは組まないように気をつけましょう。

初めての主催や担当になり、開催に向けた不安がある方は、ぜひ講演サーチにご相談ください。講演会を成功に導くため、経験豊富なスタッフがしっかりサポートいたします。
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