講演依頼を断られたらどうする？返信メールの書き方と文例を紹介

講演依頼をしたのに講師に断られてしまった経験はありませんか？

講演依頼を断られるのは残念ですが、相手への配慮を忘れてしまうと今後の関係性が悪くなります。

断られたときの返信メールは、書き方に注意しなければなりません。本記事では、講演依頼を断られたときの返信メールの書き方とポイントを紹介します。

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講演依頼を断られたらどうする？返信メールの書き方と文例を紹介

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講演依頼を断られたら丁寧に返信しよう

講演依頼を断られたら、丁寧に返信することが大切です。
講演会を開催する際には、講師に講演依頼するケースが多いです。しかし依頼をしたからといって、必ずしも引き受けてもらえるとは限りません。
「この方に登壇してもらえたら」と期待がある分、断られると落胆してしまいますよね。

講師の断りのメールを受けたとしても、落胆を前面に出した返信をしてはいけません。

もし、あなたが頼み事をされた際にどうしても都合が合わずに断った結果、恨みつらみをぶつけられたらどう思うでしょうか？
とても残念な気持ちになり、人によっては「今後の付き合いは考えよう」と思う方もいるかもしれません。

断られた際の返信は丁寧にしないと、今後の付き合いに影響を与えます。相手が講師の場合、また講演依頼をする機会があるかもしれませんよね。
よい関係を築いておくためにも丁寧で相手に配慮した返信を心がけましょう。
　

講演依頼を断られたときの返信メールの書き方

断られたときの返信メールの書き方を解説します。相手に配慮のある文面を知り、正しい返信メールの書き方を身につけましょう。

相手の状況に寄り添い丁寧な対応を心がける

依頼を断られたときの返信では、講師の状況に寄り添った丁寧な対応を心がけましょう。
断られても感情をぶつけたり、返信をせずに無視したりしてはいけません。

相手も都合が合わずに仕方なく断らざるを得ない状況かもしれませんね。
今後また講師依頼する際に引き受けてもらうためにも、よい印象を与えておきたいシーンです。ここで雑に対応すると、と二度と引き受けてくれなくなる可能性があります。

相手が「次は引き受けよう」と思えるように、社会人として適切な対応をしましょう。

承知した旨を伝えるフレーズ選びに注意する

出講できないことを承知したことを伝える場合、フレーズや言葉選びに注意が必要です。

承知した旨を伝えるフレーズは主に以下の3つです。

・了解しました
・承知しました
・かしこまりました

社会人であれば相手や状況に合わせて使い分けできるとよいですね。

講演依頼を断られたときの返信メールの基本構成を知る

講演依頼を断られたときの返信メールは、基本構成に沿って作成することをおすすめします。

断られたときの返信メールの基本構成は以下のとおりです。

1.宛名（講師所属先や氏名）
2.挨拶文
3.検討や返信へのお礼
4.お断りへの承諾
5.残念に思う気持ち
6.次につなげる言葉
7.結びの挨拶

特に大切なのが「検討や返信へのお礼」「お断りへの承諾」「次回につなげる言葉」です。
相手への配慮を欠かさず、ポジティブな印象を与える意識を忘れないようにしましょう。

「残念に思う気持ち」では、重くしすぎず、軽く伝える程度に留めるのがベターです。
講師によってはお断りすることに罪悪感を抱いている場合もあります。あまり残念な気持ちを前面に出し過ぎると、相手に負担になってしまうため注意しましょう。
　

講演依頼を断られたときの返信としてNGな返し方

講演依頼を断られたときのNGな返し方は、配慮や丁寧さを欠いた返信です。
例えば、断った理由をしつこく尋ねたり、何度も懇願したりするのは相手に悪い印象を与えます。

返信せずに無視するのもNGです。「引き受けてくれないなら返信しなくていいか」と思ってしまうと、今後依頼したいタイミングがあっても引き受けてもらえなくなる可能性があります。

残念な気持ちを表現する際の伝え方にも注意し、感情のままに表現するのは控えましょう。
社会人として、感情は控えめに相手を思いやったやり取りをしたいですね。
　

講演依頼を断られたときの返信メールの文例

ここまで紹介した内容をふまえて、実際に使用できる文例を見ていきましょう。
先で紹介した構成に沿っているため、具体的にどのように表現すればよいかをチェックしてみてください。

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（講師氏名）様

お世話になっております。
このたびはご丁寧な返信をいただき、ありがとうございます。

先日、弊社がご依頼いたしました講演会について、ご都合が合わないとのこと承知いたしました。
こちらこそ、無理なお願いをしましたことをお詫びいたしますとともに、ご検討いただきましたことに御礼申し上げます。

弊社といたしましては、（講演会テーマなど）の第一人者である〇〇様にご講話いただければ多くの学びを得られると思っていたため残念です。
今回はご依頼が叶わず悔やまれますが、またの機会にぜひお願いさせていただければと存じます。
今後とも引き続きよろしくお願いいたします。

（署名）

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講演依頼を断られたときの返信で重要なポイント

講演依頼を断られたときの返信で重要なポイントを3つ紹介します。
重要なポイントが抜けてしまうと丁寧さが欠け、相手との関係性が悪くなる可能性があります。よい関係を続けるためにもチェックしておきましょう。

検討してくれたことや返信に対してお礼を述べる

まずは検討してくれたことや返信に対してお礼を述べましょう。

講演依頼を断られたとしても、講師が時間を割いて検討後に返信してくれている点は忘れてはなりません。
検討するなかで、スケジュール調整を試みて引き受けられるように努力してくれていたかもしれないですよね。また、多忙ななかで返信してくれたのかもしれません。

メールだけでは相手の事情や背景までは知ることはできません。相手の時間をもらっていることには変わりないため、きちんとお礼を伝えましょう。

お礼があると、相手は寄り添ってもらえたように感じます。大袈裟に伝える必要はありませんが、一言あるのとないのとでは印象が全く異なるはずですよ。

登壇できないことに理解を示し承諾する

講師が登壇できないことに理解を示して承諾する姿勢が大切です。講師を責めたり、不快感を伝えたりするのではなく、相手の気持ちを想像して返信文を作成しましょう。

講演会は、講師にとって経験を積み、知名度アップにつながるよい機会ですが、全ての講演会が講師のニーズに合うとは限りません。また、スケジュールなどの事情から断らざるを得ない場合もあるでしょう。
そのような背景を無視して、承諾せずに食い下がってしまうと、相手の気持ちや事情を蔑ろにしている印象を与えます。

講師にはっきりと断られた場合は、無理に説得しようとせず、承諾した旨を明記することが大切です。

今後も関係性が続くよう配慮する

お断りの返信メールは、ただ承諾して終了ではありません。その後も同じ講師に依頼する可能性があるため、良好な関係性が続くように配慮しましょう。
登壇できないことを残念だと思う気持ちを伝える文には「また機会があればぜひ依頼したい」などの思いを記載するとよいですね。

また依頼したいといったポジティブな気持ちで文章を終わらせると印象がよくなります。
結びの文では「今後もよろしくお願いいたします」などの言葉を添えると、今後も関係性を続けたい思いが伝わりますよ。

お互いにしこりを残さず、今後もよい関係を続けるためには相手に対する配慮が必要ですね。
　

まとめ｜講演依頼は講師派遣会社に任せよう

今回は、講演依頼を断られた場合の返信メールの書き方や文例を紹介しました。依頼を断られた場合、残念に思うのは当然です。相手もさまざまな事情があると想像し、相手への配慮を欠かさないようにしましょう。
書き方一つで今後の関係性が変わるかもしれないため、講演依頼が断られても丁寧にやりとりするようにしてくださいね。

しかし、講師への講演依頼が初めてだと「いつ送るべきか」「失礼じゃないか」と不安になるものです。また、講師とのやりとりは日時調整や打ち合わせなど、細やかな配慮が必要で事務的な手間もかかります。
そこで講演サーチのような講師派遣会社にやりとりを依頼すると、業務負担が軽減されるとともに結果的にスムーズな運営が可能となるでしょう。

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