初めての相手への仕事依頼メールの書き方を解説！【文例あり】
ビジネスでは、初めての相手へ仕事依頼のメールを送る機会が少なくありません。
「初めての相手にメールを送る場合に失礼のない書き方があるの？」「書き出しはどうするのが適切なの？」と悩む方も多くいるのではないでしょうか。
本記事では、初めての相手への仕事依頼メールの書き方やポイントを解説します。実際に使えるテンプレートも併せて紹介しているのでぜひ最後までご覧ください。
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初めての相手への仕事依頼メールの書き方を解説！【文例あり】
目次
- 初めての相手への仕事依頼メールの書き方を解説！【文例あり】
- 佐藤 政樹
- 村瀬 健
- 桂 三四郎
- 安藤 美希子
- 林家 鉄平
- 初めての相手に送る仕事依頼メールを作成する5つのポイント
- 件名には会社名や名前を入れる
- 宛名は間違えないよう確認する
- 自己紹介は丁寧に行う
- 本文は要点をまとめてわかりやすく書く
- 返信期限を指定しておく
- 【パターン別】初めての相手への仕事依頼で使える例文
- 社内に向けて初めての仕事依頼メールを送る例文
- 社外の取引先へ初めての仕事依頼メールを送る例文
- 講師へ初めての仕事依頼メールを送る例文
- おまけ｜仕事依頼メールに返信する例文
- メールを送っても返信がない場合はどうすればよい？
- 催促やリマインドメールを送る前に確認しておくこと
- リマインドメールを送る
- 催促の連絡を入れる
- まとめ｜初めての相手への仕事依頼メールはミスがないよう慎重に！
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人気の講師
1位
佐藤 政樹
【劇団四季 元主役の感動創造トレーナー】
2位
村瀬 健
【放送作家・漫才作家】
3位
桂 三四郎
【落語家】
4位
安藤 美希子
【株式会社日動電設／ウエイトリフティング選手／オリンピアン／メダリスト／アスリート／コーチ】
5位
林家 鉄平
【落語家】
初めての相手に送る仕事依頼メールを作成する5つのポイント
初めての相手に対して仕事の依頼を行う際には、通常よりも丁寧に作り込むことが大切です。
実際にメールを作成する際は、5つのポイントを意識してみてください。ポイントを押さえて仕事依頼のメールを作成すれば、初めての相手にも失礼なく好印象を残せますよ。
件名には会社名や名前を入れる
初めてメールをする相手に限らず、ビジネスメールには、件名に会社名や名前を入れるのをおすすめします。
やり取りをしたことのないアドレスから来たメールは、セキュリティの観点から警戒されやすいです。件名からどこから来たメールなのかが判別できないと、開封されずに放置されたり削除されたりすることもあるでしょう。
読んでもらうためにも、件名を見ただけで送り主が判別できるような工夫が大切です。
件名は社外宛なら「要件+会社名と自分の名前」、社内宛なら「要件＋部署名と名前」を記入しましょう。
例えば、社外の取引先へのメールの件名は以下がよいでしょう。
「〇〇の件について □□株式会社 △△（名前）」
「【ご挨拶】 □□株式会社の△△（名前）です」
社内であれば
「担当者変更の挨拶 〇〇部署 △△（名前）」
などがよいですね。
宛名は間違えないよう確認する
メールでは冒頭に相手の会社名や部署名、名前などの宛名を記入しますよね。初めての相手にメールを送る場合には、宛名の記入ミスがないよう確認を徹底しましょう。
初対面の相手に対して会社名や部署名、名前の表記をミスしてしまうと印象が悪いです。
ときには、相手の名前が分からない場合もあると思います。相手の名前がわからない場合には「ご担当者様」としても問題ありません。
自己紹介は丁寧に行う
初めてメールを送る相手には、自己紹介を忘れずに行いましょう。
自己紹介といっても長々とした文章を送るのではなく、会社名や部署名、自分の名前を伝えるだけで問題ありません。
はじめに自己紹介をしておくことで、相手に丁寧な印象を与えられます。相手も返信文を作成する際、部署や氏名を確認しやすくなるのでおすすめです。
本文は要点をまとめてわかりやすく書く
本文は要点をまとめてわかりやすく書きましょう。要点がまとまっている文章は、認識のズレを少なくしてくれます。
知らない相手から送られてきたメールが、長く要領を得ない内容だった場合を想像してみてください。「この方は仕事をしっかりできるのだろうか」と不安や不信感を抱いてしまいませんか？
初めての相手に仕事依頼を引き受けてもらうためには、信頼関係の構築が必要です。良好な関係を築くためにも最初のコンタクトは、相手からの信用を得られるような本文を心がけましょう。
要点のまとまった文章を書けるか不安に思う方は、フレームワークを利用するのも1つの方法です。文章を書くためのフレームワークとして5W2Hがおすすめです。
When（いつ）
Where（どこで）
Who（誰が）
What（なにを）
Why（なぜ）
How（どのように）
How much（いくらで）
の頭文字をとったものです。
5W2Hを意識しながら本文を作成すると、内容がまとまり相手に伝わりやすい文章を書けますよ。
返信期限を指定しておく
仕事依頼のメールを送る場合、返信期限の設定をおすすめします。
初めての相手に送る際は、送ったメールが迷惑メールに振り分けられて気づかれない可能性があります。返信期限を設けておかないと、返信をただ待つ時間が長くなりがちです。
期限を設けておけば、指定した期日を過ぎても連絡がない場合は再度連絡を入れるなどの行動に移しやすいでしょう。
返信期限を設ける際には「今週中まで」と曖昧な表現ではなく「〇〇月〇〇日◯曜日の◯時まで」というように日付や曜日、時間帯まで具体的に指定するのがポイントです。
【パターン別】初めての相手への仕事依頼で使える例文
初めての相手への仕事依頼メールを送る場合のテンプレートを紹介します。
4つのパターンを紹介するので活用してください。
・社内に向けて初めての仕事依頼メールを送る例文
・社外の取引先へ初めての仕事依頼メールを送る例文
・講師へ初めての仕事依頼メールを送る例文
・おまけ｜仕事依頼メールに返信する例文
社内に向けて初めての仕事依頼メールを送る例文
（件名）【ご依頼】〇〇プロジェクトの協力について 〇〇部 〇〇（名前）
（本文）
〇〇課長（もしくは〇〇さん）
お疲れ様です。△△部の〇〇です。
突然のご連絡失礼いたします。
本日は現在進行中の〇〇プロジェクトにおいて、ぜひご協力をお願いしたい件がありご連絡しました。
具体的には〇〇についての書類作成とその内容に関するご意見を伺えればと考えています。
詳細なスケジュール案は以下のとおりです。
・作業内容：△△に関する資料（A4用紙2枚程度）
・提出期限：◯月◯日
お忙しいところ恐れ入りますが詳細についてご確認のうえ、ご検討いただけますと幸いです。
ご不明な点やご都合が合わない場合には、遠慮なくお知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇（氏名）
△△部
内線：〇〇〇〇
メール：aaa＠aaa.com
社外の取引先へ初めての仕事依頼メールを送る例文
（件名）【ご依頼】〇〇のご協力について 株式会社△△ ⬜︎⬜︎（名前）
（本文）
株式会社〇〇
△△部 部長
〇〇様
初めてご連絡いたします。株式会社△△ ××部の⬜︎⬜︎と申します。
このたび〇〇についてのプロジェクトを進めており、その過程で貴社のご協力をお願いしたくご連絡いたしました。
具体的には、△△の調査に基づいた資料提供やご意見をいただけますと幸いです。
詳細は以下をご確認ください。
内容：〇〇に関する調査資料や試験データ
提出方法：メールまたはオンライン会議（お時間に合わせ調整いたします）
提出期限：◯月◯日
ご多忙のところ恐縮ではございますが、貴社のお知恵をお借りできればと思っております。
詳細のご確認やご質問がありましたらお気軽にお知らせください。何卒よろしくお願いいたします。
〇〇（氏名）
株式会社△△
▽▽部
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：aaa＠aaa.com
講師へ初めての仕事依頼メールを送る例文
（件名）【ご依頼】〇〇講演会気のご登壇のお願い 株式会社△△ ⬜︎⬜︎（名前）
（本文）
〇〇先生
初めてご連絡いたします。株式会社△△で〇〇講演会の企画を担当しております⬜︎⬜︎と申します。
このたび◯月◯日に開催予定の「〇〇講演会」において××に関するご講演をお願いしたく、ご連絡差し上げました。
本講演会は〇〇をテーマとしたセミナーであり、専門的な知識を広く共有する場を目指しております。
つきましては、以下の内容でご協力をお願いできれば幸いです。
・日時：◯月◯日（◯曜日）◯時〜◯時
・場所：△△ホールまたはオンライン（ご希望に合わせて調整可能です）
・講演内容：〇〇に関する専門的なテーマ（詳細はご相談させていただけますと幸いです）
・謝金：〇〇円（交通費含む）
ご多忙のところ恐縮ではございますが、ぜひご検討いただけますようお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。また◯月◯日までにご回答いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇（氏名）
株式会社△△
〇〇部
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：aaa＠aaa.com
おまけ｜仕事依頼メールに返信する例文
社外）取引先から依頼をもらった場合の例文
（件名）【ご返信】〇〇の件について
（本文）
株式会社〇〇
⬜︎⬜︎部
〇〇様
お世話になっております。株式会社△△の⬜︎⬜︎です。
このたびはご依頼いただき誠にありがとうございます。
内容を確認させていただきましたところ、ぜひお引き受けさせていただきたく存じます。
ご依頼いただきました内容について責任を持って対応させていただきます。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇（氏名）
株式会社△△
▽▽部
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：aaa＠aaa.com
社内）他部署から依頼があった場合
（件名）【ご対応】××の件について
（本文）
〇〇部
△△様
お疲れ様です。〇〇部の⬜︎⬜︎です。
先ほどいただきました××の件を拝見しまして、ぜひ対応させていただきます。
早速準備を進めてまいりますので、追加のご要望がありましたらお知らせください。
よろしくお願いいたします。
〇〇（氏名）
△△部
内線：〇〇〇〇
メール：aaa＠aaa.com
メールを送っても返信がない場合はどうすればよい？
メールを送っても返信がない場合はどうすればよいのでしょうか。
仕事依頼のメールに返信がないときは、ただ待たずにこちらからアクションを起こしましょう。具体的な手段は、リマインドメールや催促の連絡です。リマインドメールや催促の連絡をする際には、言葉遣いやタイミングも重要です。
催促やリマインドメールを送る前に確認しておくこと
いつまで経っても連絡が来ないと思っても、すぐに催促やリマインドメールを送ってはいけません。返信が来ないのは、相手ではなく自分に問題があるのかもしれませんし、相手にも事情があることを考慮する必要があります。
相手に催促やリマインドメールを送る前に、次の3つを確認しましょう。
・しっかり送信されているのか
・本当に返信が届いていないのか
・返信が迷惑フォルダに入っていないか
実は返信がないと思っていたけどそもそも送れていなかったり、すでに返信が届いていたけど見逃していたりすることもよくある話です。相手に非がないのにも関わらず催促やリマインドメールを送ってしまった場合、いらない手間を与えてしまうだけでなく評価や信用も下がってしまいますよね。
良好な関係を築くためにも、送る前にはしっかりと確認しましょう。
リマインドメールを送る
送った仕事依頼メールの返信期限が過ぎても連絡がない場合、こちらから再度確認してましょう。
リマインドを送るのであれば、期限の3〜5日前や当日に行うのが適切です。
リマインドメールを書く場合には、「前回お送りさせていただいた〇〇について、その後ご確認いただけましたでしょうか？」と、相手にプレッシャーをかけないよう丁寧な表現を心がけましょう。
リマインドはタイミングや配慮を意識すれば、自然な流れで状況を確認できるため再度連絡をするのに抵抗がある方にもおすすめです。
催促の連絡を入れる
期限を過ぎても連絡がない場合には、催促しても構いません。
その際は「以前にご依頼しました〇〇につきまして、ご状況いかがでしょうか。お忙しい中お手数をおかけし大変恐縮ですが、◯月◯日までにお返事をいただけますと幸いです」など、高圧的にならぬよう気をつけて、配慮のある表現を使用しましょう。あくまで返信を待っているニュアンスを含めるのがポイントです。
2回目以降に連絡を入れる場合には、5〜7日ほど間隔をあけるとよいですね。何度も催促しすぎないのも大切です。
「◯月◯日までにご連絡いただけない場合には、今回の依頼は一旦取り下げさせていただく可能性がありますのでご了承ください」など載せておけば、連絡が来なかったとしても次の行動がしやすくなります。
まとめ｜初めての相手への仕事依頼メールはミスがないよう慎重に！
初めての相手に仕事依頼をする際のメールの書き方について解説しました。初めて連絡をする相手に対しては、些細な言葉遣いのミスでも不信感を与える材料になってしまうこともあります。メールを作成する際には、誤字脱字や宛名を間違えることのないよう注意しましょう。
相手から信頼を得るため、この記事で紹介したメール作成のポイントを意識しながら書いてみてくださいね。
講演サーチは講師の選定や講演テーマ選びからしっかりサポートいたします。講師派遣や講演依頼をお考えの方はお気軽に無料相談フォームよりご相談ください。
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村瀬 健
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3位
桂 三四郎
【落語家】
4位
安藤 美希子
【株式会社日動電設／ウエイトリフティング選手／オリンピアン／メダリスト／アスリート／コーチ】
5位
林家 鉄平
【落語家】
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