働き方改革に伴いテレワークが主流になったことで顔を合わせて仕事をする機会も減り、メールやチャットのみで交流する方も増えているのではないでしょうか。文字のみのコミュニケーションだけでは、意思の疎通が満足に行えなかったり、相手の真意までは理解できなかったりと、ビジネスを行ううえでは時に弊害になることもあります。

そこでおすすめしたいのが、Web会議ツール。Web会議ツールはただの通話アプリではなく、Web上で会議ができるようさまざまな機能が備わっています。本記事では、Web会議ツールの概要をはじめ、導入するメリットやツールを選ぶ際のポイントを解説します。

講演サーチはオンラインでもリアルと変わらない満足度での講演会・研修会を実現するサポートをいたします。オンラインだからといって講話の効果がなくなることはありません。
ウェビナーやオンライン講演会をお考えの方は、お気軽に無料相談フォームをご利用ください。

Web会議ツールとは？利用するメリットとツール選びのポイント7選！

Web会議ツールとは

Web会議ツールとは、インターネットを使用して遠隔地にいる複数人とパソコンやスマホ、タブレットを通じてオンラインでビデオ通話や音声通話ができるソフトやアプリのことです。

多くのWeb会議ツールには

・音声、ビデオ配信
・チャット機能
・画面共有機能
・録画、録音機能
・バーチャル背景機能

といったWeb会議を行うのに必要な機能が備わっています。
無料で利用できるものもあれば、有料でしか利用できない機能もあります。
働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大といった背景から、近年はWeb会議ツールを使ってオンラインで講演会や研修会を実施する企業も少なくありません。

テレビ会議ツールとの違いは？

Web会議ツールを提供しているサービスのなかには、テレビ会議用のツールもあります。Web会議とテレビ会議はどちらも遠隔で会議を行うため意味が混合する方も多くいますが、厳密には違いがあります。

テレビ会議は、会議室などの場所に専用回線や端末を用意して行われる会議です。
VPNなどの専用回線を利用して通信を行うため、回線速度はもちろん高水準のセキュリティも確保できます。テレビ会議は主に、大規模な会議や重要なミーティングなどで使用されます。

テレビ会議用のツールはWeb会議ツールと比べると高機能なものが多い反面、コストが高く機能をフル活用するためには、それ相応の設備環境が必要です。ツールを導入する際には、自身が行いたい会議がWeb会議なのかテレビ会議なのかで判断しましょう。
　

Web会議ツールの活用シーン

Web会議ツールはWeb上で会議を行うだけのツールにとどまらず、さまざまな用途で活用できます。

具体的な活用シーンは以下のとおりです。

・講演会
・研修会
・採用面接
・従業員とのコミュニケーションツール
・他社や顧客への営業など

Web会議ツールを使いこなせれば業務の生産性や効率を高めるだけでなく、従業員や顧客とのコミュニケーションを取るツールとして役立ちますよ。

　

Web会議ツールを利用する5つのメリット

実際にWeb会議ツールを取り入れることで得られるメリットを紹介します。
利用するメリットは、

・場所を問わずに会議ができる
・柔軟な働き方を提供できる
・会議や講演の準備にかかる手間を減らせる
・コストを削減できる
・スケジュール調整も簡単にできる

が挙げられます。

場所を問わずに会議ができる

Web会議ツールを導入すれば、インターネットがつながる環境下であれば場所を問わずどこからでも参加できます。そのため国内外問わず会議やウェビナーに参加でき、多様な参加者を集められます。

場所に縛られない性質から、遠方の専門家や著名人であっても講師として招待しやすいのもメリットの1つです。

柔軟な働き方を提供できる

Web会議システムを導入と、自宅にいながら会議に参加できるようになるため時代にあった柔軟な働き方を従業員に提供できます。

柔軟な働き方の提供は、従業員のエンゲージメント向上につながり、離職率の低下や、生産性の向上、売り上げアップなどの効果を期待できるでしょう。

会議や講演の準備にかかる手間を減らせる

対面で会議や講演を行う際には、会場の予約や機材の準備、配布資料と多くの準備が必要で手間がかかります。

Web会議ツールを利用しオンライン上で会議や講演を行えば、会場を押さえたり、資料を印刷しておいたりする必要はなくなり準備に対する手間を減らせます。

コストを削減できる

Web会議ツールを利用するとコストの削減につながります。

例えば実際に対面式で講演会を開催しようとした場合で考えてみましょう。

対面で講演会を開催するにあたって以下のような費用が必要です。

・主催者やイベント関係者、講師などの交通費や宿泊費
・会場をレンタルした場合には会場代
・配布資料の制作費や印刷代

Web会議ツールを導入すると、上記のような経費は削減できるため、通常の講演会よりもコストを下げて実施が可能です。

スケジュール調整も簡単に

対面での会議や講演では実際に会場に足を運ぶ必要がありますが、移動時間を考えなければならずスケジュールを調整するのも大変ですよね。

Web会議ツールを導入すれば、ネットにつながる環境を整えるだけで会議や講演に参加できるためスケジュールの調整を行いやすいメリットがあります。

Web会議ツールのデメリット

Web会議ツールは多くの機能が備わっており、一見すると便利で優れたツールのように感じるかもしれませんがデメリットも存在します。
Web会議ツールを取り入れる際には、これから紹介するデメリットを知ったうえで検討してみてください。

通信環境に左右されやすい

Web会議ツールはインターネットを経由して利用するため、どうしても通信環境に左右されてしまうデメリットがあります。通信環境が悪いなかでツールを使用すると、音や映像が途切れてしまうなどのトラブルが発生し、最悪の場合ツールが利用できなくなるかもしれません。

Web会議システムを利用する場合には、前もって通信環境を調べたり事前に接続テストを行うなどをしておくと安心です。

コミュニケーションが図りにくい

Web会議システムを利用してオンライン上で会議や研修を行う際に、通常の対面式と比べてコミュニケーションが図りにくいデメリットがあります。
会場の雰囲気がつかみにくいオンライン環境では、発言がしにくい、会話が被るなどの事態が起こりやすいといえるでしょう。

会議や研修で参加者に活発的な発言やコミュニケーションを促すには工夫が必要です。司会者が話をふったり、発言は挙手制や順番制にするなどの工夫をあらかじめ考えておきましょう。

　

Web会議ツールを選ぶ際の7つのポイント

テレワークやウェビナーなどが主流になってきたこともあり、多くの企業がWeb会議ツールを開発してリリースしています。
これからWeb会議ツールを導入しようとしている方にとって、選ぶ際に迷ってしまうこともあるかもしれません。

そこでこれからWeb会議ツールの導入を検討している方に向けて、ツールを選ぶ際のポイントを解説します。
「どのWeb会議ツールが良いんだろう？」とお悩みであれば、これから紹介するポイントを参考にしてみてください。

ポイントその1：使用する目的から選ぶ

Web会議ツールは、使用目的から選ぶことをおすすめします。

例えば参加人数によって適したWeb会議ツールが変わるケースがあるでしょう。

・1対1での面談用として利用したいのか
・数名での少人数で会議を行いたいのか
・100人単位の大人数で利用するのか

規模が大きくなると、Web会議ツールの利用料金が高くなる傾向にあります。そのため、規模感にあったツール選びがコストを抑えるためには有効ですよ。
最適なWeb会議ツールを見つけるためにも「何のために導入するのか」「どんな用途で使用したいのか」を明確にしておきましょう。

ポイントその2：通話や映像の品質

Web会議ツールを選ぶ際には、通話や映像の品質を基準に考えるのもよいでしょう。

Web上で会議や講演を行うのであれば、音質や画質が悪いと進行の妨げになりかねません。
音質や画質は一見するだけでは判別がつきづらい点ではありますが、使用者の口コミや無料で利用できるツールであれば、実際に使って判断してみることをおすすめします。

ポイントその3：操作のしやすさ

Web会議ツールの導入を検討しているのであれば、ツールの操作のしやすさも考慮するポイントです。
Web会議ツールを使用して会議や講演を行う場合には、自分だけでなく相手にも同じツールを利用してもらう必要があります。

操作が複雑なものを利用してしまうと、会議や講演を行った際に操作ができずに満足に参加できない参加者も出てしまうでしょう。
Web会議ツールを選ぶ場合には、参加者にもツールの説明することも考えて操作性が簡単な使いやすいものを選ぶことをおすすめします。

ポイントその4：セキュリティの高さ

Web会議ツールを使用中のセキュリティは、ツールの提供元に依存する形となります。使用しているWeb会議ツールのセキュリティが甘いものを利用していると不正アクセスを許してしまい、盗聴をされたり重要な資料を盗み見られたりする恐れもあります。

Web上で安全に会議や講演を行うためにも、セキュリティが強固なツールを基準に選びましょう。

ポイントその5：サポート体制の有無

Web会議ツールを選ぶ際には、運営元のサポート体制の有無を基準に考えてもよいでしょう。
Web上で会議や講演を行うにあたって、ツールの不具合やネット環境の影響などが対面で行うものよりもトラブルが発生しやすいです。

主催側がすぐにトラブルの対応ができるのであれば良いですが、なかには対処方法がわからないものも出るでしょう。お問い合わせやサポート体制が用意されていれば、対処法のわからないトラブルに対してもツールの開発元に直接確認できますね。

ポイントその6：コストパフォーマンスの高さ

コストパフォーマンスも重視したいポイントの1つです。
特に企業が業務改善のために導入するのであれば、多くのライセンスが必要となるためコストパフォーマンスは大事な指標となるでしょう。

ツールによって月額や年額料金の額、機能の豊富さなどさまざまな違いがあります。使用目的を明確にして使いたい機能のあるツールやプランを探しましょう。

ポイントその7：知名度の高さ

Web会議ツールを選ぶための最後のポイントは、ツールの知名度の高さです。

Web上で会議や講演を行うには、主催側と参加者で同じツールを利用する必要があります。Web会議やウェビナーを開催する際に、聞いたこともないツールを使用してしまうだけで参加者の心理的ハードルが上がってしまい参加率が低下してしまうかもしれません。

知名度の高いツールであれば、多くの方も利用しているためトラブルが起きても、ネット上で検索するだけで対処法を見つけられる可能性もあります。

無料でも使えるおすすめWeb会議ツール3選

講演依頼のプロが厳選した、無料で利用できるWeb会議ツールを3つ紹介します。

Zoom

最初に紹介するのは「ZOOM」です。Web会議ツールと聞いて真っ先に思い浮かんだ方も多いのではないでしょうか。

株式会社クリエイティブバンクが実施した2023年の調査によると、Web会議ツールを利用している割合は全体の60.4％でした。

参照：デジタル化の窓口「40代、50代のビジネスパーソンはバーチャル背景やぼかしを設定しない人が多いことが判明」

Zoomは知名度だけでなく機能が優れているのもポイントです。安定した通信をはじめ画面共有や録画機能などの基本機能の他に、ブレイクアウトルームと呼ばれる参加者を小グループに分けられるものまで多様な機能が備わっています。

Zoomは、講演や研修などのオンラインイベントや大人数の会議などにおすすめです。

Microsoft Teams

続いて紹介するのは「Microsoft Teams」です。
「Microsoft Teams」の最大の特徴は、Office365との連携のしやすさです。

WordやExcelなどのOffice製品と連携して

・ファイル共有
・タスク管理
・共同編集

などを容易に行えるのは大きな魅力ではないでしょうか。

日頃からOffice製品を利用して業務をしている方におすすめのツールです。

Google Meet

「Google Meet」はシンプルでわかりやすい操作性と、Googleアカウントを利用した簡単なアクセスのしやすさなどが特徴的なツールです。
GmailやGooglドキュメントをはじめとしたGoogle Workspaceとの連携も可能で、スケジュールの管理やドキュメントおよびファイル共有と編集がしやすいのも魅力的ですね。

「Google Meet」は、

・日頃からGoogle Workspaceを利用して業務をしている方
・小規模な会議やちょっとした打ち合わせをしたい方

におすすめです。

Web会議に必要な機材

Web会議ツールを利用してWeb会議やウェビナーを行うのであれば、ツールの他にも機材の用意が必要です。

具体的には

・デバイス
・マイク
・カメラ
・照明
・通信環境

などが必要になるでしょう。

マイクやカメラは端末に備わっているものを利用して問題ありませんが、会議やウェビナーにおいては音質や画質の良さも重視すべきポイントです。会議やウェビナーをよりよいものにしたい場合には、マイクやカメラの性能を見直してみてくださいね。

まとめ｜Web会議ツールを導入してみよう

Web会議ツールの概要や選ぶためのポイントなどを紹介しました。Web会議ツールはWeb会議やウェビナーなどを実施する際に役立つツールで、さまざまな機能が備わっています。
これからWeb会議ツールの導入や見直しをするのであれば、本記事で解説したツール選びのポイントを参考に選んでみてください。

Web会議ツールを使ったセミナーや講演会の開催を検討中の方は、講演サーチにご相談ください。実績あるスタッフが根拠をもっておすすめ講師を厳選いたします。
講演テーマや講師選びでお困りの際は、ぜひ無料相談フォームよりお気軽にお問い合わせください。

人気の講師

 

講師を探す

性別

---未指定--- 指定なし (1) 女性 (1) 男性 (1)

講演ジャンルから

【講演ジャンルを選択】 文化教養 (199) 人権・男女共同参画 (195) 医療・介護・福祉 (34) 実務知識 (282) 人材育成 (224) ビジネス教養 (165) 【ジャンルを選択】

受講者から

受講者のジャンル 教育 (193) 啓発 (196) 労働組合 (272) 人材育成 (289) 販促・関係強化 (90) 受講者のタイプ

開催目的から

開催目的を選択してください 安全大会 (212) イベント (234) 法人会員サービス (7) 啓発 (149) 労働組合活動 (201) 人材育成 (217) 販売促進 (51) 関係強化 (52)

キーワードで探す