講演依頼のマナーはある？礼儀正しいお願いメールの書き方とポイント

講演依頼を成功させる秘訣として企画を詰め込んだり講演の魅力を伝えたりありますが、なかでも1番大事な要素が「マナー」です。どれほど素晴らしい企画でも、マナーが守れていなければ講演依頼を断られてしまうかもしれません。
この記事では、講師に講演依頼を行う際のマナーを解説します。礼儀正しいお願いメール作成のポイントや、使えるフレーズなども解説しているのでぜひ最後までご覧ください。

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講演依頼のマナーはある？礼儀正しいお願いメールの書き方とポイント

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講演依頼のマナーとして問題ない？お願いメールのよくある疑問

講演依頼をするにあたって「これってマナーとして問題ないかな」と思ったり悩んだりした経験はありませんか？
よくある悩みは以下のとおりです。

・依頼文は手紙かメールのどちらで作成すべき?
・講演依頼をするタイミングは合っているだろうか？
・謝礼の金額をいくらで提示すれば失礼にならないの？
・交通手段や宿泊施設を確認したいけど問題はないの？
・依頼文を出したあと返信がなかった場合には催促してもよいの？

思い当たる方もいるかもしれませんね。
よくある悩みや疑問に対して、マナーを守り、失礼にあたらない対応方法は以降で解説するので参考にしてください。

依頼文は手紙かメールどちらで送付すべき？

講演依頼は、手紙とメールのどちらで送っても問題ありません。

手紙やメールで依頼文を送った場合、それぞれの相手に与える印象が異なります。使い分け方や特徴にも違いがあるため確認しておきましょう。

手紙で依頼文を送付する場合

手紙で依頼文を送付すると、フォーマルでより丁寧な印象を講師に与えられます。
手書きで依頼書を書けば、より相手に講演にかける熱意や誠意を伝えられるのも手紙を利用するメリットです。昨今は手書きする機会は少ないため、必ずしも手書きする必要はありません。

送り先の相手が伝統や格式を重んじている場合は、手紙を郵送して講演依頼をするとよいでしょう。
手紙を用いて講演依頼をする際には、郵送にかかる時間には注意してください。郵送や相手の返信にも時間がかかることを想定したうえでスケジュールを組んでおくと安心です。

メールを用いて依頼文を送信する場合

メールは迅速かつ簡単にやりとりができ、講師も返信しやすいといったメリットがあります。

メールを用いて講演依頼をするのは、ビジネスでは一般的なことと認知されているためマナー上も問題ありません。

メールでは依頼文の他にも添付資料や画像なども送付できます。そのため、さまざまな詳細情報を一度に提供することもできますね。講演依頼をスムーズに行いたい場合などには、メールを用いて講演依頼をしましょう。

電話での講演依頼はマナー上の問題はない？

電話は直接相手と交渉ができるため、一見すると有効的な手段に見えますよね。しかし電話でのやり取りは相手の時間を奪ってしまうため配慮が必要です。

相手の忙しいタイミングで電話をかけてしまった場合には、良くない印象を持たれてしまうでしょう。悪印象を持たれてしまうと依頼を断られ、今後の関係づくりにも支障がでる恐れがあります。

基本的に講演依頼は、メールや手紙で行うのが一般的です。ただし緊急の場合や、事前にアポイントをとっているのであれば電話しても問題はありません。

電話での講演依頼についてはこちらの記事で詳しく解説しています。気になる方はぜひお読みください。

講演依頼をするタイミングは合っているの？

講演依頼を出す際に、早過ぎ・遅過ぎではないかと気になる方もいるのではないでしょうか。
講演依頼の適切なタイミングは、当日の6ヶ月〜3ヶ月前です。遅くても1〜2ヶ月前までには依頼しましょう。

直前に講演依頼をすると、講演の資料の準備や打ち合わせの時間が十分に取れなくなる恐れがあります。講師に対しても負担を強いてしまうため、マナー上も不適切と捉えられかねません。

講演依頼を行う際には、その後の準備時間も含めスケジュールに余裕を持って行いましょう。

講演依頼はいつまでにすれば良いのかを、こちらの記事で詳しく解説しています。気になる方はあわせてご覧ください。

謝礼の金額をいくらで提示するのが適切なの？

謝礼の金額は講師の経験や専門性、知名度などに応じた設定をすることが重要です。具体的な金額を提示するためには、業界の相場や過去の実績を参考にしてみましょう。

謝礼金の提示に対し相手に失礼と感じさせないためのコツとして、報酬額は相談可能な旨を伝えておくのもおすすめです。

講演料の相場を詳しく知りたいという方は、こちらの記事で詳しく解説しているのでお読みください。

交通手段や宿泊の有無を事前に確認したいけど問題はないの？

遠方にいる講師に依頼する際は、交通手段や事前に宿泊をするのかも確認しておきたいポイントです。

交通手段や宿泊施設の確認自体は失礼にはあたりませんが、聞くタイミングが重要です。
講演依頼の受諾後、講師との打ち合わせのタイミングであれば、講師の好みや出発地点の詳細などを聞きやすいですね。

講演依頼に返信がなかったら催促してもよいの？

講師に講演依頼をしたとしても、返信がもらえないこともあります。その際に催促をしてもよいのか悩みますよね。

催促すること自体は失礼にあたりませんが、タイミングや頻度が大切です。タイミングや頻度を見誤ってしまうと、相手に不快感を与えてしまう場合もあるため注意しましょう。
催促は講演依頼をしてから3日ほど経っても返信がない場合や、返信期限を過ぎても連絡がなかった際に検討してみてください。

催促の連絡を入れる際には、相手にプレッシャーを与えないよう、慎重な言葉選びが求められます。
例えば催促メールの文中に「お忙しいところ恐れ入りますが、以前連絡しました講演依頼についてご確認いただけますようお願い申し上げます」など相手の状況を配慮するような言い回しにしましょう。

催促の回数としては、2〜3回が失礼のない範囲です。最後に催促をする際には、文面に「〇〇日までにご回答がない場合には、今回の依頼は見送らせていただきます」と一言添えておきましょう。日付を明記すると、最後まで返信がない場合でも講演依頼に一区切りをつけられます。相手に配慮したうえで催促をすることで、無礼に感じさせず印象を悪くすることもありません。

依頼メールの基本的な書き方

礼儀正しいメールを書きたいのであれば、基本の構成を押さえておきましょう。
依頼メールを書く場合の基本構成は以下の通りです。

①件名
②宛名
③挨拶、名乗り
④要旨（なぜ連絡をしたのかの理由や経緯など）
⑤依頼内容の詳細
⑥結びの言葉
⑦署名・

なかでも「要旨」「依頼内容の詳細」「締めの言葉」は重要なポイントなので力を入れて作成しましょう。

依頼メールの作成時に気を付けるべきポイント

礼儀やマナーのある依頼メールとは、相手に敬意を示しつつも必要な情報を簡潔かつ丁寧に伝えているものです。

ここでは礼儀正しい依頼メールを作成するポイントを解説します。

件名は一目でわかるよう工夫する

講演依頼のメールを作成する場合、件名に「講演依頼の相談の件」というように一目で内容がわかるように工夫しましょう。
講演依頼のメールを送る場合、件名を見ただけで要件が伝わるのが理想的ですね。

講演会講師のなかには、講演依頼のメールを1日に何十件も受けていることが珍しくありません。その状況において「はじめまして〜」など件名から内容を判別できないものは、開封して内容を確認する手間を生んでしまいます。場合によっては、開封すらされないかもしれません。

件名で内容がわかれば、受け取る講師の手間や負担を減らせるため、好印象を与えられます。

内容は簡潔に要件を伝える

講演依頼のメールは、簡潔なものにしておくのもポイントです。
簡潔で要点のまとまった内容にするためには、メールを書く前に情報の整理を行いましょう。

整理しておくと良いものとして
・依頼の必要事項（講演の内容や目的をはじめとした詳細や報酬など）
・講師が疑問に持ちそうな内容
・その他スケジュールなど
などです。

講師は多忙な方が多いため、依頼文は簡潔にまとめたほうが要点がわかりやすくなり印象がよくなります。

依頼した理由や目的を丁寧に伝える

講演依頼のメールを送る際には、講師に依頼した理由や背景も丁寧に伝えることも大切です。理由や背景を伝えると、形式的な依頼ではなく真剣にお願いをしている姿勢や誠意を講師へ伝えられます。

講師にとっても、事前に依頼理由がわかると「何を求められているのか」を把握できるため検討しやすくなります。講演依頼の段階で理解を深められるため、正式依頼後の認識のズレやミスマッチ防止につながるでしょう。

回答期限を設けておく

講演依頼の際には、回答期限を設けておきましょう。
回答期限を設定する際は「○月○日○曜日の○時までに提出いただくようお願い申し上げます」などと日付や曜日、時間帯まで明記しておくのがポイントです。

「今週中までに」「お手隙の際に」「可能な範囲で早めに」などと曖昧な表現は使わなず、日時を明記するようにしましょう。曖昧な表現は認識のズレを生みやすく、対応を後回しにされてしまったり必要以上に急かしてしまったりします。

回答期限を短く設定し過ぎても相手の負担になってしまうので、メールを送った5日後程度を目処に設定をするのがよいでしょう。

講演依頼をする際に使えるフレーズとポイント

講演依頼をする際に依頼文にて「〜をお願いします」「〜してください」などの言葉を使用してはいませんか？
一見すると丁寧な言い回しに感じますが、場合によっては命令口調と受け取られるかもしれません。

講演依頼をする際は、失礼に当たらない言い回しやフレーズを活用しましょう。

締めのフレーズはメールの印象を決定づける重要なポイントです。途中までは礼儀正しかったとしても、締めの文の印象が悪いと依頼を承諾しにくくなります。

締めの文章に使えるフレーズは以下のとおりです。

・引き続き何卒よろしくお願いいたします
・お手数おかけしますがご協力のほどよろしくお願いいたします
・ご多忙のなか恐縮ですが、ご返答いただけますと幸いです
・ご検討いただきますよう何卒よろしくお願いいたします

以上のフレーズを文末に添えることで、講師に対してよい印象を残せる依頼文を作成できますよ。

講演依頼のマナーに不安があるならプロにお任せ！

講演依頼におけるマナーの重要性や作成のポイントを解説しました。
実際に講師へ依頼を出す際には、「失礼に当たらないかな」「講師とのやりとりがうまくできるか」などの不安を感じることもありますよね。

「講演依頼をどうしても成功させたい」「礼儀正しく講師と良好な関係を築きたい」と思うのであれば、講演サーチのような講師派遣サービスの利用がおすすめです。

講師派遣サービスを利用すれば、主催者はスタッフに要望を伝えるだけで準備をスタートできます。

講演サーチでは、主催者の要望に沿って、講演依頼や講師とのやり取りを代行してくれます。これから初めて講演会を開催する担当者にとって心強い味方となるでしょう。

まとめ｜講演依頼はマナーを意識して行おう

講演依頼をする際のマナーを解説しました。
講演依頼を成功させるためには、まず講師から信用を得ることが大切です。マナーや礼儀を守って、依頼文の作成や交渉に臨みましょう。

講演依頼に対して不安に感じる方は、ぜひ講演サーチにお任せください。講師や講演テーマ選びから、経験豊富なスタッフがしっかりサポートさせていただきます。

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